Приказ об оформлении электронных подписей (ЭП) — это внутренний распорядительный документ, обязывающий сотрудников организации получить и использовать ЭП для работы с электронными документами. В рамках настоящего материала мы рассмотрим суть электронной подписи, ее роль в бизнес-процессах, нормативную базу и этапы внедрения.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа об оформлении для сотрудников электронных подписей
Бланк приказа об оформлении для сотрудников электронных подписей
Электронная подпись: сущность и отличия от физической
Электронная подпись — это цифровой аналог собственноручной подписи, созданный с использованием криптографических технологий. В отличие от физической, ЭП обеспечивает не только идентификацию лица, но и подтверждает целостность документа: любое изменение после подписания делает подпись недействительной. Квалифицированная ЭП (КЭП) приравнивается к рукописной подписи с печатью и обладает максимальной юридической силой.
Технически она состоит из закрытого ключа (хранится у владельца) и открытого ключа (проверяет подлинность), что исключает подделку.
Электронные подписи требуются сотрудникам для участия в системах электронного документооборота (УПД, КЭДО), где они заменяют бумажные подписи и печати. Например, в УПД ЭП подтверждает факт передачи товаров или услуг, а в кадровом ЭДО — легитимность приказов и трудовых договоров. Использование ЭП сокращает сроки согласования документов, автоматизирует процессы и минимизирует ошибки.
Кроме того, ЭП обязательна для сдачи отчетности в государственные органы (ФНС, ПФР) через онлайн-сервисы.
Роль приказа директора во внедрении электронных подписей
Приказ руководителя устанавливает правовые и организационные рамки для оформления и использования ЭП. В документе фиксируются категории сотрудников, обязанных получить подписи, сроки их оформления и ответственные за процесс подразделения (например, ИТ-отдел или HR). Приказ также утверждает регламент работы с ЭП: правила хранения ключей, порядок действий при утере или компрометации.
Без такого распоряжения внедрение ЭП становится необязательным, что приводит к фрагментарности процессов и рискам юридической недействительности документов.
Основой для применения ЭП в России служит Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который разделяет подписи на три вида: простую, неквалифицированную и квалифицированную (КЭП). Для документов в УПД и КЭДО, согласно Налоговому кодексу (ст. 169) и Трудовому кодексу (ст. 312.1), обязательна КЭП.
Дополнительные требования содержатся в приказах Минкомсвязи (например, № 794 о форматах ключей) и отраслевых стандартах (например, для госзакупок — 44-ФЗ). Организации также должны учитывать внутренние регламенты, согласованные с ФСБ и ФСТЭК, для защиты криптографических средств.
Процедура оформления электронных подписей
Оформление ЭП начинается с выбора аккредитованного удостоверяющего центра (УЦ), который проверит документы сотрудника (паспорт, СНИЛС) и выпустит сертификат. Для КЭП требуется личное присутствие сотрудника или нотариально заверенная доверенность. Далее ключи записываются на защищенный носитель (токен или смарт-карту) или в облако с двухфакторной аутентификацией.
Внутри компании проводится обучение сотрудников: как подписывать документы, хранить ключи и реагировать на кибератаки. Завершающий этап — интеграция ЭП в корпоративные системы (например, 1С или SAP) и тестирование процессов.
Приказ об оформлении электронных подписей — это стартовая точка для цифровизации документооборота, обеспечивающая юридическую значимость и безопасность операций. ЭП не только заменяет физическую подпись, но и повышает эффективность бизнес-процессов за счет автоматизации. Соблюдение нормативных требований, обучение сотрудников и защита криптографических инструментов позволяют организациям минимизировать риски и полностью перейти на электронный формат взаимодействия с контрагентами и государством.
Объясняем, как оформить приказ «на пальцах»
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет об оформлении для сотрудников электронных подписей, дает соответствующее распоряжение одному из подчинённых. Также необходимо решить вопрос о том, кто их работников будет следить за исполнением распоряжения. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
