Служебная записка на изготовление, монтаж и доставку рекламной продукции

Служебная записка на изготовление, монтаж и доставку рекламной продукции – это документ, с которым в адрес начальника организации может обратиться один из подчинённых, попросить выделить деньги на рекламу бренда. Сегодня мы разберемся, как работает реклама на современном отечественном рынке, зачем нужна подобная служебка и как правильно её оформить.

Рекламная продукция

Под рекламной продукцией фактически можно понимать любые материалы, направленные на продвижение бренда, донесение до граждан той или иной информации:

• баннер на рекламном щите или фасаде здания;
• листовки, флаеры;
• объявления;
• одежда и прочие аксессуары с атрибутикой.

Основной нормативный правовой акт по теме – это Федеральный закон «О рекламе». Именно здесь законодатель разъясняет участникам рынка, что можно рекламировать, какими способами можно пользоваться при организации рекламной компании и так далее.

Услугами по рекламе занимаются профильные организации, имеющие в своём распоряжении:

• необходимое для изготовления рекламной продукции оборудования;
• профильных специалистов, способных не только изготовить продукт физически, но и придумать его на бумаге;
• опыт работы на рынке рекламы, статистические данные о том, какие приемы работают, а какие – нет.

Конечно, в теории можно сделать рекламу и без рекламного агентства, самостоятельно, однако никто не будет при этом гарантировать результат. Более того, для создания действительно масштабных полотен потребуется узкопрофильное оборудование, которое есть только у рекламщиков.

Служебная записка

Служебная записка на изготовление, монтаж и доставку рекламной продукции является, по сути дела, запросом, адресованным директору компании. Если руководитель фирмы посчитает необходимым и возможным начать рекламную компанию, он согласует инициативу, согласится выделить деньги на такие нужды. В противном же случае пиар-компании банально не случится.

Выступить автором такой служебки в теории может совершенно любой сотрудник, однако фактически это будет кто-то, занятый вопросами пиара:

• PR-менеджер;
• менеджер по рекламе;
• заместитель директора по развитию и продвижению.

В должностные обязанности сотрудников на вышеперечисленных должностях также будет входить деятельность по организации рекламной компании.

Следует понимать, что рекламная продукция всегда стоит денег. Более того, окажется недостаточно просто её изготовить, потребуется также доставить её заказчику или на место размещения, а при необходимости ещё и смонтировать. Например, в монтаже будут нуждаться рекламные вывески, баннеры и крупные плакаты.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на изготовление, доставку и монтаж рекламной продукции, следует отметить, что по состоянию на сегодняшний день и вовсе не существует каких-либо строгих бланков или шаблонов для составления такого документа. Чисто в теории сформировать официальную бумагу может совершенно любой сотрудник, у которого возникла такая необходимость. Здесь достаточно будет руководствоваться лишь общими правилами делового документооборота и не выходить за стандартные рамки.

Углубляясь в тему, отметим, что под правилами делового документооборота принято понимать деловой стиль языка и нейтральный тон повествования. Текст должен быть выдержан в сухом формате, без эмоционального окраса.

По структуре служебная записка должна состоять из шапки, основного содержательного блока документа и его реквизитов. Исполнить содержание допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта так или иначе допускаются к применению на практике.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем формировать служебную записку с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги в дательном падеже прописываем ФИО руководителя, которому и адресуется обращение, его должность в компании. Далее по тексту, немного отступив вниз, автор служебки укажет свои собственные ФИО и должность в штатном расписании в родительном падеже. Подобного набора информации окажется вполне достаточно, поскольку сам вопрос носит исключительно внутренний характер.

Ниже по документу мы обращаемся к руководителю, выступаем с инициативой проведения рекламной компании. Просим его согласовать выделение денежных средств на изготовление, доставку и монтаж рекламной продукции. Здесь мы должны будем конкретизировать, о какой конкретно продукции идёт речь, сколько будут стоить все необходимые для воплощения идеи в жизнь услуги.

Если у вас на руках есть какие-то материалы, которыми вы хотели бы поделиться с руководителем, прилагаем их к служебной записке, прикрепив на скрепку. Когда речь заходит о рекламной продукции, всегда стремятся продемонстрировать внешний вид конечного изделия. Это может быть концепт-арт вывески, рекламного полотна, размещенных в городе. Современное программное обеспечение позволяет создавать демонстрационные макеты в формате картинок или даже видеороликов.

Примерный образец