Приказ о внесении изменений в положение о работе с персональными данными – это распорядительный документ, в соответствии с которым руководитель компании может принять решение о необходимости правок локального документа по работе с персональными данными. Сегодня мы разберемся, какие персональные данные могут оказаться в распоряжении организации, в каких случаях речь может пойти о внесении изменений, причем здесь соответствующий приказ начальника.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о внесении изменений в Положение о работе с персональными данными
Бланк приказа о внесении изменений в Положение о работе с персональными данными
Персональные данные на предприятии
Любая организация, существующая на рынке, со временем будет накапливать в своём архиве персональные данные различных граждан. Для удобства их разделяют на несколько условных групп.
Первая категория граждан, персональные данные которых оказываются в руках предприятия, – это её же собственные сотрудники. Трудовой кодекс Российской Федерации предусматривает процедуру трудоустройства, в рамках которой человек обязан предоставить потенциальному работодателю определенный набор личной документации. В частности, нужно будет передать в отдел кадров паспорт, документ об образовании, а также трудовую книжку при условии её наличия. Сотрудник кадровой службы снимет копии с документов, а трудовую книжку и вовсе оставит на хранение в сейфе.
Вторая категория – это различного рода потребители и контрагенты. Компания в ходе своей деятельности, чем бы она ни занималась, так или иначе заключает различные сделки, взаимодействует с гражданами и другими юридическими лицами. Следовательно, практически во всей документации такого толка будут содержаться персональные данные.
Положение о работе с персональными данными
Организация буквально обязана иметь положение о работе с персональными данными, чтобы избежать различных скандалов и нарушений действующего законодательства со своей стороны. В таком локальном документе должны содержаться правила и требования, направленные на систематизацию работы сотрудников и внутреннего документооборота.
Следует держать в уме, что за нарушение правил взаимодействия с персональными данными граждан может последовать серьезная ответственность, в том числе гражданско-правовая и административная. В первом случае речь идёт о частном обращении гражданина с исковым заявлением в суд, а во втором – о проверке со стороны контролирующих госорганов. В теории организацию может ждать весомый денежный штраф с предписанием об устранении нарушений.
Во избежание допущения подобного развития событий, следует заблаговременно позаботиться о внесении необходимых изменений в положение о работе с персональными данными. Для этого потребуется издать соответствующий приказ директора, воплотить его в жизнь руками представителей предприятия.
Форма документа
Говоря о форме приказа о внесении изменений в положение о работе с персональными данными, следует отметить, что по состоянию на сегодняшний день и вовсе не существует каких-то конкретных бланков или шаблонов, которыми можно было бы руководствоваться при оформлении официальной бумаги такого толка. Отсюда следует, что единственное, что мы должны взять на вооружение, – это общие правила делового документооборота. Придерживаясь ряда несложных стандартных требований, на выходе мы сможет получить максимально корректно оформленный приказ начальника, с которым не возникнет проблем.
Структурно приказ о внесении изменений в положение о работе с персоналкой должен состоять из следующих составных элементов:
- шапка с реквизитами;
- описательно-мотивировочная часть;
- просительная часть.
Исполнить текст распоряжения нам придется именно в печатном варианте, поскольку рукописный способ и вовсе не допускается к применению на практике. Носителем информации для нас станет чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как оформить приказ
Приказ о внесении изменений в положение о работе с персональными данными нам следует начать составлять с заполнения его шапки. В верхней части документа нужно прописать полное наименование компании, внутри которой и происходит всё мероприятие. Затем здесь же руководитель указывает название текущего распоряжения, присваивает ему уникальный номер согласно утвержденной на предприятии номенклатуре дел. Не забудем оставить дату и место формирования приказа. Под местом следует понимать не конкретный адрес, а лишь населенный пункт, в котором располагается головной офис фирмы.
Ниже по документу приступим к оформлению описательно-мотивировочной части нашего приказа. Здесь директор должен сослаться на имеющиеся у него основание и обоснование для издания такого распоряжения. В частности, можно сослаться на служебную записку одного из подчинённых. Далее начальник ссылается на положения Федерального закона «О защите персональных данных», пишет слово «приказываю», начинает в столбик перечислять имеющиеся распоряжения по теме:
- с такого-то числа утвердить изменения в положение о работе с персональными данными;
- кадровику ознакомить сотрудников с содержанием настоящего приказа, довести до информацию о последствиях;
- оставить контроль за исполнением приказа на одного из руководителей.
В завершение работы с документом директор должен будет расписаться за всё вышеизложенное, расшифровать автограф. В таком виде распоряжение уже смело можно отправлять на исполнение. Фактически исполнять приказ будет кадровик, поскольку работа с личной документацией входит в его должностные обязанности.
Примерный образец
