Приказ об утверждении положения о работе с персональными данными – это распорядительный документ, в соответствии с которым руководитель компании может принять решение о введении единых правил по части взаимодействия с персональными данными граждан. Сегодня мы разберемся, с чьими конкретно персональными данными чаще всего сталкиваются предприятия в своей работе, причем здесь соответствующее распоряжение директора и как правильно его оформить в случае необходимости.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа об утверждении Положения о работе с персональными данными
Бланк приказа об утверждении Положения о работе с персональными данными
Персональные данные в предприятии
Деятельность любой организации без исключения так или иначе связана с взаимодействием с персональными данными граждан. Здесь следует разделить всю персоналку на несколько важных категорий, поскольку они по-разному регулируются законом.
Первая группа персональных данных граждан – это персоналка своих же сотрудников. Дело в том, что Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает правила трудоустройства, согласно которым соискатель предоставляет на работу не только определенный набор информации о себе, но также оригиналы, копии некоторых документов. Полный пакет будет храниться у кадровика. Часть из него в случае увольнения возвратится уже бывшему работнику, а часть так и останется на хранении в архиве.
Вторая группа персональных данных – это сведения о контрагентах, их сотрудниках. Предприятие всегда заключает различного рода деловые соглашения, в которых так или иначе будут фигурировать персональные данные граждан. Это могут быть различного рода договоры поставки, оказания услуг, аренды и так далее. Здесь согласие на обработку персональных данных не требуется.
Третья группа персоналки – это сведения о потребителях, которые компания использует в своих целях. Чаще всего всё начинается с занесения информации о человеке в базу данных. Затем полученные сведения обрабатываются оператором, анализируются, из них делаются определенные выводы. Выступить в качестве оператора обработки персональных данных компаниях может исключительно с согласия субъекта.
Работа с персональными данными
Любое взаимодействие с персональными граждан должно проходить в строгом соответствии с положениями Федерального закона «О защите персональных данных». Нарушение правил может повлечь за собой серьезную ответственность как для организации, так и для конкретного сотрудника, решившего переступить закон. Работники должны чётко понимать, с какой информацией они могут взаимодействовать, а с какой нет, каким конкретно образом.
Для того чтобы установить конкретные правила по части обработки полученных сведений компания имеет возможность издать собственный локальный акт, который должен будет поподробнее разъяснить нормы закона для работников. Таким локальным актом как раз и станет Положение «О работе с персональными данными». Здесь будут конкретно прописаны должности, имеющие возможность выступать в качестве операторов обработки, а также чёткий регламент, в том числе со своими внутренними санкциями.
Форма документа
Говоря о форме приказа об утверждении Положения «О работе с персональными данными», отметим, что не существует каких-то конкретных бланков или шаблонов, которыми работники могли бы руководствоваться при разработке подобного распоряжения. Отсюда получается, что единственное, на что нам следует обратить внимание, – это общие правила делового документооборота, документацию схожего содержания. Придерживаясь ряда относительно несложных требований, на выходе мы сможет добиться максимально корректно оформленного распоряжения начальника.
Исполнить содержательную часть приказа мы должны будем в печатном варианте, поскольку рукописный способ при работе с распорядительной документацией не допускается вовсе. Автограф директора – «живой», то есть оставленный его рукой.
По структуре распоряжение начальника должно состоять из шапки, описательно-мотивировочной и распорядительной частей, а также определенного набора реквизитов. Каждый структурный блок имеет свои особенности, о которых мы сейчас и поговорим.
Объясняем, как составить приказ «на пальцах»
Приказ об утверждении Положения «О работе с персональными данными» нам следует начать составлять с заполнения его шапки. В верхней части документа нужно прописать полное наименование компании, внутри которой и происходит всё мероприятие. Затем здесь же руководитель указывает название текущего распоряжения, присваивает ему уникальный номер согласно утвержденной на предприятии номенклатуре дел. Не забудем оставить дату и место формирования приказа. Под местом следует понимать не конкретный адрес, а лишь населенный пункт, в котором располагается головной офис фирмы.
Ниже по документу приступим к оформлению описательно-мотивировочной части нашего приказа. Здесь директор должен сослаться на имеющиеся у него основание и обоснование для издания такого распоряжения. В частности, можно сослаться на служебную записку одного из подчинённых. Далее начальник пишет слово «приказываю», начинает в столбик перечислять имеющиеся распоряжения по теме:
- с такого-то числа утвердить на предприятии Положение «О работе с персональными данными» (Приложение № 1);
- кадровику ознакомить сотрудников с содержанием настоящего приказа, довести до них информацию о последствиях;
- оставить контроль за исполнением приказа на одного из руководителей.
В завершение работы с документом директор должен будет расписаться за всё вышеизложенное, расшифровать автограф. В таком виде распоряжение уже смело можно отправлять на исполнение. Фактически исполнять приказ будет кадровик, поскольку работа с личной документацией входит в его должностные обязанности.
Примерный образец
