Приказ о списании недостачи в пределах норм естественной убыли – это официальная бумага, на основании которой руководитель компании может утвердить списание определенного количества материальной ценности со склада, отразив их в отчетности как естественную убыль. Сегодня мы разберемся, в каких случаях директор будет вынужден издать соответствующее распоряжение, что принято понимать под естественной убылью, причем здесь приказ и как правильно его оформить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о списании недостачи в пределах норм естественной убыли
Бланк приказа о списании недостачи в пределах норм естественной убыли
Естественная убыль
Естественная убыль – это бухгалтерская категория из разряда инвентаризационных терминов. Время от времени каждое предприятие проводит на своем складе инвентаризацию. Под инвентаризацией принято понимать сверку фактически имеющихся товарно-материальных ценностей с теми сведениями, что отражены в документации. По идее, когда какое-то имущество поступает на склад, материально ответственное лицо обязано его оприходовать и взять под свою ответственность. Если отложить дело в «долгий ящик» или же вовсе забыть об оприходовании, появятся расхождения. Расхождение в меньшую сторону называют недостачей, а в большую – избытком.
Одной из причин недостачи в бухгалтерии принято считать естественную убыль. Это значит, что имущество было вовремя взято на учет, однако по тем или иным причинам с течением времени его массовая доля сократилась. Такое может произойти в результате улетучивания газа, испарения прочих химических элементов, впитывания продукта в упаковку и так далее и тому подобное. Как правило, большинство продуктов защищены от естественной убыли при соблюдении условий хранения, однако этого не всегда удается добиться.
Приказ директора и списание
Списывая имущество со своего баланса, организация фактически отказывается от него, теряя материальную ценность, то есть несёт убытки. Любые убытки должны быть надлежащим образом отражены в бухгалтерии. Именно по этой причине мы и должны будем издать приказ директора.
Распоряжение руководителя компании является поводом для того, чтобы официально списать имущество. Как известно, любое распоряжение руководителя должно иметь под собой достаточные основание и обоснование.
Основание – это какой-то внутренний документ, который и станет причиной для издания будущего распоряжения. В нашем случае таких официальных бумаг будет две: акт об инвентаризации и служебная записка от председателя инвентаризационной комиссии с результатами имущественной проверки.
Обоснование – это ссылка на какой-то законодательный документ, в котором сосредоточены положения относительно хозяйственной деятельности фирмы. В нашем случае таким документом станет Федеральный закон «О бухгалтерском учете».
Имея под собой достаточные основание и обоснование, руководитель организации сможет быть уверен, что его распоряжение будет иметь должную юридическую силу и не подвергнется сомнениям со стороны представителей госорганов. В частности, речь идёт о налоговой инспекции.
Форма документа
Говоря о форме приказа о списании недостачи в пределах нормы естественной убыли, следует отметить, что по состоянию на сегодняшний день отечественный законодатель и вовсе не предусматривает каких-либо конкретных бланков или шаблонов для составления документов такого толка. Единственное, чем придется руководствоваться, – это общие правила делового документооборота, а также ориентироваться на схожие документы. Если до 2014 года Минтруд и Госкомстат еще как-то пытались вмешиваться во внутренний документооборот частных компаний и муниципальных ведомств.
По структуре приказ о списании недостачи в пределах естественной убыли должен состоять из шапки, описательно-мотивировочной и распорядительной частей. Каждый отдельно взятый структурный элемент имеет свои уникальные правила по части оформления.
Написать текст приказа допускается исключительно в печатном варианте, поскольку рукописный способ и вовсе не используется в распорядительных документах. Традиционным носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как составить приказ
Начинаем составлять приказ о списании недостачи в пределах естественной убыли с заполнения его шапки. В верхней части документа потребуется обозначить полное наименование компании, внутри которой и происходит всё мероприятие в целом, а также её организационно-правовую форму. Далее мы пропишем название текущего распоряжения и присвоим ему уникальный номер согласно утвержденной номенклатуры дел. Не забываем также оставить дату и место составления распоряжения. Под местом следует понимать не конкретный адрес, но лишь наименование населенного пункта.
Ниже по документу мы приступаем к оформлению его описательно-мотивировочной части. Здесь руководитель компании ссылается на недавно проведенную инвентаризацию, оставляет ссылки на акт, служебную записку и положения Федерального закона «О бухучете», пишет слово «приказываю», начинает в столбик перечислять имеющиеся у него распоряжения, а именно:
- списать выявленную по результатам инвентаризации от такого-то числа недостачу в пределах норм естественной убыли;
- кадровику ознакомить с содержанием приказа всех причастных;
- возложить контроль за исполнением распоряжения на одного из подчинённых или же оставить за собой.
В завершение работы с документом следует расписаться за всё вышеизложенное, расшифровать автограф. В таком виде распоряжение уже можно передать подчинённым на исполнение.
Примерный образец
