Служебная записка на фотосопровождение – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации или начальника PR-отдела может обратиться кто-то из сотрудников, выступив с инициативой организации фото- или видеосопровождения на то или иное мероприятие. Сегодня мы разберемся, как составить служебную записку на фотосопровождение, в каких случаях применяется подобная практика, причем здесь служебная записка.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Фотосопровождение
Фото или -видеосопровождение является стандартной практикой для проведения любого с светского или культурно-массового мероприятия. Например, кто-то из руководителей организации отправился на встречу с представителями СМИ или деловыми партнерами на деловую встречу. Будет лучше, если такого человека в течение мероприятия будет сопровождать фото- или видеооператор, а в дальнейшем из полученных материалов составит репортаж.
Полученный репортаж можно будет использоваться как во внутренних, так и во внешних целях. Так, если мы говорим о внутренних задачах, то репортаж можно пустить внутри организации для повышения мотивации сотрудников, их информирования по тому или иному поводу. Что касаемо фотографий людей, то они никогда не бывают лишними, ведь могут в любом момент проводиться. Например, если в компании широко развита корпоративная политика, она регулярно проводит награждения, на которых как раз и могут быть использованы фото- и видеоматериалы с репортажей.
Заниматься фотосопровождением могут как штатные сотрудники организации, так и сторонние подрядчики, оказывающие соответствующие услуги на коммерческой основе. Если в компании есть PR-отдел, то его представители, по идее, должны уметь обращаться с камерами, иметь их в распоряжении.
Служебная записка
Служебная записка на фотосопровождение представляет собой внутренний документ, предназначенный для обращения исключительно внутри одной конкретной организации. Выступить автором такой служебки в теории сможет совершенно любой сотрудник, которому в голову пришла соответствующая идея. Адресатом станет руководитель всей организации в целом либо же один из локальных начальников. Этот вопрос зависит от системы подчинения внутри компании.
Отметим, что сама по себе служебная записка не является обязательным элементом внутреннего документооборота компании, а значит, каких-то конкретных правил по части её рассмотрения не существует вовсе. В каждой отдельно взятой организации могут существовать свои нюансы на этот счет. Например, иногда можно даже встретить предельные сроки рассмотрения таких служебных записок.
Наказанием за просрочку рассмотрения может стать какая-то штрафная санкция, применимая как к директору, так и к любому сотруднику. В этом и заключаются особенности внутренней корпоративной политики.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки на фотосопровождение, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предлагает каких-либо бланков или шаблонов для составления такого рода деловых документов. Таким образом получается, что чисто в теории официальную бумагу может составить любой сотрудник компании, руководствуясь в своей работе лишь общими правилами делового документооборота. Речь идёт о соблюдении делового стиля языка, делового тона повествования и конкретной структуры.
По структуре служебная записка на фотосопровождение должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Традиционным носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.
Написать текст мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Конечно, оба способа допускаются к применению на практике, однако фактически же печатный выглядит более приоритетно.
Рассказываем, как составить служебную записку
Процесс формирования служебной записки на фотосопровождение следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги следует указать, кому и от кого подается деловой документ. Указываем ФИО автора руководителя нашей организации или иного коллеги, к которому мы будем обращаться с инициативой фотосопровождения. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебной записки и занимаемую им должность в штатном расписании. Такого набора информации окажется вполне достаточно для того, чтобы считать служебку полностью составленной.
Ниже по документу приступаем к формированию основного содержательного блока нашей служебной записки. Обращаемся к адресату служебки, просим его согласовать фотосопровождение одного из наших коллег на том или ином светском мероприятии. Речь может идти о публичной бизнес-встрече, каком-то мероприятии с представителями органов власти и так далее и тому подобное. Отдельно разрешаем вопрос относительно видеосопровождения, нужно ли оно вообще.
В завершение работы с документом расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, останется лишь передать её итоговый вариант на рассмотрение. Как только всё будет готово, уже можно будет говорить об ожидании какой-то ответной реакции от руководителя. В теории вам могут согласовать фотосопровождение или же отказать в нем. Всё будет зависеть от ситуации и конкретных обстоятельств.
Примерный образец
