Приказ о включении в план командировок

Приказ о включении в план командировок – это распорядительный документ, в соответствии с которым руководитель организации может дополнить уже утвержденный план командировок еще одной или несколькими служебными поездками. Сегодня мы разберемся, что вообще представляет собой план командировок, на каких предприятиях он обычно используется, зачем вообще нужен.

План командировок

План командировок представляет собой самостоятельный внутренний документ предприятия, в котором утверждаются даты будущих служебных поездок, а также сотрудники, которые в них отправятся. Такая заблаговременная подготовка позволит не только грамотно распорядиться ресурсами предприятия, но также распределить рабочее время подчинённых.

Сам план утверждается заблаговременно на будущие периоды времени, будь то месяц, квартал или же год. Обычно стандартным периодом считается именно квартал как наиболее актуальный. На такое недалекое будущее можно без проблем спланировать служебные поездки сотрудников, а также выделить на них деньги. Если вдруг возникла ситуация, требующая внести корректировки в утвержденный график, директору компании придется издать соответствующий приказ, уведомить об этом ответственных сотрудников.

Включение в план

Говоря о включении в план командировок, следует отметить, что это мероприятие потребует совместной работы представителей сразу нескольких отделов. Во-первых, реализацией распоряжения займется кадровая служба, поскольку именно кадры работают с личной документацией сотрудников, распорядительными документами. Кадровик должен будет оформить приказ на новую командировку работника.

Во-вторых, включение в план командировок придется отрабатывать и бухгалтеру. Именно бухгалтерия занимается вопросами выделения денежных средств на рабочие нужды. Как ни крути, а командировка всегда связана с расходами по типу суточных, проживания, проезда и так далее. Конкретные суммы обычно прописываются в плане командировок, чтобы компания смогла заблаговременно распланировать свой бюджет, поскольку именно в этом и заключается его основная функция.

В-третьих, кому-то придется дополнительно заняться подбором самых актуальных транспортных маршрутов и мест для проживания. Это может быть начальник отдела, сотрудник которого и направляется в служебную поездку. Потребуется не просто забронировать первые попавшиеся варианты, но найти те, что максимально полно отражают ожидания предприятия по части соотношения цены и качества.

Основание и обоснование

Следует понимать, что приказ директора в любом случае должен обладать определенной юридической силой, в связи с чем за ним обязательно должны стоять соответствующие основание и обоснование. Разберемся в этом вопросе поподробнее.

Под основанием принято понимать какое-то внутреннее обращение, поступившее в адрес начальника, на основании которого он и принял решение относительно включения в план командировок дополнительной служебной поездки. Таким документом станет заявление или же служебная записка от одного из подчинённых, будь то начальник отдела или же рядовой работник.

Что касаемо обоснования, то здесь потребуется оставить ссылку на нормативное обоснование для принятия такого решения. В нашем случае директор должен будет сослаться на 166 статью Трудового кодекса РФ. Именно здесь законодатель сконцентрировал положения относительно служебных поездок и их реализации.

Форма документа

Говоря о форме приказа о включении в план командировок, следует отметить, что по состоянию на сегодняшний день отечественный законодатель и вовсе не предлагает нам к применяю каких-либо конкретных бланков или шаблонов для составления такого документа. Отсюда получается, что сформировать официальную бумагу в теории сможет совершенно любой сотрудник, перед которым была поставлена соответствующая задача. При работе ему придется соблюдать ряд базовых требований, а именно:

• деловой стиль языка и нейтральный тон повествования;
• обособление шапки, мотивировочной и распорядительной частей;
• обязательное ознакомление с содержанием приказа под роспись;
• расшифровка всех оставленных на бумаге автографов.

Написать текст приказа о включении в план командировок допускается только в печатном варианте, рукописный способ здесь применять не принято. Традиционным носителем информации в нашем случае станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить приказ

Процесс формирования приказа о включении в план командировок нам следует начать с заполнения его шапки. В верхней части документа обозначим наименование компании, внутри которой и происходит всё мероприятие, а также её организационно-правовую форму. Далее исполнитель напишет название текущего распоряжения, присвоит ему уникальный номер согласно утвержденной на предприятии номенклатуры дел. Не забудем также оставить дату и место составления приказа.

Ниже по документу директор ссылается на поступившее в его адрес обращение о включении в план командировок дополнительной служебной поездки, а также на 166 статью Трудового кодекса Российской Федерации, пишет слово «приказываю», перечисляет свои распоряжения в столбик:

• кадровику включить в план командировок служебную поездку такого-то сотрудника в таких-то числах;
• бухгалтеру выделить бюджет на служебную поездку согласно измененному плану;
• кадровику ознакомить с содержанием настоящего приказа всех причастных к нему лиц;
• возложить контроль за исполнением приказа на одного из подчинённых.

Примерный образец