Приказ об утверждении порядка согласования — это организационно-распорядительный документ, устанавливающий единые правила визирования и утверждения документов внутри предприятия. В рамках настоящего материала мы рассмотрим процесс внутреннего согласования, его значение для эффективного управления, юридическую роль приказа и нормативные основы данной процедуры.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуСущность и процесс внутреннего согласования
Согласование внутри организации представляет собой многоэтапную процедуру проверки и одобрения документов компетентными специалистами различных подразделений. Процесс начинается с подготовки проекта документа ответственным исполнителем, после чего он последовательно направляется в заинтересованные отделы (юридический, финансовый, технический и др.). Каждый участник согласования изучает документ на предмет соответствия своей области ответственности, вносит при необходимости замечания или визирует его.
Особенно важные документы (крупные контракты, приказы о назначении) могут выноситься на рассмотрение специально создаваемых согласительных комиссий. Завершается процесс окончательным утверждением документа уполномоченным руководителем.
Преимущества регламентированного согласования
Четкий порядок согласования обеспечивает системный подход к подготовке управленческих решений и минимизирует риски ошибок. Он позволяет учитывать мнение всех заинтересованных сторон еще на этапе разработки документа, а не после его подписания. Установленные сроки согласования для различных типов документов предотвращают неоправданные задержки в принятии решений.
Регламентированный процесс особенно важен для финансовых документов, где требуется контроль со стороны нескольких независимых подразделений. В конечном итоге это повышает качество принимаемых решений и снижает операционные риски компании.
Административное значение распорядительного документа
Приказ директора о порядке согласования выполняет несколько ключевых функций: закрепляет единые стандарты работы с документами, определяет зоны ответственности подразделений и устанавливает сроки визирования. В документе указывается перечень документов, подлежащих обязательному согласованию, последовательность прохождения инстанций и лица, ответственные за каждый этап.
Приказ обязателен для исполнения всеми структурными подразделениями и служит основой для разработки более детальных регламентов по отдельным видам документов. Наличие официально утвержденного порядка особенно важно при разрешении внутренних конфликтов и спорных ситуаций, связанных с принятием управленческих решений.
Нормативная база внутреннего согласования
Процедура согласования документов основывается на положениях Федерального закона "О бухгалтерском учете" (для финансовых документов), Трудового кодекса РФ (для кадровых приказов) и Гражданского кодекса РФ (для договоров). Дополнительные требования могут устанавливаться отраслевыми стандартами и внутренними документами компании: положением о документообороте, регламентом подписания договоров, должностными инструкциями.
Особое внимание уделяется соответствию установленного порядка принципам разумности и пропорциональности контроля, чтобы избежать избыточного бюрократического давления на бизнес-процессы.
Техническая реализация процесса согласования
Современные предприятия все чаще используют специализированные системы электронного документооборота (СЭД) для автоматизации процесса согласования. Такие системы позволяют настроить маршруты движения документов, установить сроки выполнения каждого этапа и автоматически напоминать ответственным лицам о необходимости визирования.
Особенно эффективны СЭД при согласовании документов в территориально распределенных компаниях, где физическая передача бумажных носителей затруднена. Вне зависимости от используемой технологии важно вести журнал учета прохождения документов, фиксирующий даты получения, визирования и возможные замечания на каждом этапе согласования.
Ответственность участников согласования
Каждый участник процесса согласования несет персональную ответственность за качество проверки документа в части своей компетенции. Особенно строгие требования предъявляются к финансовым контролерам и юристам, чьи визы подтверждают законность и экономическую обоснованность сделок. Нарушение установленного порядка согласования может повлечь дисциплинарные взыскания, а в случае причинения ущерба предприятию - материальную ответственность.
При этом важно разграничивать ответственность за содержательную часть документа (лежит на исполнителе) и за процедурные аспекты согласования (лежит на координаторе документооборота). Все эти аспекты должны быть четко прописаны в приказе и сопутствующих локальных нормативных актах.
Рассказываем, как оформить приказ «на пальцах»
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет об утверждении конкретного порядка согласования документов, а значит, все сотрудники, участвующие в процедуре согласования, должны будут ему подчиняться. При необходимости делаем ссылку на решение участников общества или совета директоров. Также необходимо решить вопрос о том, кто их работников будет следить за исполнением распоряжения. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
