Приказ об утверждении путевого листа

Приказ об утверждении путевого листа – это документ, в соответствии с которым на предприятии устанавливается определённая форма такого документа, как путевой лист. Процедура всегда должна пройти определённое документальное оформление.

Путевой лист

Путевой лист – это документ первичного учёта предприятия, применяемый всеми организациями, так или иначе эксплуатирующими транспортные средства. Речь может идти как об автомобиле, так и о различной спецтехнике. В путевом листе отражается следующая информация:

• наименование организации (собственник);
• ФИО и должность водителя, основания для управления транспортным средством;
• маршрут.

Зачем нужен путевой лист

Путевой лист – это довольно важный документ, который может пригодиться в различных сферах деятельности предприятия.

В сфере хозяйственной деятельности путевой лист будет являться основанием для учёта и списания ГСМ. Существуют специально разработанные таблицы расхода топлива. Показания, записанные водителем, должны примерно сходиться со значениями из таблицы. В противном случае могут возникнуть вопросы к работнику. Списывая отработанное топливо, предприятие снижает свою налогооблагаемую базу.

Путевой лист даёт водителю полное право эксплуатировать транспортное средство. Инспектор ГИБДД не вправе оштрафовать сотрудника, предъявившего такой документ.

Также путевой лист может являться основанием для расчёта заработной платы работника. Водитель в конце рабочего дня должен записывать, сколько он проехал на автомобиле. Исходя из этих показателей и будет рассчитываться заработная плата.

Разработка формы

ФЗ «О бухучёте» позволяет организациям самостоятельно разрабатывать, утверждать и использовать на практике формы первичных документов. Итоговый вариант должен утвердить руководитель предприятия лично. На практике разработкой форме занимается главный бухгалтер фирмы. Сотрудник, замещающий эту должность, имеет большой опыт работы с учётной документацией.

В документе обязательно должны быть отражены следующие моменты:

• наименование официальной бумаги;
• дата составления и утверждения;
• наименование организации, разработавшей бланк;
• содержание факта хозяйственной деятельности;
• таблица с переменными (километраж, литры топлива);
• ФИО и должности должностных лиц, разработавших и утвердивших форму.

Кто пишет и исполняет приказ

Написать приказ в теории может любой сотрудник компании, обладающий навыками работы с распорядительной документацией. Руководитель в устной форме поручает эту задачу одному из подчинённых. Выбранный работник подготавливает распоряжение и передаёт директору на подпись уже готовый вариант.

Под исполнением принято понимать воплощение текста, прописанного на бумаге, в действие. В данном случае придётся внести типовую форму в учётную документацию фирмы, а также ознакомить всех сотрудников компании с новыми правилами заполнения путевого листа. Как правило, исполнением занимается то же лицо, что и разработало приказ. Обычно эти обе задачи выполняет бухгалтер.

Форма документа

В настоящий момент органы государственной власти не требуют от субъектов предпринимательской деятельности составлять приказы, пользуясь общеобязательными унифицированными бланками. Все распорядительные документы могут быть написаны в свободной форме. Следует иметь в виду, что официальная бумага в свободной форме также имеет свои определённые критерии:

• деловой стиль речи;
• конкретная структура документа;
• наличие подписей всех упомянутых в тексте лиц;
• автограф руководителя;
• реквизиты организации.

Составить приказ можно как на официальном бланке фирмы, так и на чистом листе бумаги формата А4. Выбор стоит за заявителем и зачастую обуславливается требованием локального нормативного акта компании. Руководитель может распорядиться составлять всю распорядительную документацию исключительно на фирменных бланках.

Изложить текст документа можно одним из двух стандартных способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) и машинописным при помощи компьютерных средств. Рекомендуется отдать предпочтением именно печатному варианту, такую официальную бумагу легче сканировать для копирования. Не следует полагаться на почерк человека.

Объясняем, как составить приказ

В верхней части листа указываем наименование организации. Ниже по документу пишем слово «приказ», присваиваем ему номер для документооборота. Затем обозначаем дату составления распоряжения и населённый пункт.

Далее оставляем причину издания приказа. В этой части необходимо сослаться на законодательство. Используем следующую формулировку: «в целях реализации норм действующего законодательства, руководствуясь ч. 2, ч. 4 ст. 9 ФЗ «О бухучёте». С красной строки пишем слово «приказываю» и по пунктам утверждаем следующие моменты:

• утверждаем форму путевого листа. Оставляем форму в качестве приложения к приказу;
• обозначаем дату введения формы в действие;
• отдаём распоряжение одному из подчинённых ознакомить с формой всех работников, использующих в своей деятельности транспортные средства;
• возлагаем контроль за исполнением приказа на кого-нибудь из руководящего состава. Эти полномочия может взять на себя лично руководитель компании.

Примерный образец

Не забываем указать разработанный бланк в качестве приложения (обозначаем его номер и дату разработки). На этом процесс составления приказа подходит к концу. Необходимо ознакомить всех упомянутых в тексте документа лиц с его содержанием под подпись (с расшифровкой). В последнюю очередь на официальной бумаге свой автограф оставляет директор. С обозначенной в приказе даты форма начнёт активно использоваться водителями.