Служебная записка на доступ в 1С

Служебная записка на доступ в 1С – это документ, с которым сотрудник организации может обратиться в адрес штатного системного администратора, попросить оформить учетную запись для получения доступы к базе данных 1С. Сегодня мы разберемся, что представляет собой программа 1С, в каких сферах она используется, как сотруднику получить доступ к базе данных организации.

Программа 1С

Программа 1С представляет собой платформу, на основании которой можно построить базы данных для различных целей. В частности, 1С используют в качестве кассы, для ведения бухгалтерской отчетности, базы данных для хранения и структуризации любых сведений. В силу того, что 1С является платформой, компании могут оборудовать её под свои цели и задачи, вносить определенные правки и так далее и тому подобное.

Для получения доступа к программе на сотрудника необходимо завести отдельную учетную запись с его персональными данными. Дело в том, что работа с 1С будет иметь определенные последствия, за которые работнику в случае его придется нести ответственность:

• отпуск товара;
• заполнение отчета;
• оплата государственной пошлины за совершение тех или иных действий.

Если проводить все эти операции через 1С, будет видно, кто именно их совершал, а значит, станет понятно, кто допустил ошибку в работе. Это особенно важно, если речь идёт о сфере торговле и отпуске товара: непробитый чек, продажа спиртного или сигарет несовершеннолетним. За эти правонарушения предусмотрена административная ответственность. Основной нормативный акт по теме – Кодекс об административных правонарушениях.

Обычно руководство компании строго-настрого запрещает сотрудникам работать в 1С под чужими учетными записями во избежание путаницы. Более того, очень часто премия работника зависит от его показателей в 1С, а значит, важно проследить, чтобы все трудились под своими именами.

Служебная записка

Служебная записка, по сути своей, представляет внутреннее обращение, адресованное от одного сотрудника фирмы в адрес другого. Очень часто адресатом выступает кто-то из представителей руководства, однако в нашем случае им будет являться системный администратор фирмы. Именно этот работник будет заниматься регистрацией учетной записи.

Системный администратор имеет расширенный доступ к базе программы 1С, имеет возможность решать, какие доступы давать сотрудникам, а какие – нет. Например, юристу совершенно необязательно иметь доступ к бухгалтерской отчетности, равно как и кассиру нет нужды копаться в базе юридических дел. Часть информации, занесенной в 1С, может носить конфиденциальный характер, составлять коммерческую тайну. Именно поэтому доступ к программе предоставляется строго по служебной записке.

Срок создания дополнительной учетной записи на сотрудника будет зависеть от занятости системного администратора в течение рабочего дня и особенностей построения самой платформы. В теории весь процесс может продлиться от часа до нескольких рабочих дней. Как только на сотрудника будет заведена учетная запись, ему проведут вводный инструктаж, научат пользоваться базой данных. Сама по себе 1С пусть и не является особенно сложной для понимания программой, однако какими-то навыками пользователь всё же должен обладать. Также не забываем о возможности модификации платформы, а значит, придется постоянно осваивать что-то новое.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на доступ в 1С, следует отметить, что какого-то единого шаблона попросту не существует. Работнику придется составлять официальную бумагу самостоятельно, руководствуясь при этом общими правилами делового документооборота и ориентируясь на схожие документы. Обратим внимание, что все служебки должны состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Таким образом будет понятно, кому и от кого она подается, по какому поводу, кто является ответственным за её составление. Если в вашей фирме есть оригинальный бланк для формирования подобных служебок, следует воспользоваться именно им. В противном случае составим документ самостоятельно.

Исполнить текст служебки можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.

Инструкция по составлению служебки

Служебную записку на доступ в 1С нам следует начать составлять с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем наименование нашей организации, ФИО и должность коллеги, которому будет адресоваться официальная бумага. В качестве адресата выступит системный администратор или иной сотрудник, отвечающий за работу с 1С. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО работника-заявителя, его должность на предприятии согласно штатному расписанию.

Ниже по документу мы обращаемся к системному администратору, просим оформить для нас учетную запись в программе 1С, тем самым обеспечив доступ к работе в ней. В принципе, на этом содержательный блок можно считать завершенным, ведь здесь нет нужды ссылаться на основания для получения доступа или что-то вроде того.

Примерный образец