Служебная записка на административный день

Служебная записка на административный день – это официальная бумага, с которой в адрес своего непосредственного начальника может обратиться один из сотрудников, выразить инициативу относительно оформления административного дня. Сегодня мы разберемся, что представляет собой административный день, кто может его оформить и в каких случаях, причем здесь служебная записка, как правильно её составить.

Административный день

Административный день – это одно из названий отгула, отпуска за свой счет. Предполагается, что работник может договориться с работодателем о том, чтобы в какой-то из рабочих дней не выйти на работу остаться дома и заняться своими делами. Для того, чтобы официально оформить всю процедуру, нужно будет написать служебную записку.

Количество административных дней, которые работник может взять в году и подряд, ничем не ограничивается. В теории можно уйти в такой отпуск хоть на месяц и даже дольше, если руководство компании не имеет ничего против по такому поводу. Подобные вопросы решаются исключительно в рамках диалога между самим сотрудником и его непосредственным начальником, директором компании.

Если работодатель всё-таки решит отправить своего сотрудника в административный отпуск, нужно будет поставить в известность кадровую службу и бухгалтерию. Отдел кадров займется подготовкой проекта распоряжения начальника, а бухгалтерия – решит вопросы оплаты. В силу того, что административный отпуск является неоплачиваемым, зарплату за пропущенные дни работник не получит.

Служебная записка

Служебная записка на административный день представляет собой документ, используемый исключительно во внутреннем документообороте организации. Предполагается, что посредством служебных записок работники могут обмениться друг с другом информацией фактически по любому поводу, выражать определенные просьбы или даже делать запросы. Безусловно, в теории все вышеперечисленные действия в теории можно сделать и в устном порядке, без оформления дополнительной документации, однако с составленной письменной служебной вопрос получит совершенно другой оборот. Во-первых, на деловой документ при необходимости можно сослаться, а во-вторых, он сам по себе является основанием для принятия того или иного решения.

Таким образом, даже если на вашем предприятии служебные записки не используются, в теории служебка сможет заменить собой заявление на административный день от работника. Предполагается, что служебка никогда не должна выйти за пределы внутреннего документооборота предприятия, а значит, она предназначена исключительно для внутреннего пользования.

Выступить автором записки, то есть сотрудником, желающим оформить административный день, в теории может совершенно любой сотрудник предприятия, вне зависимости от должности и положения в корпоративной иерархии. Что касаемо адресата, то им будет выступить руководитель компании. На стол директора служебка должна попасть с уже проставленной отметкой «согласовано» от непосредственного начальника работника. Это может быть начальник отдела, цеха, бригады и так далее и тому подобное. Если непосредственный руководитель не возражает относительно того, чтобы его подчинённый пропустил рабочую смену, он ставит визу «согласовано». В таком виде официальная бумага уже может передаваться директору.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на административный день, следует отметить, что какого-то стандартного бланка или шаблона для составления такой официальной бумаги не предусмотрено вовсе. Таким образом получается, что документ может быть составлен инициативным работником самостоятельно и в свободной форме. Здесь самое важное – уделить внимание общим правилам делового документооборота, внутренней структуре официальной бумаге.

Написать текст служебки мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации в нашем случае станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем составлять нашу служебную записку с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование нашей организации, ФИО и должность её руководителя, уполномоченного разрешать вопросы по кадровой части. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебки, наименование занимаемой им должности. В силу того, что данное обращение носит строго внутренний характер, такого набора идентификаторов окажется вполне достаточно.

Ниже по документу приступаем к основному содержательному блоку нашей служебной записки. Обращаемся к начальнику, просим на такое-то число предоставить нам право уйти в административный день. Прописывать причины, по которым вам потребовалось свободное от работы время необязательно, однако крайне желательно. Дело в том, что начальник имеет полное право отказать в предоставлении административного дня, если не сочтет его оформление необходимым.

Примерный образец