Служебная записка на дополнительный компьютер в отдел

Служебная записка на дополнительный компьютер в отдел – это документ, с которым в адрес руководителя организации может обратиться кто-то из сотрудников фирмы, сообщить о том, что для нормального продолжения работы отдела в него необходимо закупить и установить дополнительный ПК. Сегодня мы разберемся, кто уполномочен разрешать вопросы подобного характера, как правильно обратиться к руководству, чтобы инициатива была удовлетворена.

Обеспечение работников

Если проанализировать Трудовой кодекс Российской Федерации, мы узнаем, что работодатель обязан обеспечить своих работников всем необходимым для выполнения их трудовых обязанностей. Для представителей профессий, связанных с офисной работой, этими средствами будет являться компьютер, принтер и соответствующий набор канцелярии. Более того, само руководство предприятия наиболее всего заинтересовано в том, чтобы каждый сотрудник был занят своим делом и справлялся с должностными обязанностями как можно лучше.

К сожалению, далеко не всегда работодатель может обеспечить своих работников всем необходимым по различным причинам, в связи с чем страдают обе стороны, как руководство фирмы, так и сами сотрудники. Подчинённые в силу обстоятельств не могут выполнить поставленные перед ними планы, а как следствие и получить премию, само предприятие теряет в прибыли.

Иногда нехватка необходимых средств производства является следствием не нехватки бюджета, а банального недопонимания, нехватки инициативности. В каждой фирме существует своя собственная внутренняя иерархия, представляющая собой распределение обязанностей. Очевидно, что директор чисто физически не в состоянии уследить за всем и сразу, в этом ему помогают заместители, начальники структурных подразделений и отделов.

Служебная записка

Итак, когда мы выяснили, как именно распределяются обязанности по обеспечению сотрудников всем необходимым для работы, следует разобраться, кто же должен составлять служебку на дополнительный компьютер в отдел. По идее, эта обязанность возлагается на начальника этого самого отдела, ведь именно он лучше других знает, как организована работа под его подчинением. Например, на работу был принят новый сотрудник, а количество компьютеров в отделе на него не рассчитано. Таким образом получается, что человеку придется заниматься исключительно бумажной работой, не показывая такой производительности, как могло бы быть.

Если неубедительно подойти к решению этого вопроса, директор вполне может и отказать в приобретении дополнительного ПК, посчитав такие расходы необоснованными. Сейчас стоимость компьютерных комплектующих растет с каждым годом, средний офисный компьютер со всей периферией обойдется организации порядка тридцати тысяч рублей. Сумма немаленькая, а значит, нужны действительно веские основания, чтобы её выделить.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на дополнительный компьютер в отделе, следует отметить, что каких-то стандартных шаблонов для формирования такого рода официальных бумаг отечественный законодатель не предусмотрел вовсе. Это означает, что каждая отдельно взятая частная организация имеет возможность самостоятельно определить, как именно будет выглядеть бумаги из её внутреннего документооборота, закрепив на локальном уровне фирменные бланки.

Написать содержательную часть служебки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта допускаются к применению на практике.

Инструкция по составлению служебки

Процесс составления служебной записки нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги формата А4 укажем полное наименование организации, ФИО и должность её директора либо иного представителя, уполномоченного разрешать вопросы по части выделения денежных средств на закупки. Затем здесь же, несколько отступив вниз, укажем ФИО заявителя, наименование занимаемой им должности. Напоминаем, что данная служебка носит исключительно внутренний характер, а значит, нет нужды прописывать более подробные идентификаторы.

Ниже по документу мы обращаемся к директору, начинаем указывать на обстоятельства, в связи с которыми у нас возникла нужда в дополнительном компьютере. Например, мощности одного ПК оказывается недостаточно для выполнения трудовых задач либо на работу был принять новый сотрудник, его необходимо обеспечить компьютером.

Следующим шагом мы просим руководителя приобрести в наш отдел дополнительный компьютер, чтобы сотрудники могли показывать максимальную производительность. В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда служебка полностью сформирована, нам остается лишь передать её на рассмотрение начальнику, ждать результатов.

Как показывает практика, решения по таким вопросам принимаются оперативно: либо да, либо нет. Отказ директор будет мотивировать нехваткой денежных средств в бюджете фирмы либо нецелесообразностью затрат. В любом случае, отказ есть отказ, а значит, ничего поделать уже не выйдет.

Примерный образец