Служебная записка на формирование отдела

Служебная записка на формирование отдела – это официальная бумага, с которой руководитель любого из звеньев организации может обратиться к её директору, выступив с инициативой формирования нового отдела на предприятии. Сегодня мы разберемся, что такое отдел с точки зрения действующего законодательства, каким образом он должен формироваться, зачем нужна соответствующая служебка и как правильно её составить.

Отдел на предприятии

Внутренняя структура каждого отдельно взятого предприятия будут разниться от компании в компании, какого-то единого или универсального алгоритма не существует вовсе. Безусловно, есть какие-то стандарты, от которых отойти нельзя. Сюда мы отнесем наличие бухгалтерии и отдела кадров либо кадровика в одном лице. Всё остальное будет зависеть исключительно от целей, которые ставит перед собой фирмы, а также стратегии их достижения.

Например, в компании, работающей с контрагентами, может иметься отдел претензионной работы. Основной задачей такого подразделения будет являться ведение диалога с деловыми партнерами, достижение договоренностей по спорным вопросам в досудебном порядке, составление юридических документов для обращения в суд.

С точки зрения корпоративной иерархии у каждого отдела должен быть начальник, который и будет заниматься руководством, ставить цели, планы и задачи, проверять их выполнение, достижение. Именно руководитель должен нести ответственность за работу всего отдела в целом, каждого отдельно взятого его работника.

Формирование отдела

Решение о формировании нового отдела в организации должен принять её руководитель, так как именно он согласно учредительным документам имеет практическую возможность реализовать подобную инициативу. Служебная записка на формирование отдела вступает в дело в том случае, если кому-то из работников фирмы соответствующая идея пришла в голову раньше. В тексте служебки необходимо будет разъяснить, какие преимущества получит организации, если примет решение о создании отдела, из какого числа сотрудников он будет состоять и так далее и тому подобное.

Служебка должна содержать в себе видение её автора относительно формирования нового отдела. В частности, потребуется указать функции отдела, его цели и прочие моменты. Немаловажным фактором также является и то, из каких сотрудников отдел будет формироваться. Например, часть работников можно перевести с других должностей, а часть – разыскать на одном из популярных сайтов по поиску работы.

Следует понимать, что директор согласует инициативу лишь в том случае, если увидит в ней перспективу. Если всё-таки будет принято решение о создании отдела, руководитель издаст соответствующий приказ, а наша служебка станет для него основанием. Так, любой приказ начальника должен иметь под собой соответствующие основания.

Форма документа

Служебная записка на формирование отдела считается официальной бумагой из внутреннего документооборота организации, а значит, каких-то строгих требования для её составления отечественный законодатель не предъявляет. Таким образом получается, что документ может быть составлен работниками и в свободной форме, обращая при этом внимание на общи правила делового документооборота.

Каждая компания имеет возможность самостоятельно разработать собственные фирменные бланки, закрепить их на локальном уровне, тем самым предоставив своим сотрудникам возможность пользоваться именно ими. Такое решение не только облегчит задачу работникам, составляющим служебки, но также и сделает внутренний документооборот более целостным и единообразным. Если служебные записки будут иметь единообразный внешний вид, руководителям станет куда проще с ними работать.

В том случае, если в вашей организации не оказалось фирменных бланков, придется брать ситуацию в свои руки. Для этого вспоминаем общие правила делового документооборота, освежаем в памяти стандартную для таких официальных бумаг структуру и приступаем к работе. В частности, служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Написать текст записки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебку

Процесс составления служебной записки на формирование отдела нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем ФИО нашего директора. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим собственные ФИО и наименование занимаемой должности. В силу того, что наше обращение носит строго внутренний характер, в рамках одной организации, этого набора идентификаторов будет вполне достаточно.

Ниже по документу обращаемся к руководителю, выступаем с инициативой формирования нового отдела в организации. Разъясняем, в связи с чем вам пришла в голову такая мысль, какую пользу предприятию может принести новый отдел, из каких сотрудников он должен состоять и так далее и тому подобное. Также нелишним будет предложить кандидатуру на пост начальника данного отдела из уже имеющихся работников.

Примерный образец