Приказ о списании бланков строгой отчётности (БСО) — это распорядительный документ, оформляемый для узаконивания процедуры изъятия испорченных, утративших актуальность или использованных бланков из оборота предприятия. В рамках настоящего материала мы рассмотрим ключевые аспекты подготовки и реализации такого приказа, включая нормативные основы, распределение ответственности и этапы процедуры.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуПонятие и требования к бланкам строгой отчётности
Бланки строгой отчётности (БСО) — это документы, заменяющие кассовые чеки при оказании услуг населению или в иных случаях, предусмотренных законодательством. К ним предъявляются строгие требования: обязательное наличие уникального номера, реквизитов организации, защиты от подделки (водяные знаки, микротекст), а также учёт в специальных журналах.
БСО должны храниться в условиях, исключающих несанкционированный доступ, а их движение — фиксироваться в бухгалтерской отчётности. Несоблюдение этих правил может привести к административной или налоговой ответственности.
Ответственность за бланки строгой отчётности на предприятии несёт руководитель организации, однако он вправе делегировать эти обязанности назначенному сотруднику, например, главному бухгалтеру или начальнику отдела документооборота. Данное лицо обязано обеспечить корректный учёт, хранение и своевременное списание БСО.
В случае утери или хищения бланков ответственный сотрудник должен немедленно уведомить руководство и инициировать служебное расследование.
Роль приказа директора в процедуре списания
Приказ директора играет ключевую роль в легализации процесса списания БСО. Документ служит основанием для формирования комиссии, которая проверяет обоснованность изъятия бланков из оборота, фиксирует их количество и причины списания.
В приказе также указываются сроки выполнения процедуры, ответственные за её проведение лица и порядок уничтожения бланков. Без подписанного приказа списание БСО считается недействительным, что может привести к нарушениям при налоговых проверках.
Процедура списания бланков строгой отчётности регулируется федеральными законами, включая Налоговый кодекс РФ (ст. 346.55.1), Постановление Правительства №359 от 06.05.2008, а также внутренними локальными актами предприятия.
Эти документы устанавливают правила оформления, учёта и уничтожения БСО, включая обязательное составление акта списания с подписями членов комиссии. Нарушение нормативных требований влечёт штрафные санкции и риски признания расходов необоснованными.
Участники процедуры списания БСО
К списанию бланков строгой отчётности привлекаются сотрудники, назначенные приказом руководителя: члены комиссии (например, представители бухгалтерии, юрист, руководитель подразделения), ответственный за хранение БСО и технический персонал для физического уничтожения документов. Комиссия проверяет соответствие списываемых бланков установленным критериям, оформляет акт, а бухгалтер вносит изменения в учётные регистры. Фиксация каждого этапа процедуры обязательна для исключения претензий со стороны контролирующих органов.
Подготовка приказа о списании БСО требует чёткого соблюдения нормативных требований и внутренних регламентов предприятия. От корректности его оформления зависит не только легальность процедуры, но и минимизация финансовых и репутационных рисков организации. Участие ответственных сотрудников, детальная фиксация этапов списания и хранение сопроводительных документов обеспечивают прозрачность процесса и его соответствие законодательству.
При списании бланков строгой отчётности важно соблюдать не только процедуру уничтожения, но и сроки хранения актов списания, которые должны составлять не менее пяти лет. Уничтожение бланков, например, сжигание, проводится строго в присутствии комиссии для исключения риска их повторного использования. Регулярность списания зависит от специфики деятельности организации, но рекомендуется проводить его не реже раза в год во время инвентаризации.
Обучение ответственных сотрудников нюансам работы с БСО снижает вероятность ошибок, связанных с нарушением регламентов. Кроме того, автоматизация учёта бланков через специализированные программы позволяет отслеживать их движение в режиме реального времени и оперативно реагировать на изменения.
Разбираемся, как оформить приказ
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет о списании бланков строгой отчётности по тем или иным причинам. Также необходимо решить вопрос о том, кто их работников будет следить за исполнением распоряжения. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
