Приказ об организации исполнения поручений — это организационно-распорядительный документ, устанавливающий единый порядок постановки, учета и контроля выполнения управленческих решений. В рамках настоящего материала мы рассмотрим ключевые аспекты создания эффективной системы контроля исполнения поручений на предприятии.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуСистема контроля исполнения поручений
Контроль за исполнением поручений представляет собой важнейший элемент управленческой деятельности, обеспечивающий реализацию принятых решений в установленные сроки. Он необходим для поддержания дисциплины исполнения, оперативного выявления проблемных вопросов и оценки результативности работы персонала. Современные системы контроля включают не только фиксацию факта выполнения, но и анализ качества исполнения, соответствия поставленным задачам.
Особое значение имеет предварительный контроль на этапе постановки задач, когда уточняются сроки, ресурсы и показатели результата. Грамотно организованный контроль позволяет повысить исполнительскую дисциплину и эффективность управления.
Ответственные за контроль исполнения
Персональную ответственность за организацию контроля исполнения поручений несет руководитель организации и его аппарат управления. В крупных компаниях эти функции возлагаются на специальные подразделения - управление делами, канцелярию или секретариат. Непосредственные исполнители обязаны своевременно информировать о ходе выполнения поручений. В современных условиях все чаще создаются специальные рабочие группы по контролю исполнения особо важных поручений.
Важно, чтобы все участники процесса были четко ознакомлены со своими обязанностями и сроками отчетности.
Нормативное регулирование процесса
Правовую основу контроля исполнения поручений составляют Федеральный закон "О государственной гражданской службе", указы Президента и постановления Правительства РФ для государственных структур. Коммерческие организации руководствуются локальными нормативными актами - уставом, положениями о документообороте, должностными инструкциями.
Особое значение имеют стандарты делопроизводства (ГОСТ Р 7.0.97-2016), регламентирующие оформление распорядительных документов. В последние годы активно внедряются электронные системы документооборота, требующие адаптации традиционных процедур контроля.
Роль приказа руководителя
Приказ директора служит правовой основой для создания системы контроля исполнения поручений в организации. В документе закрепляются единые требования к оформлению поручений, срокам их исполнения и формам отчетности. Особое внимание уделяется регламентации действий при выявлении нарушений сроков или некачественного исполнения.
Приказ должен содержать четкое распределение ответственности между структурными подразделениями за различные этапы контроля. Правильно оформленный распорядительный документ позволяет избежать дублирования функций и повышает эффективность управленческой деятельности.
Практика внедрения системы контроля
Эффективная система контроля исполнения поручений требует комплексного подхода, сочетающего организационные меры и современные технологии. Многие предприятия внедряют специализированные программные продукты, позволяющие автоматизировать процессы постановки, учета и контроля задач. Обязательным элементом является регулярный анализ исполнения поручений на совещаниях у руководства.
Все сотрудники должны быть ознакомлены с приказом под подпись, что подтверждает их информированность о требованиях. Анализ результатов контроля позволяет своевременно выявлять системные проблемы в организации исполнения и вносить необходимые коррективы в управленческие процессы.
Документационное обеспечение контроля
Система контроля исполнения поручений требует ведения специальной документации - журналов учета, карточек контроля, отчетных форм. Особое значение имеет единый реестр поручений, позволяющий оперативно отслеживать их статус. Все поручения должны содержать четкие формулировки, конкретные сроки и показатели результата.
Документы по исполнению поручений хранятся в течение установленных сроков и могут быть использованы при оценке эффективности работы подразделений. Внедрение электронного документооборота значительно ускоряет процессы контроля и повышает его прозрачность.
Ответственность за неисполнение
За ненадлежащее исполнение поручений предусмотрены дисциплинарные взыскания - от замечания до увольнения, в соответствии с трудовым законодательством. Повторные нарушения могут привести к депремированию или другим материальным санкциям, если они предусмотрены локальными актами. Руководители подразделений несут персональную ответственность за организацию контроля исполнения вверенных им поручений.
В случае возникновения серьезных последствий от неисполнения возможно привлечение к материальной ответственности. Система контроля должна обеспечивать справедливую оценку причин неисполнения и дифференцированный подход к мерам воздействия.
Инструкция по оформлению распоряжения
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет о введении контроля за исполнением поручений внутри организации. Также необходимо решить вопрос о том, кто их работников будет следить за исполнением распоряжения. Не забудем назначить одного из сотрудников ответственным за ознакомлением с новым регламентом всех коллег. Это может быть руководитель отдела или целого направления, заместитель директора. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
