Служебная записка на изготовление штампа

Служебная записка на изготовление штампа – это документ, с которым в адрес руководителя организации может обратиться любой её сотрудник, попросить директора заказать дополнительный экземпляр фирменного штампа предприятия. Сегодня мы разберемся, зачем организации пользуются печатями, сколько штук нужно для полноценной работы, как правильно составить соответствующую записку.

Штамп предприятия

Штамп предприятия представляет собой некий её символ, используемый в деловом документообороте и при заключении сделок с другими представителями рынка. Если раньше применение фирменного штампа было обязанностью юридических лиц, то теперь будет достаточно лишь подписи директора. Всё дело в развитии современных технологий и внедрении электронных регистрационных систем в сферу бизнеса.

Несмотря на то, что Федеральный закон «О бухучете» делает применение печати факультативным фактором, многие предприятия по сей день продолжают ею пользоваться. Считается, что документ, заверенный оттиском фирменного штемпеля, имеет более деловой внешний вид, большую юридическую силу. В частности, компании заверяют печатями договоры, накладные, акты, заказ-наряды и прочие официальные бумаги, связанные с заключением сделок.

Печать юридического лица должна состоять из его реквизитов, а если быть точнее, то из полного наименования, ИНН, ОГРН и юридического адреса. Соответственно, если хотя бы один из реквизитов изменится, придется заменять всю печать целиком.

Изготовление штампа

Изготовлением штампом занимаются специальные организации, имеющие необходимое типографическое оборудование. Как показывает практика, таких компаний на рынке немного, подавляющая часть юридический лиц одного региона заказывает печати в одном и том же месте. Само полотно необходимо вырезать на плоттере, пропитать краской и так далее и тому подобное. Работа требует времени, а значит, придется подождать несколько дней, пока она будет завершена.

Принято считать, что в организации должна быть одна печать, которая будет храниться в кабинете директора под замком. Такое суждение не совсем верно, ведь штемпель необходим сразу нескольким сотрудникам фирмы:

• специалисту по закупкам, чтобы заверять товарные накладные, акты и заказ-наряды;
• юристу организации, чтобы заверять документы при направлении в суд и контрольные государственные органы;
• бухгалтеру, чтобы заверять документы для СФР и ФССП;
• директору, чтобы заверять распорядительную документацию;
• менеджеру, чтобы заключать сделки от лица фирмы.

Сейчас мы перечислили, по меньшей мере, пять сотрудников, работу которых невозможно представить без печати под рукой. Если каждый из них будет регулярно ходить к директору за простановкой печати, работа предприятия попросту встанет.

Таким образом имеет смысл подготовить для каждого их них собственный штамп, тем более что без подписи директора он не будет иметь должной юридической силы. Так, например, если компания приняла на работу еще одного юриста, для него придется подготовить собственную печать.

Служебная записка

Служебная записка на изготовление печати подается директору от имени сотрудника, которому она необходима для работы, либо от имени его непосредственного руководителя. Возвращаясь к примеру с юристом, подать служебку может как сам специалист, так и начальник юридического отдела.

Следует понимать, что изготовление штампа стоит денег, равно как и сам механизм для печати, а значит, директора придется убедить выделить средства, разъяснив всю необходимость. В принципе, пара тысяч рублей в масштабе крупной организации – это небольшие расходы в сравнении с тем, какую пользу может принести дополнительный экземпляр штампа. Как известно, время – это деньги, а значит, если сотрудники не будут каждый раз дёргать директора по вопросам печати, каждый из них сможет принести больше пользы предприятию, в кратчайшие сроки.

Срок обработки служебной записки будет зависеть исключительно от загруженности директора. В теории вопрос может быть закрыт и одним днем. Подписанный вариант служебки мы должны передать заведующему по АХЧ или иному нашему коллеги, отвечающему за печати. Необходимо будет не только заказать новый экземпляр, но также зарегистрировать его в журнале, присвоить инвентарный номер и взять с держателя подпись за применение.

Инструкция по составлению записки

Служебную записку на изготовление штампа нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги мы пропишем, кому она адресуется, от кого. Получателем выступит директор организации, а заявителем – работник. Потребуется указать полное наименование организации, должности сотрудника-заявителя.

Ниже по документу мы обращаемся к руководителю, выражаем просьбу об изготовлении дополнительного экземпляра фирменной печати организации, чтобы использовать её в своей трудовой деятельности. Также нелишним будет указать и причину, по которой мы обращаемся с подобной просьбой:

• расширение должностных обязанностей;
• приём на работу нового сотрудника;
• и так далее.

Примерный образец