Приказ о выдаче средств на заправку автомобиля

Приказ о выдаче средств на заправку автомобиля – это распорядительный документ руководителя организации, на основании которого начальник сможет утвердить правила выдачи денег сотруднику, чтобы тот заправлял служебную машину. Сегодня мы разберемся, кто из работников должен заниматься заправкой служебных авто, как правильно составить соответствующий приказ.

Заправка служебной машины

Как известно, если организация принимает решение о том, что будет пользоваться в своей работе служебными машинами, она соглашается регулярно нести связанные с ними расходами. Не говоря об амортизации и регулярном техническом обслуживании, любой автомобиль нуждается в заправке топливом. В понятие «ГСМ» может входить как дизельное, так и бензиновое топливо. В любом случае время от времени придется заезжать на автоматическую заправочную станцию или же приобретать бочку к себе в гараж, заправляться самостоятельно. Как правило, предпочтение отдается именно первому способу сразу по нескольким причинам.

Трудовой кодекс Российской Федерации говорит нам о том, что работодатель обязан обеспечить своих работников всем необходимым для осуществления ими трудовой деятельности. Сюда относят инструменты, оборудование, устройства и так далее. Очевидно, если работа сотрудника связна с эксплуатацией машины, то заправлять транспортное средство должна организации, а не сам работник.

На сегодняшний день существует несколько способов заправки служебных машин:

• заправка из заранее приобретенной бочки в гараже;
• заправка через топливную карту;
• заправка за наличку или по безналу за счет выделенных бухгалтерией средств.

Третий вариант из всех вышеперечисленных является наиболее распространённым. Именно здесь нам и пригодится приказ о выдаче средств на заправку.

Действие приказа

Приказ о выдаче средств на заправку автомобиля может носить как единоразовый характер работы, так и иметь постоянное действие. В первом случае директор распорядится выдать сотруднику деньги в бухгалтерии единожды. Здесь водитель машины должен будет взять кассовый чек с заправки и принести в бухгалтерию в ближайшее время, чтобы к нему не возникло вопросов. Если так сложится, что работник по каким-то причинам не сможет объяснить расходы, из его заработной платы начнут удерживать денежные средства.

Если заправка автомобиля предполагает регулярный характер, имеет смысл издать один приказ, позволяющие обеспечить этот механизм. Например, позволяем работнику брать в бухгалтерии денежные средства на заправку машины еженедельно, в подотчет. Здесь мы в любом случае должны будем ограничить предельную сумму, которую водитель сможет взять на свою вину. Конкретная сумма зависит от расхода топлива в машине, километража и прочих факторов.

Форма документа

Говоря о форме приказа о выдаче средств на заправку автомобиля, следует отметить, что отечественный законодатель не предлагает нам к применению каких-либо строгих бланков или шаблонов для составления такого документа. Отсюда мы делаем вывод, что формировать официальную бумагу сотрудник будет самостоятельно и в свободной форме. Для формирования такого приказа достаточно будет соблюдать ряд несложных правил, а именно:

• придерживаемся делового стиля языка и нейтрального тона повествования;
• соблюдаем деловой стиль языка и нейтральный тон повествования;
• знакомим всех сотрудников с содержанием настоящего приказа под роспись;
• расшифровываем все оставленные на бумаге автографы (фамилия и инициалы).

Написать текст приказа мы должны в печатном варианте. Для этого потребуется сесть за компьютер, воспользоваться соответствующим софтом и МФУ. Носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить приказ

Процесс формирования приказа о выдаче средств на заправку автомобиля нам следует начать составлять с заполнения шапки. В верхней части документа мы должны будем обозначить полное наименование организации, в которой трудимся, а также её организационно-правовую форму. Далее мы пропишем наименование текущего распоряжения, присваиваем ему уникальный номер согласно внутренней номенклатуре. Не забываем также оставить дату и место формирования официальной бумаги. Под местом в нашем случае принято понимать не конкретный адрес, а лишь населенный пункт, в котором работает фирма.

Ниже по документу приступаем к формированию описательно-мотивировочной части приказа. Здесь директор ссылается на поступившую от подчинённого служебку о выдаче ему средств на заправку автомобиля, пишет слово «приказываю», начинает перечислять свои распоряжения в столбик:

• выдать водителю денежные средства в таком-то размере на заправку служебного автомобиля в подотчет;
• кадровику ознакомить водителя с содержанием настоящего приказа;
• возложить на одного из подчинённых контроль за исполнением настоящего распоряжения.

Примерный образец