Приказ об утверждении форм организационных и распорядительных документов – это официальный документ, в соответствии с которым директор организации утверждает к применению сотрудниками определенные бланки и шаблоны при подготовке официальных бумаг соответствующих категорий. В рамках настоящего текста мы разберемся, какое место организационные и распорядительные документы занимают во внутренней деятельности предприятия, причем здесь соответствующий приказ начальника, как правильно его оформить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа об утверждении форм организационных и распорядительных документов
Бланк приказа об утверждении форм организационных и распорядительных документов
Внутренние документы
Организационные и распорядительные документы составляют нормативно-правовую основу деятельности предприятия, регламентируя порядок его функционирования, систему управления и взаимодействия между структурными подразделениями. К ним относятся уставы, положения, инструкции, правила, приказы, распоряжения и протоколы, которые закрепляют организационную структуру, распределение полномочий, а также фиксируют управленческие решения. Эти документы обеспечивают стабильность бизнес-процессов, юридическую защищенность операций и прозрачность корпоративных процедур.
Их значение особенно велико в контексте соблюдения требований законодательства, разрешения спорных ситуаций и прохождения проверок контролирующих органов.
Форма документации
Формы организационных и распорядительных документов могут быть как типовыми, разработанными в соответствии с общепринятыми стандартами делопроизводства, так и индивидуальными, адаптированными под специфику конкретного предприятия. Они составляются в письменной форме (бумажной или электронной) и должны содержать обязательные реквизиты: наименование организации, вид документа, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту, подпись, визы согласования и печать при необходимости. Для электронного документооборота дополнительно требуется использование квалифицированной электронной подписи.
Унифицированные формы, утвержденные законодательно (например, кадровые приказы по формам Т-1–Т-14), применяются без изменений, тогда как внутренние документы (положения, регламенты) разрабатываются организацией самостоятельно с учетом требований Госстандарта и отраслевых норм.
Роль приказа
Центральную роль в процедуре утверждения форм организационных и распорядительных документов играет приказ руководителя предприятия. Данный распорядительный документ закрепляет перечень применяемых форм, назначает ответственных за их разработку и контроль исполнения, устанавливает сроки введения в действие и порядок внесения изменений.
Приказ издается на основании протокола заседания правления или иного коллегиального органа либо по инициативе директора и подлежит обязательной регистрации в журнале учета распорядительных документов. В тексте приказа указываются причины утверждения новых или пересмотренных форм (изменение законодательства, реорганизация компании, оптимизация документооборота), что обеспечивает правомерность дальнейшего использования этих документов.
Нормативная база
Правовую основу процедуры составляют:
- Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (для документов финансового характера);
- Трудовой кодекс РФ (в части кадрового делопроизводства);
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации. Организационно-распорядительная документация» (требования к оформлению);
- Постановление Госкомстата РФ № 1 (унифицированные формы первичной учетной документации);
- Устав предприятия и локальные нормативные акты.
Фирменные бланки
Разработкой форм организационных и распорядительных документов занимаются профильные специалисты предприятия в зависимости от вида документа: юристы готовят проекты уставных документов и договоров, кадровая служба - приказы по личному составу, бухгалтерия - финансовые распоряжения, а отдел делопроизводства координирует процесс и обеспечивает единообразие оформления. К работе могут привлекаться руководители структурных подразделений, которые предоставляют информацию для регламентирующих документов по своим направлениям деятельности.
Особо важные документы (например, коллективный договор или положение об оплате труда) разрабатываются комиссионно с участием профсоюзных органов. Все проекты документов проходят стадию согласования, юридической экспертизы и визирования перед утверждением руководителем.
Утвержденные формы организационных и распорядительных документов подлежат учету и хранению в соответствии с установленными сроками (от 1 года до 75 лет в зависимости от вида документа). Их применение контролируется службой документационного обеспечения, а несоблюдение утвержденных форм может повлечь дисциплинарную ответственность сотрудников и признание документов недействительными при проверках. Регулярный пересмотр и актуализация форм документов (не реже одного раза в 3-5 лет) позволяют поддерживать их соответствие изменяющемуся законодательству и бизнес-процессам компании.
Инструкция по оформлению приказа
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет об утверждении на предприятии определенных форм организационных и распорядительных документов, раздает подчинённым соответствующие распоряжения, возлагает ответственность за исполнение приказа, а также назначает человека, который будет осуществлять контроль. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
