Приказ руководителя о возмещении расходов работника на оплату проезда к месту учебы и обратно — это распорядительный документ, санкционирующий компенсацию транспортных затрат сотрудника, связанных с получением образования. В рамках настоящего материала мы рассмотрим правовые основания, порядок оформления и практические аспекты реализации данной гарантии.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуБланк приказа руководителя о возмещении расходов работника на оплату проезда к месту учебы и обратно
Компенсация расходов
Процедура возмещения расходов на проезд к месту учебы представляет собой установленный работодателем механизм компенсации транспортных затрат, связанных с получением работником образования по направлению организации. Право на такую компенсацию возникает у сотрудника в случаях, когда работодатель направляет его на обучение в соответствии с положениями статьи 196 Трудового кодекса РФ, либо когда условие о возмещении транспортных расходов закреплено в коллективном или трудовом договоре.
Для подтверждения расходов работник должен предоставить работодателю заверенные копии проездных документов (билетов на общественный транспорт, квитанций об оплате такси, чеков АЗС при использовании личного автомобиля), справку из образовательного учреждения с графиком занятий, а также заявление с расчетом суммы компенсации. Особое значение имеет приказ руководителя, который является основным распорядительным документом, определяющим размер, порядок и сроки возмещения расходов.
В приказе указываются персональные данные работника, наименование образовательного учреждения, период обучения, перечень компенсируемых расходов и источник их финансирования.
Нормативная база
Правовую основу процедуры составляют положения Трудового кодекса РФ (статьи 187, 196), Налогового кодекса РФ (статья 255), а также локальные нормативные акты организации. В случае незаконного отказа работодателя в компенсации расходов, работник вправе обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда или в суд с требованием о взыскании причитающихся сумм и компенсации морального вреда.
Важно отметить, что расходы на проезд к месту учебы освобождаются от обложения НДФЛ в пределах норм, установленных для командировочных расходов (пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ), при условии, что обучение осуществляется по направлению работодателя и соответствует профессиональной деятельности сотрудника. Для правильного отражения в бухгалтерском учете такие расходы относятся на счет 26 "Общехозяйственные расходы" или 44 "Расходы на продажу" с последующим включением в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.
Сотрудникам, столкнувшимся с отказом в компенсации, рекомендуется получить письменный отказ работодателя с указанием причин, что позволит использовать данный документ в качестве доказательства при обращении в контролирующие органы.
Спор с работодателем
Разрешение спорных ситуаций требует особого внимания к документальному оформлению всех этапов процедуры. При возникновении разногласий по вопросам компенсации рекомендуется последовательно:
1) подать письменное заявление с приложением всех документов;
2) получить письменный мотивированный ответ в случае отказа;
3) обратиться с жалобой в комиссию по трудовым спорам (если таковая создана в организации);
4) подать заявление в Государственную инспекцию труда;
5) обратиться в суд с исковым заявлением.
В судебной практике подобные споры чаще всего разрешаются в пользу работника при условии полного и правильного оформления документов, подтверждающих как факт обучения по направлению работодателя, так и произведенные транспортные расходы. Для предотвращения конфликтных ситуаций рекомендуется заранее детально прописывать условия компенсации в дополнительном соглашении к трудовому договору, включая порядок расчета, предельные суммы и перечень необходимых документов.
Инструкция по оформлению распоряжения
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет возмещении расходов работника на оплату проезда к месту учебы и обратно, возлагает ответственность за исполнение приказа, а также назначает человека, который будет осуществлять контроль. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
