Служебная записка

Служебная записка – это бумага, используемая для коммуникации между сотрудниками одного предприятия. Имеет распространение во всех без исключения организациях. Разберём, что представляет собой такая разновидность документов.

Значение служебной записки

Первым делом необходимо понять, что такое служебная записка, зачем она составляется. По своей юридической природе записка не является правообразующей бумагой, следовательно, сама по себе она не может повлиять на правоотношения, складывающиеся между работниками. Также важным отличием служебной записки от иных разновидностей (докладной и объяснительной) является то, что она подаётся лицам, находящимся на одной ступени в иерархии компании. Как правило, речь практически всегда идёт об информировании о каком-то событии.

Ответственность

По каждому направлению деятельности на предприятии соответствующим приказом директора назначены ответственные лица. Это может быть пожарная безопасность, ведение трудовых книжек и так далее. Служебная записка поможет снять с работника лишнюю ответственность за ещё не случившееся, но намеревающееся случиться событие. Например, сотрудник оповещает отдел технического обеспечения о том, что оборудование работает неисправно. Если в будущем будет допущен брак или объект вовсе выйдет из строя, вина будет переложена на обслуживающих лиц.

Основание и обоснование

Служебная записка также является важным документом для принятия тех или иных управленческих решений руководителем предприятия. Делом в том, что под каждым приказом директора должны иметься основание и обоснование. Под первым понимают ссылку на какой-либо закон, документ или иной нормативный акт, а под вторым – объяснение наличных причин принятия решения. Служебная записка, написанная на имя начальника, зачастую выступает в качестве основания. Как правило, речь идёт о премировании сотрудников, направлении оборудования в ремонт и так далее. Бдительный подчинённый также может быть поощрён администрацией предприятия.

Служебная записка с точки зрения закона

Ни один действующий в настоящим момент нормативно-правовой акт не содержит такого определения, как служебная записка. Применение такой разновидности бумаг относится исключительно к компетенции работников каждого отдельно взятого предприятия. На практике служебные записки играют огромную роль в том, каким образом складываются трудовые правоотношения между сторонами.

Форма документа

Как уже можно было понять из изложенного выше материала, закон не предлагает никаких унифицированных форм для составления служебных записок. Следовательно, документ всегда пишется в свободной форме по аналогии с заявлением. Эти формы официальных бумаг крайне схожи. Их отличия заключаются исключительно в посыле.

Необходимо учесть, что свободная форма официальной бумаги также имеет свои особенности и правила работы, не соблюдая которые, документ не будет иметь юридической силы и не сможет быть использован в качестве основания для распоряжения директора. Речь идёт о следующих моментах:

• обозначение, кому и от кого подаётся записка;
• простановка реквизитов (дата, место). Также в отдельных случаях может иметь место указание времени;
• подпись составителя.

Ссылаться на нормы законодательства необязательно, хотя и крайне желательно. Так лицо подтвердит свою позицию, сделает её более доступной для понимания устойчивой.

Как написать записку

Существует два основных способа изложения текста на бумаге: рукописный с помощью синей или чёрной шариковой ручки и машинописный при помощи компьютерных средств. В случае со служебной запиской можно выбрать любой из них, так как вариант написания не может отразиться на юридической силе официальной бумаги. Отметим, что в настоящий момент получили распространение служебные записки, отправляемые по электронной почте.

Что касаемо выбора бумаги, то здесь всё просто. В теории записка может быть написана на любом чистом листе, не являющимся черновиком. На практике используют бумагу формата А4 или А5.

Объясняем порядок и правила написания служебной записки

По структуре любая служебная записка условно делится на 3 структурных элемента: реквизиты, предмет и подпись обращающегося. В целях соблюдения «чистоты» документооборота на предприятии уделим внимание каждому из них.

Первым делом в правом верхнем углу листа бумаги отметим, от кого и кому подаётся записка. Для этого в дательном падеже прописываем ФИО и должность согласно штатному расписанию конечного адресата, а затем уже в родительном падеже те же сведения о составителе. Чуть ниже указываем дату составления и населённый пункт, в котором территориально расположена организация.

Следующим шагом обратим внимание на основную часть официальной бумаги, в которой обозначается предмет обращения. Здесь следует ёмко, но подробно описать суть. Имеют место ссылки на законодательство, а также на различные акты. Например, акт о нарушении трудовой дисциплины. Как только фабула будет изложена, можно переходить к подписанию.

Примерный образец

Отметим, что по общему правилу служебная записка заверяется лишь автографом составителя, хотя на практике может сложиться и иная ситуация. Лицо, написавшее документ, должно составить его в двух экземплярах и заверить каждый из них своим автографом, а также автографом получателя. Так у работника будет доказательство того, что адресат получил официальную бумагу на руки и ознакомлен с её содержанием. Необходимо учесть, что все оставленные на бумаге автографы должны быть обязательно расшифрованы (фамилия и инициалы).

Если не допустить критических ошибок при составлении документа, директор компании сможет сослаться на него в своём распоряжении.