Служебная записка на хозяйственные нужды

Служебная записка на хозяйственные нужды – это документ, с которым один из сотрудников компании может обратиться к её руководителю или главному бухгалтеру, попросить выдать на руки денежные средства в целях удовлетворения хозяйственных нужд предприятия. Сегодня мы разберемся, какие расходы могут быть отнесены к хозяйственным нуждам, как правильно составить соответствующую служебку и зачем она вообще нужна.

Хозяйственные нужды

Какой бы деятельностью ни занималась организация, в её штате всегда должны быть сотрудники, занимающиеся хозяйственными вопросами. Речь идёт об организации уборки помещений, закупке туалетных принадлежностей в санузлы, проверка наличия хозяйственного инвентаря на складе и так далее и тому подобное. Обычно все эти обязанности возлагаются на заведующего по административно-хозяйственной части. Этот человек будет одновременно заниматься закупкой всего необходимого, организацией хозяйственных процессов.

Хозяйственные товары, по большей части, являются расходниками, а значит, закупать их и пополнять запасы нужно регулярно: туалетная бумага, мыло, тряпки, швабры и так далее и тому подобное. Как только запасы подойдут к концу, нужно будет произвести новую закупку и пополнить их.

В силу того, что заведующий по АЧХ закупает товары самостоятельно, будь то у интернет-поставщиков или в обычном хозяйственном магазине, у него на руках должны быть деньги. Вопрос по обеспечению снабженца денежными средствами на различных предприятиях решается по-разному, однако в большинстве случаев без служебной записки обойтись не выйдет.

Служебная записка

Служебная записка на хозяйственные нужды, по сути дела, представляет собой внутренний документ конкретно взятого предприятия, предназначенный для обращения исключительно во внутреннем документообороте. Его автором выступит заведующий по АХЧ либо иной сотрудник, занимающийся удовлетворением хозяйственных нужд фирмы, а адресатом – директор или главбух. Как правило, адресат указывается в лице директора, однако фактически исполнять просьбу завхоза будет именно главный бухгалтер.

Дело в том, что любое движение денежных средств юридического лица должно сопровождаться какой-либо документацией. В нашем случае поводом для выделения денег и станет служебная записка.

Более того, чтобы деньги всё-таки были выделены, директору нужно будет издать соответствующий приказ. Основанием для издания приказа станет служебная записка.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на хозяйственные нужды, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предлагает каких-либо строгих требований по части оформления такой официальной бумаги. До 2014 года Госкомстат и Минтруд еще старались регулировать внутренний документооборот частных организаций, однако в дальнейшем оставили эту затею.

Сейчас каждая компания имеет возможность самостоятельно определить, как именно должны выглядеть документы из её внутреннего документооборота посредством утверждения фирменных бланков. Если предприятие разработает собственный шаблон, её документооборот станет более целостным и единообразным, а сотрудники будут тратить меньше времени на самостоятельное составление официальных бумаг.

В том случае, если никаких шаблонов у компании нет, работнику придется составлять документ самостоятельно и в свободной форме. Здесь работнику придется ориентироваться на общие правила делового документооборота, придерживаться стандартной структуры для такой официальной бумаги. В частности, наша служебная записка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Написать текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебку

Процесс формирования служебной записки нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги необходимо будет прописать полное наименование организации, в которой вы трудитесь, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебной записки, занимаемую им в штатном расписании должность.

Ниже по документу приступаем к формированию основного содержательного блока служебной записки. Обращаемся к руководителю, просим выдать нам на руки денежные средства на реализацию хозяйственных нужд. Поподробнее разъясняем, на что именно вам нужды деньги, в какой сумме.

Следующим шагом, когда наша служебка уже полностью составлена, останется лишь заверить всё вышеизложенное и передать её на рассмотрение. Теперь нам остается лишь дождаться решения руководителя, узнать его мнение на этот счет. Если у компании в данный момент есть свободные денежные средства, а директор в свою очередь согласует инициативу, можно будет нести подписанную служебку в бухгалтерию.

Денежные средства вам, вероятнее всего, будут выданы в наличной форме, а за каждую потраченную копейку придется отчитаться. Для этого с каждой покупки собираем чеки, несем их в бухгалтерию.

Примерный образец