Служебная записка на доплату за замещение

Служебная записка на доплату за замещение – это документ, с которым сотрудник, замещающий временно отсутствующего на предприятии коллегу, может обратиться к руководству с целью решения вопроса оплаты дополнительного труда. Сегодня мы рассмотрим, как оплачивается замещение, зачем нужна служебка, как правильно её сформировать.

Замещение

Когда сотрудник отсутствует на своем месте работы по тем или иным причинам, организация может принять решение о его замещении коллегой на время отсутствия. Так, замещение может происходить несколькими способами:

• в порядке совмещения;
• в порядке совместительства;
• в порядке временного перевода на другую должность.

Совмещение предполагает, что человек будет одновременно выполнять обязанности по двум должностям, ставкам. Именно этот способ чаще всего применяется на практике.

Совместительство подразумевает выполнение новых обязанностей в свободное время от своей основной работы. Здесь чаще всего сотрудник будет осваивать новую для себя должность. Например, администратор на ресепшене заболел, приём клиентов будет вести кадровик в свободное от кадровой работы время.

Временный перевод на другую должность обычно применяется в периоды длительного отсутствия основного работника. Обычно речь идёт об уходе в отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребёнком. Как только работник решит вернуться на работу, заместителя вернут на его привычную ставку.

Доплата

Замещение всегда предполагает дополнительное денежное вознаграждение для заместителя. Конкретные денежные суммы будут обговариваться между работником и работодателем в индивидуальном порядке. Так, на размер доплаты повлияют следующие факторы:

• объем новой работы;
• сложность новой работы;
• время, в течение которого потребуется замещать отсутствующего.

Обычно, когда оформляют совмещение, производят доплату в размере 50 процентов от заработка по второй ставке. Подобная доплата может существенно простимулировать сотрудника.

Служебная записка

Служебная записка на доплату за замещение пишется работником компании, когда его коллега временно покинул рабочее место, а вся обязанности свалились на одного человека. Большинство работодателей никоим образом не реагируют на временное отсутствие сотрудников, не оформляют замещение. Самая популярная ситуация на практике – больничный. В среднем человек «сидит на больничном» от одной недели до двух, в течение всего этого времени работа распределяется между его коллегами, причем совершенно бесплатно. Если сотрудники не хотят работать больше, а получать как обычно, они могут заявить служебную записку на имя директора компании.

В служебной записке мы должны предложить директору на официальном уровне оформить замещение, сославшись на временное отсутствие коллеги, переход его работы на других сотрудников. Заявить бумагу можно как во время отсутствия работника, так и уже по факту его возвращения на предприятие, ведь его работу кто-то выполнял. Конечно, мы бы порекомендовали не затягивать с обращением, подготовить служебку непосредственно во время фактического замещения. Таким образом мы сможет минимизировать свои риски остаться без доплаты.

Форма документа

Форма записки на доплату за замещение является свободной, так как ни один нормативный правовой акт не предусматривает каких-либо общеобязательных унифицированных бланков. Иногда организации разрабатывают собственные шаблоны, которыми сотрудники пользуются на постоянной основе. Это довольно-таки удобно, ведь работникам больше не придётся тратить время на самостоятельное формирование внутренних деловых бумаг, а документооборот станет более единообразным.

Как бы то ни было, если в вашей компании нет никаких бланков, всегда имеется возможность сформировать служебку в свободной форме. Для этого потребуется раздобыть чистый листок бумаги формата А4, а также синюю или чёрную шариковую ручку. Также имеется вариант с машинописным исполнением текста, которому мы бы и порекомендовали отдать предпочтение. Печатный текст всегда лучше воспринимается человеческим глазом.

Инструкция по составлению служебки

Служебка состоит из нескольких структурных блоков: шапка, содержательная часть, дата составления и подпись сотрудника. Разберемся, как не допустить ошибок при составлении.

Шапка размещается в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь мы должны прописать, кому и от кого подаётся служебная записка. Указываем ФИО нашего директора в дательном падеже, а также полное наименование компании со ссылкой на организационно-правовую форму. Затем уже в родительном падеже отмечаем ФИО заявителя служебки, занимаемую им должность в штатном расписании.

Ниже по документу мы с уважением обращаемся к директору, разъясняем сложившуюся ситуацию. Утверждаем, что наш коллега временно отсутствует на работе, а мы фактически выполняем его работу за бесплатно. Нелишним будет оставить ссылку на 151 статью Трудового кодекса Российской Федерации, регулирующие вопросы оплаты труда при совмещении. Просим руководителя оформить совмещение на официальном уровне, доплачивать за дополнительный труд.

В завершение работы с документом ставим дату его формирования, заверяем всё вышеизложенное своей подписью с расшифровкой. Теперь, когда служебка полностью составлена, можно передавать её директору на рассмотрение, принятие решения.

Примерный образец