Приказ о возмещении расходов на проезд в командировку и обратно в размере фактических затрат — это распорядительный документ, подтверждающий обязательство работодателя компенсировать сотруднику реальные транспортные расходы, понесенные при служебной поездке. В рамках настоящего материала мы рассмотрим нормативные требования, порядок оформления и практические аспекты возмещения командировочных расходов.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуКомандировочные расходы
Процедура возмещения транспортных расходов регламентируется трудовым законодательством и предполагает полную компенсацию работодателем документально подтвержденных затрат на проезд к месту командировки и обратно. Согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан возмещать все необходимые расходы, связанные со служебной поездкой, включая стоимость проезда, проживания, суточные и иные расходы, обусловленные характером задания.
Расчет суммы возмещения производится исключительно на основании оригиналов проездных документов (билетов на транспорт, квитанций об оплате такси, чеков АЗС при использовании личного автомобиля), при этом компенсация не может превышать фактически понесенные расходы, за исключением случаев, когда локальными нормативными актами организации установлены повышенные нормы возмещения.
Особое внимание уделяется корректному оформлению документов - билеты должны содержать даты, соответствующие периоду командировки, а при использовании личного транспорта дополнительно предоставляется расчет километража по утвержденным организацией нормам.
Документальное оформление должно включать:
- полный комплект оригиналов транспортных билетов;
- гостиничные счета с печатью отеля;
- кассовые чеки и квитанции;
- заполненный авансовый отчет (форма АО-1);
- служебное задание и приказ о командировке.
Бухгалтерия проверяет:
- соответствие дат командировки и проездных документов;
- обоснованность выбранного транспорта (класс обслуживания);
- соответствие фактических расходов утвержденным нормам;
- наличие всех необходимых реквизитов в предоставленных документах.
Юридическая роль приказа
Приказ руководителя является обязательным документом, завершающим процедуру возмещения командировочных расходов. В приказе указываются: персональные данные командированного сотрудника, цель и сроки командировки, перечень возмещаемых расходов с указанием конкретных сумм по каждому виду затрат, реквизиты подтверждающих документов, а также источник финансирования. Документ подписывается руководителем после проверки представленных работником документов и визирования их бухгалтерией, служа основанием для перечисления денежных средств сотруднику.
Важно отметить, что приказ издается только после предоставления работником полного пакета документов и заполненного авансового отчета по форме №АО-1, который должен быть утвержден руководителем подразделения и главным бухгалтером.
Нормативная база
Правовую основу процедуры составляют положения Трудового кодекса РФ (статья 168), а также локальные нормативные акты организации (положение о командировках, приказы руководителя).
В случае отказа бухгалтерии возместить документально подтвержденные расходы работник вправе потребовать письменного объяснения причин отказа и, при несогласии с принятым решением, обратиться с жалобой к руководителю организации, в Государственную инспекцию труда или в суд. Судебная практика по таким спорам однозначно становится на сторону работника при условии полного и правильного оформления всех необходимых документов, подтверждающих как факт командировки, так и понесенные расходы.
Для предотвращения конфликтных ситуаций рекомендуется заранее ознакомиться с внутренними нормами организации по возмещению командировочных расходов и сохранять все оригиналы документов, связанных с поездкой. Внутренний регламент так же важен, как и нормы федерального законодательства.
Разбираемся, как оформить распоряжение
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет о возмещении расходов на проезд в командировку и обратно в размере фактических затрат, а также указывает на человека, который будет осуществлять контроль. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
