Приказ о списании бланков строгой отчётности (БСО) — это внутренний распорядительный документ, оформляющий вывод из оборота испорченных, использованных или утративших актуальность бланков. В рамках настоящего материала мы рассмотрим нормативные требования, организационные аспекты и практику списания БСО в хозяйственной деятельности организаций.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о списании БСО
Понятие и регламентация работы с БСО
Бланки строгой отчётности представляют собой документы, заменяющие кассовые чеки при оказании услуг населению и подлежащие особому учёту. Современные требования предусматривают использование либо типографских бланков с защитой от подделки, либо электронных форм, соответствующих утверждённым стандартам. Все БСО должны содержать обязательные реквизиты: наименование, номер, стоимость услуги, дату оказания и подпись ответственного лица.
Хранение осуществляется в сейфах или металлических шкафах с ограниченным доступом, а учёт ведётся в специальных журналах с пронумерованными и прошнурованными страницами. Особое внимание уделяется защите от несанкционированного доступа и регулярным инвентаризациям (не реже раза в квартал).
Основания и процедура списания БСО
Основными причинами списания являются: использование по назначению с заполнением всех реквизитов, выявление брака при изготовлении, истечение срока действия или утрата актуальности формы. Процедура начинается с составления акта, где указываются номера списываемых бланков, причины и дата вывода из оборота. Для испорченных бланков обязательна отметка "аннулировано" с указанием даты и подписи ответственного лица.
Списание корешков использованных БСО производится после истечения установленного срока хранения (не менее 5 лет). Особые требования предъявляются к уничтожению бланков — они должны быть измельчены или сожжены с составлением соответствующего акта в присутствии комиссии.
Роль приказа руководителя в процессе списания
Приказ директора служит юридическим основанием для вывода бланков из оборота и определяет порядок проведения процедуры. В документе указываются: состав комиссии по списанию, перечень подлежащих списанию бланков с их номерами, способ уничтожения и сроки выполнения работ. Приказом утверждаются формы актов списания и порядок отражения операции в бухгалтерском учёте.
Особое значение имеет указание на необходимость соблюдения конфиденциальности при работе с содержащими персональные данные бланками. Наличие правильно оформленного приказа обязательно для правомерного списания и защиты интересов организации при налоговых проверках.
Нормативная база списания БСО
Правовые основы регулируются Федеральным законом №54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники" и Постановлением Правительства РФ №359 "О порядке осуществления наличных денежных расчётов". Бухгалтерский учёт операций с БСО ведётся в соответствии с Положением по бухгалтерскому учёту №34н. Особое внимание уделяется соблюдению Федерального закона №152-ФЗ "О персональных данных" при списании бланков, содержащих конфиденциальную информацию. Для отдельных видов деятельности (услуги такси, бытовые услуги) действуют ведомственные нормативные акты, уточняющие порядок работы с БСО.
Локальные акты организации должны разрабатываться с учётом последних изменений законодательства в сфере наличного денежного обращения.
Практические аспекты списания бланков
Эффективная организация процесса требует чёткого документооборота: от регистрации поступления бланков до фиксации их выбытия. Все операции должны отражаться в журнале учёта БСО с указанием даты, основания и ответственных лиц. При списании испорченных бланков рекомендуется проводить их фотофиксацию перед уничтожением для подтверждения факта повреждения. Особое внимание уделяется списанию электронных БСО — необходимо обеспечить невозможность их повторного использования после вывода из оборота.
Регулярные проверки наличия и состояния бланков позволяют своевременно выявлять необходимость списания и предотвращать злоупотребления. В крупных организациях целесообразно автоматизировать учёт БСО с помощью специализированных программных продуктов.
Ответственность за нарушения при списании
Неправильное оформление списания БСО может повлечь административную ответственность по статье 15.1 КоАП РФ с наложением штрафа до 50 тысяч рублей для юридических лиц. Особо строго наказывается списание бланков без фактического уничтожения, создающее возможность их повторного использования. Материальная ответственность возлагается на сотрудников, допустивших утрату или неправомерное списание бланков.
В случае выявления фактов подделки или незаконного оборота списанных БСО возможно возбуждение уголовного дела по статье 327 УК РФ. Для минимизации рисков рекомендуется проводить списание в присутствии комиссии с обязательным составлением акта и его хранением в течение установленного срока.
Инструкция по оформлению распоряжения
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет о списании бланков строгой отчетности по той или иной причине. Ссылка на нормативную базу обязательна. Также необходимо решить вопрос о том, кто их работников будет следить за исполнением распоряжения. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
