Служебная записка на формирование коллектива

Служебная записка на формирование коллектива – это официальная бумага, с которой фактически любой сотрудник компании может обратиться к её руководителю, выступив с инициативой создание рабочего коллектива для решения конкретной задачи. В рамках настоящего текста мы разберемся, как правильно составить такую служебку, зачем она вообще нужна.

Коллективы на предприятии

Изучая внутреннюю работу любого предприятия, можно сделать вывод, что существует две разновидности рабочих коллективов:

• постоянно действующие;
• временные, созданные для разрешения конкретной цели, после достижения которой прекращающие свою работу.

Если к первым можно отнести различного рода отделы и постоянно действующие комиссии (например, по списанию), то вот со второй группой всё не так просто. К временным формированиям могут относиться:

• временные комиссии;
• рабочие группы;
• коллективы для осуществления служебного расследования;
• группа аудиторов;
• и так далее и тому подобное.

У любого коллектива, будь то временного или постоянно действующего, есть вполне себе конкретные цели и задачи, позволяющие не запутаться в работе. Более того, во главе коллектива должен стоять руководитель. Это может быть председатель комиссии или же начальник рабочей группы, ведущий специалист. Как бы то ни было, именно руководитель задает вектор всей работе, координирует сотрудников.

Служебная записка

Служебная записка, по сути своей, является строго внутренним документом, нужным для разрешения различного рода внутренних задач. В нашем случае вопросом, стоящим на повестке дня, станет формирование постоянно действующего или временного коллектива.

Чисто в теории выступить автором такого документа может совершенно любой сотрудник, которому в голову пришла соответствующая инициатива. Что касаемо адресата, то им всегда будет руководитель всей организации в целом, поскольку только у него есть полномочия подобного толка. Например, в обществах с ограниченной ответственности функции такого руководителя будет выполнять его директор.

Отметим, что начальник обязан рассматривать все поступающие в его адрес обращения, тем не менее не обязан их удовлетворять. Таким образом получается, что вопрос удовлетворения или же отказа в удовлетворении всегда будет находиться в подвешенном состоянии, в руках директора. Если руководитель увидит в инициативе разумное зерно или потенциал, он согласует служебку, заверит её своим автографом.

Любые коллективы внутри предприятия формируются на основании распоряжения руководителя, а значит, придется подготовить приказ и издать его на официальном уровне.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на формирование коллектива, следует отметить, что отечественный законодатель по состоянию на сегодняшний день не подготовил каких-либо бланков или шаблонов, которые могли бы использоваться для формирования подобной официальной бумаги. Таким образом получается, что служебную записку в любом случае придется составлять в произвольном виде. На повестке дня остается лишь вопрос о том, как остаться в рамках общепринятых норм делового документооборота. Постараемся в этом разобраться.

Итак, теоретически составить служебку может совершенно любой человек, так или иначе имеющий общее представление о работе с официальными бумагами.

Во-первых, нам придется освежить общие правила делового документооборота или погрузиться в них с нуля. Речь идёт о соблюдении делового стиля языка и нейтрального тона повествования.

Во-вторых, не забываем про существование стандартной для подобных документов структуры: шапка, основной содержательный блок, реквизиты. Эта стандартная форма актуальна уже не один десяток лет, не теряет своей актуальности.

Исполнить текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации в нашем случае станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Процесс составления служебной записки на формирование коллектива нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги обозначим полное наименование компании, в которой мы трудимся, а также ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим собственные ФИО и должность в родительном падеже.

Ниже по документу обращаемся к начальнику организации, выступаем с инициативой формирования постоянно действующего или временного коллектива в компании. Поподробнее разъясняем, чем должен заниматься коллектив, какие перед ним должны стоять цели и задачи и так далее. Нелишним будет также указать, кого вы видите в качестве руководителя рабочей группы.

В завершение работы с документом расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша записка будет уже полностью составлена, останется только передать её на рассмотрение и дождаться ответной реакции.

Примерный образец