Служебная записка на доступ работникам подрядных организаций – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя компании может обратиться один из её сотрудников, выступить с инициативой обеспечения доступа на территорию предприятия третьим лицам. Сегодня мы разберемся, кто из представителей компании уполномочен разрешать вопросы относительно допуска на её территорию, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Образец служебной записки на доступ работникам подрядных организаций
Бланк служебной записки на доступ работникам подрядных организаций
Доступ на территорию
Любое предприятие, занимающееся совершенно любым видом деятельности, вправе самостоятельно определять, кто может получить доступ на его территорию, а кто – нет. Причин, для того чтобы ограничить доступ, на самом деле можно назвать великое множество. Часть из них относятся к соображениям безопасности, а часть – к коммерческой тайне. Вне зависимости от того, какие именно мотивы двигают руководителем компании, он в любом случае обладает правом по принятия решения по части ограничения и обеспечения доступа тем или иным лицам.
Безусловно, доступом на производственную территорию должны обладать все без исключения сотрудники организации, ведь их трудовая деятельность непосредственно связана с этой местностью. Работники компании уже прошли все необходимые подготовительные мероприятия: вводный инструктаж по технике безопасности и пожарной безопасности, положение о секретности находящихся в распоряжении компаний материалов и так далее и тому подобное.
Если сотрудников фирмы вводят в курс дела и доводят до их сведения информацию относительно пропускного режима, то вот с посторонними всё обстоит несколько иначе. Как ни крути, а на предприятие время от времени приходят посторонние граждане. Это могут быть представители государственных органов, сотрудники подрядных организаций, студенты-практиканты, журналисты и так далее и тому подобное. Для того, чтобы сотрудник подрядной компании спокойно расхаживал по территории компании, ему необходимо оформить доступ.
Для оформления доступа на сотрудника другой организации директор должен будет издать соответствующий приказ, закрепляющий за ним такое право. Человек, ответственный за безопасность в фирме, должен будет провести вводный инструктаж и предпринять все меры во избежание несчастных происшествий.
Служебная записка
Как мы уже сказали выше, для обеспечения доступа подрядчикам необходимо, чтобы директор издал соответствующий приказ. В свою очередь на столе руководителя должна оказаться соответствующего содержания служебная записка, в которой кто-то из сотрудников будет просить обеспечить доступ подрядчикам. В теории выступить автором такой служебки может совершенно любой человек, однако фактически это будет сотрудник, который и держит связь с подрядчиком. Например, это может быть кадровик, заведующий по АХЧ или даже менеджер, вызвавший мастера по ремонту кондиционеров.
Служебную записку в таком ключе можно назвать чем-то вроде основания для такой служебной записки, ведь именно на её основании и будут происходить все дальнейшие события. В частности, директор примет решение об обеспечении доступа работникам подрядной фирмы, кадровик подготовит проект такого приказа в официальной форме, а администратор здания – проведет первичный инструктаж для новоприбывших.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки на доступ работникам подрядных организаций, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предоставил каких-либо бланков или шаблонов для составления такого документа. Этот факт означает, что любой сотрудник, решивший обратиться к директору в официальном виде, может самостоятельно сформировать служебную записку в свободной форме. Для этого достаточно будет освежить в памяти общие правила делового документооборота и вооружиться подручными средствами.
Исполнить текст служебки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. В качестве базы для нашей служебной записки мы возьмем чистый лист бумаги формата А4.
Инструкция по составлению служебной записки
Процесс формирования служебной записки на доступ работникам подрядных организаций следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование фирмы, в которой мы трудимся, ФИО и должность её руководителя, которому и адресовано обращение. Далее по тексту, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебки, занимаемую им должность на предприятии согласно утвержденному штатному расписанию.
Ниже по документу обращаемся к директору фирмы, утверждаем, что организация заключила договор с другой организацией на проведение каких-либо работ на своей территории. Это может быть ремонт какого-то оборудования или монтаж какого-либо объекта. Для проведения работ, очевидно, потребуются сотрудники, которым нужно будет находиться на территории, а значит, им нужно обеспечить доступ. Просим директора обеспечить доступ работникам подрядной организации на срок, пока они не выполнят конкретную работу.
В завершение работы с документом расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда служебка уже полностью составлена, нужно передать итоговый её вариант на рассмотрение руководителю, дождаться его ответной реакции.
Примерный образец
