Приказ об утверждении должностных лиц, имеющих право подписи первичных документов – это распорядительный документ, в соответствии с которым начальник предприятия может принять решение об определении конкретного круга сотрудников с правом подписи первички. Сегодня мы разберемся, какие документы относятся к первичной документации, кому обычно гарантируется такое право, причем здесь приказ директора и как правильно его оформить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа об утверждении перечня должностных лиц, имеющих право подписи первичных документов
Бланк приказа об утверждении перечня должностных лиц, имеющих право подписи первичных документов
Право подписи должностного лица
Утверждение перечня должностных лиц, наделённых правом подписи первичных документов, — это организационная мера, направленная на упорядочение документооборота, минимизацию рисков ошибок и злоупотреблений. Такая процедура необходима для обеспечения юридической силы документов, соблюдения требований бухгалтерского и налогового учёта, а также для распределения ответственности среди сотрудников.
Например, если право подписи накладных или актов выполненных работ предоставлено только конкретным лицам, это снижает вероятность оформления фиктивных сделок или подделки документов.
Первичная документация
Первичные документы — это основа бухгалтерского и налогового учёта. К ним относятся документы, подтверждающие факт хозяйственной операции: товарные накладные (ТОРГ-12), акты приёма-передачи работ (услуг), счета-фактуры, кассовые ордера, договоры, платёжные поручения и другие. Эти документы фиксируют условия сделки, её стоимость, сроки и участников.
Без правильно оформленной и подписанной первички организация не сможет обосновать расходы, принять НДС к вычету или защитить свои интересы в суде.
Роль приказа директора
Роль приказа директора в этой процедуре является центральной. Приказ утверждает перечень сотрудников, имеющих право подписи, определяет виды документов, которые они могут заверять, и устанавливает порядок внесения изменений в этот перечень. В приказе указываются ФИО и должности уполномоченных лиц, образцы их подписей, а также срок действия полномочий (например, бессрочно или на период замещения основного сотрудника).
Приказ обязателен для ознакомления всеми сотрудниками и служит доказательством легитимности действий уполномоченных лиц при проверках. Например, если право подписи актов передано менеджеру проекта, приказ исключает претензии со стороны контрагентов или налоговых органов.
Нормативная база
Процедура основывается на нормах Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (ст. 9, 10), который требует, чтобы первичные документы подписывались лицами, ответственными за совершение операции. Налоговый кодекс РФ (ст. 169, 252) регулирует оформление счетов-фактур и обоснование расходов. Гражданский кодекс РФ (ст. 160–165) устанавливает общие правила подписания сделок, а Трудовой кодекс РФ (ст. 57) закрепляет право работодателя определять должностные обязанности сотрудников. Дополнительно учитываются локальные акты организации, такие как Устав, Положение о документообороте и должностные инструкции.
Право подписи первичных документов обычно предоставляется:
- руководителю организации — подписывает договоры, акты сверок, финансовые документы;
- главному бухгалтеру — заверяет счета-фактуры, платёжные поручения, налоговые декларации;
- руководителям подразделений (например, начальник отдела продаж подписывает накладные, а руководитель отдела закупок — акты приёмки товаров);
- материально-ответственным лицам (кладовщики, менеджеры по логистике) — подписывают документы по приёму-передаче товаров;
- уполномоченным сотрудникам на основании доверенности (например, юрист подписывает претензии, а заместитель директора — акты выполненных работ).
Таким образом, утверждение перечня лиц, имеющих право подписи, — это механизм контроля, который обеспечивает прозрачность операций, защиту от фальсификаций и соблюдение законодательства. Процедура требует регулярного обновления перечня при изменении штатной структуры, а также ознакомления сотрудников с их обязанностями и зонами ответственности.
Инструкция по оформлению приказа
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет об утверждении перечня должностных лиц с гарантированным правом подписи первичных документов, раздает подчинённым соответствующие распоряжения, возлагает ответственность за исполнение приказа, а также человека, который будет осуществлять контроль. Чаще всего контроль директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
