Служебная записка на досрочном прекращение проекта – это официальная бумага, с которой в адрес начальника может обратиться сотрудник, выступить с инициативой досрочного завершения начатого проекта. В рамках настоящего текста постараемся разобраться, что представляет собой подобная служебка, как правильно её оформить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Проекты на предприятии
Под проектом можно понимать фактически любое задание, которое должно завершиться каким-то результатом. Например, речь может идти о разработке, строительстве, или модернизации.
Как правило, руководитель компании издает приказ о выполнении определенного проекта, формирует для его реализации рабочую группу. Состав рабочей группы также выбирается начальником, ориентируясь на множественные факторы: профессиональные навыки, опыт работы и так далее. По идее, сотрудники не имеют права отказаться от участия в рабочей группе, если то, чем им предстоит заниматься, относится к должностным обязанностям. Безусловно, нельзя обязать кадровика участвовать в модернизации подъемного крана, однако условного инженера или сварщика – очень даже можно.
Одной из отличительных особенностей реализации любого проекта являются заранее определенные сроки. Дело в том, что проект всегда требует денежных средств и дополнительных инвестиций, временного высвобождения работников с их основных мест. Вся эта операция в обязательном порядке должна иметь вполне конкретные сроки.
Досрочное прекращение проекта
Досрочное прекращение проекта является одним из вероятных исходов, которыми может закончиться всё мероприятия. Отметим, что причины для досрочного окончания могут быть самыми разнообразными:
- участники рабочей группы выполнили задание раньше положенного срока;
- проект оказался слишком затратным и тяжелым, продолжать его воплощение в жизнь будет слишком дорого и нецелесообразно.
Первым решение о досрочном прекращении проекта должен принять руководитель рабочей группы, которая фактически и занимается им. Как правило, этот человек по своей должности является начальником одного из звеньев, тем не менее одного лишь его решения окажется недостаточно.
Сейчас, когда корпоративная политика организация является весьма важным моментом, принято согласовывать любые решения в несколько этапов. Первый этап мы уже рассмотрели, его можно назвать локальным или же местным. Далее уже придется составлять служебную записку, передавать её вышестоящему руководству. Это может быть начальник структурного подразделения или даже руководитель всей организации в целом. Например, в обществе с ограниченной ответственностью осуществлять руководство будет директор.
Итоговое решение будет принимать именно директор как единоличный руководитель компании. Несмотря на то, что руководитель пусть и обязан реагировать на каждое поступающее в его адрес обращение, тем не менее не обязан удовлетворять каждое из них. Если начальник посчитает, что проект в действительности имеет смысл закрыть раньше запланированного срока, значит, он согласует служебку, издаст соответствующий приказ.
Форма документа
Первым делом, когда речь заходит о форме служебной записки на досрочное прекращение проекта, следует отметить, что каких-то конкретных бланков или шаблонов для формирования такой официальной бумаги не предусмотрено вовсе. Таким образом получается, что в теории совершенно любой желающий сможет сформировать служебку самостоятельно и в свободной форме, руководствуясь одними лишь общими правилами делового документооборота. В принципе, здесь нет ничего особенно сложного, достаточно лишь следовать нескольким достаточно простым правилам.
Во-первых, следует держать в уме вполне конкретную структуру официальной бумаги. В частности, служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.
Во-вторых, сам текст должен быть оформлен в деловом стиле и нейтральном тоне. Любой человек, который хотя бы поверхностно знаком с деловыми бумагами, справится без особых проблем.
Исполнить содержание допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации в нашем случае станет чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как составить служебную записку
Начинаем составлять служебную записку на досрочное прекращение проекта с заполнения её шапки. Так, в правом верхнем углу листа бумаги мы должны будем прописать полное название компании, в которой трудимся, а также ФИО и должность её руководителя в дательном падеже. Ниже по документу обозначим ФИО и должность в штатном расписании автора служебки, но уже в родительном падеже.
Следующим шагом мы официально обращаемся к руководителю компании, просим его принять решение о досрочном прекращении реализации того или иного проекта. Здесь мы в обязательном порядке должны сослаться на причины, в соответствии с которыми проект должен быть завершен досрочно: нехватка финансирования, пропала актуальность, проект уже фактически выполнен, ждет приемки.
В завершение работы с документом мы распишемся за всё вышеизложенное, проставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша записка уже полностью составлена, останется только передать служебку на рассмотрение. Как только директор примет соответствующее решение, автору документа дадут об этом знать.
Примерный образец
