Приказ об утверждении обходного листа – это распорядительный документ, устанавливающий единую форму и порядок оформления документа при увольнении или переводе сотрудника. В рамках настоящего материала мы рассмотрим назначение обходного листа, последствия его несвоевременного заполнения, значение стандартизации формы, роль приказа и нормативную базу процедуры.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуНазначение и применение обходного листа
Обходной лист представляет собой документ, который подтверждает завершение сотрудником всех необходимых процедур перед увольнением или переводом. Он используется для проверки отсутствия материальных и документационных задолженностей, передачи дел, оборудования и электронных ключей доступа. В листе последовательно указываются подразделения, которые должен посетить сотрудник (бухгалтерия, отдел кадров, IT-служба, склад и др.).
Особое значение обходной лист имеет при увольнении материально ответственных лиц – он служит доказательством полного расчета с предприятием. Документ позволяет систематизировать процесс передачи дел и избежать проблем при последующих проверках.
Последствия несвоевременного оформления
Если сотрудник не предоставит полностью заполненный обходной лист в установленный срок, это может стать основанием для задержки окончательного расчета и выдачи трудовой книжки. В случае обнаружения непереданного имущества или невыполненных обязательств работодатель вправе удержать сумму ущерба из окончательного расчета.
Для увольняющихся по собственному желанию задержка с обходным листом может привести к переносу даты увольнения, так как днем прекращения трудовых отношений считается дата завершения всех процедур. Особенно строго эти требования применяются к сотрудникам, имевшим доступ к коммерческой тайне или работавшим с материальными ценностями.
Значение единой стандартной формы
Унифицированная форма обходного листа обеспечивает единый подход к процедуре увольнения или перевода для всех подразделений компании. Она исключает возможность пропуска важных этапов проверки и гарантирует учет всех аспектов расчетов с сотрудником. Стандартный бланк содержит перечень всех служб, которые должны подтвердить отсутствие претензий, с указанием конкретных проверяемых параметров (возврат пропусков, закрытие кредиторской задолженности и т.д.).
Единая форма упрощает кадровый учет и позволяет быстро находить информацию при последующих проверках. Кроме того, она обеспечивает равные условия для всех сотрудников при завершении трудовых отношений.
Административное значение приказа руководителя
Приказ об утверждении обходного листа выполняет несколько важных функций: закрепляет обязательность его применения, устанавливает единые требования к содержанию и порядку заполнения. В приказе указываются категории сотрудников, для которых оформление листа обязательно (обычно все работники, кроме увольняемых за нарушение трудовой дисциплины). Документ определяет сроки прохождения процедуры и лиц, ответственных за проверку правильности заполнения.
Утвержденная приказом форма становится обязательной для всех подразделений компании, что исключает возможность произвольного изменения перечня проверяемых параметров. Приказ также служит основанием для отказа в окончательном расчете при отсутствии правильно оформленного обходного листа.
Нормативная база процедуры
Порядок оформления обходного листа основывается на положениях Трудового кодекса РФ (ст. 84.1 о порядке прекращения трудового договора), Федерального закона "О персональных данных" (в части возврата носителей информации). Для отдельных отраслей действуют ведомственные нормативные акты, устанавливающие дополнительные требования (например, приказ Минздрава для медицинских работников).
Локальные нормативные акты предприятия (правила внутреннего трудового распорядка, положение о защите коммерческой тайны) конкретизируют общие требования применительно к специфике деятельности организации. Особое внимание уделяется соответствию процедуры принципам защиты прав работников и работодателей.
Ответственность за соблюдение процедуры
Ответственность за правильное оформление обходного листа распределяется между кадровой службой (контроль общего процесса), руководителями подразделений (проверка конкретных параметров) и самим сотрудником (своевременное прохождение процедуры). Нарушение установленного порядка может повлечь дисциплинарную ответственность для должностных лиц, допустивших небрежность при проверке.
Для сотрудников несвоевременное предоставление заполненного листа может обернуться задержкой выплат и другими неблагоприятными последствиями. Правильно оформленный обходной лист служит важным доказательством при разрешении возможных трудовых споров, подтверждая факт полного расчета между работником и работодателем.
Инструкция по оформлению приказа
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет об утверждении конкретной формы обходного листа, заполняемого при увольнении сотрудника с предприятия. При необходимости делаем ссылку на решение участников общества или совета директоров. Также необходимо решить вопрос о том, кто их работников будет следить за исполнением распоряжения. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
