Служебная записка на использование транспорта

Служебная записка на использование транспорта – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации или её транспортного отдела может обратиться один из сотрудников, выставить запрос относительно выделения транспортного средства на те или иные цели. Сегодня мы разберемся, каким образом на крупных предприятиях решаются вопросы относительно выделения транспортных средств на те или иные нужды, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.

Служебный транспорт

Если организация имеет собственный автопарк и практикует применение служебного транспорта, значит, должен быть человек, занимающийся его распределением. Эта ответственность может лежать на начальнике гаража, руководитель структурного подразделения или ком-то ещё. Предполагается, что этот человек не только будет нести ответственность за техническое состояние транспортных средств и их работу во благо предприятия, но также и заниматься распределением ресурсов.

Любая техника на балансе организации – это лишь инструмент в руках её сотрудников для достижения определенного результата. Например, монтажная бригада может пользоваться краном для осуществления высотных работ, а штатный юрист – пользоваться легковой машиной и водителем для перемещения по судам и другим государственным органам в целях представления интересов работодателя. Чаще всего автопарк компании формируется таким образом, чтобы одновременно удовлетворить нужды максимального числа работников, однако при этом также не выйти за рамки бюджета, рамки разумных трат.

Если получится такая ситуация, что одна и та же машина понадобится двум сотрудникам в одно и то же время, придется разбираться, кому её предоставить. В принятии решения роль сыграет момент первенства обращения с соответствующей служебкой, а также приоритетность задачи.

Служебная записка

Служебная записка на использование транспорта всегда подается человеку, несущему ответственность за автомобили организации, будь то легковые ТС или же какая-то крупная спецтехника. Автором же записки в теории может стать совершенно любой сотрудник, имеющий нужду в использовании транспортного средства в своей работе, в том числе необязательно это должен быть какой-то руководитель.

Как мы уже говорили выше, существенную роль в принятии вопроса о том, кому из сотрудников выдадут машину, если они обратятся одновременно, сыграет фактор первенства обращения. Таким образом подавать запрос нам лучше заблаговременно, предварительно сформировав проект служебной записки на имя ответственного сотрудника, коллеги. В тексте служебной записки мы в обязательном порядке будем должны указать следующие моменты:

• цель выделения транспортного средства для использования;
• временной промежуток, в течение которого машина будет применяться.

Ответить на второй вопрос необходимо не только для того, чтобы начальник гаража ориентировался во временных рамках, но также и для подготовки нужного количества ГСМ. Было бы обидно, если работа встанет из-за опустошенного бензобака.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на использование транспорта, следует отметить, что на официальном уровне не существует какого-то стандартного бланка или шаблона, который использовался бы каждый раз, когда речь заходит о формировании такого документа. В силу того, что с 2014 года отечественный законодатель вовсе утратил интерес ко внутреннему документообороту частных организаций и муниципальных ведомств, получается, что формировать служебку инициативному сотруднику придется самостоятельно, своими силами.

Посодействовать в вопросе формирования служебки может руководство организации-работодателя, если директор решит внести нотку единообразия во внутренний документооборот предприятия. Речь идёт о разработке фирменных бланков компании, которыми сотрудники смогли бы пользоваться по мере необходимости. Взять один из таких можно в отделе кадров, обратившись с соответствующей просьбой.

Если найти бланк вам не удалось, придется брать ситуацию в свои руки. Для этого мы освежаем в памяти общие правила делового документооборота, вооружаемся подручными средствами. Написать текст документа мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.

Разбираемся, как составить служебку

Процесс формирования служебной записки на использование транспорта нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги мы пропишем полное наименование нашей компании, ФИО и должность её сотрудника, отвечающего за вопрос распределения и использования служебных машин. Как мы уже говорили выше, это может быть начальник гаража, руководитель структурного подразделения или иной сотрудник. Затем здесь же, немного отступив вниз, автор служебки обозначает свои собственные ФИО, наименование занимаемой в штатном расписании должности.

Ниже по документу мы приступаем к формированию основного содержательного блока нашей служебной записки. Обращаемся к своему коллеге, просим его предоставить возможность воспользоваться такой-то служебной машиной такого-то числа в такое-то время для достижения такой-то цели. Исходя из той информации, что вы предоставите начальнику, он и будет принимать решение относительно удовлетворения вашего обращения.

Примерный образец