Приказ о создании рабочей группы по разработке регламента проверки контрагентов

Приказ о создании рабочей группы по разработке регламента проверки контрагентов — это распорядительный документ руководства организации, санкционирующий формирование временного коллектива для создания единого порядка оценки надежности и рисков потенциальных и действующих партнеров. В рамках настоящего материала мы рассмотрим назначение группы, суть проверки контрагентов, ключевые задачи, роль приказа и правила его оформления.

Рабочая группа

Рабочая группа представляет собой временный проектный орган, созданный для разработки, согласования и внедрения унифицированного Регламента о порядке проверки контрагентов. Ее основной целью является минимизация финансовых, репутационных, налоговых и юридических рисков компании путем установления обязательных процедур и критериев оценки надежности партнеров (поставщиков, покупателей, подрядчиков) до заключения и в процессе исполнения договоров.

Члены группы анализируют существующие практики, требования законодательства (в т.ч. 115-ФЗ, Налоговый кодекс), лучшие отраслевые стандарты, определяют этапы проверки, ответственных лиц, источники информации и "красные флаги". Они несут ответственность за полноту охвата рисков, юридическую корректность регламента и его практическую реализуемость. Группа прекращает деятельность после утверждения регламента и внедрения пилотной версии.

Суть проверки контрагентов

Проверка контрагентов представляет собой комплексный процесс сбора, анализа и оценки информации о потенциальном или действующем партнере для выявления признаков его неблагонадежности, финансовой неустойчивости, связей с дискредитированными лицами или признаков мошенничества. Это критически важная процедура для предотвращения убытков от неисполнения обязательств, налоговых претензий (фиктивность сделки), репутационного ущерба, нарушений законодательства (115-ФЗ) и санкционных рисков.

Ключевые задачи

Разработка эффективного и юридически безупречного регламента требует решения комплекса взаимосвязанных задач. Первоочередная задача – анализ действующего законодательства РФ (115-ФЗ, НК РФ, ГК РФ, Постановление Пленума ВАС №53), требований регуляторов (ЦБ РФ для финансовых организаций) и лучших отраслевых практик в сфере проверки контрагентов. Определение и формализация полного перечня проверяемых параметров (юридический статус, бенефициары, финансовая устойчивость, судебные риски, налоговая дисциплина, деловая репутация, санкционные риски) и источников информации (официальные реестры, платные БД, открытый интернет) формирует костяк регламента.

Разработка четкой процедуры с указанием этапов проверки (экспресс, углубленная), ответственных подразделений/должностей на каждом этапе, сроков исполнения и форм документов (чек-листы, заключения) обеспечивает единообразие. Установление универсальных критериев оценки риска ("красных флагов") и градации уровня риска (низкий/средний/высокий) с описанием обязательных действий для каждого уровня (утверждение руководителем, эскалация в СБ, отказ) минимизирует субъективизм.

Роль приказа

Приказ Генерального директора придает разработке регламента официальный статус и высший приоритет, подчеркивая стратегическую важность управления рисками контрагентов для бизнеса. Он наделяет рабочую группу необходимыми полномочиями для запроса любой внутренней информации (данные о сделках, переписка, финансовая отчетность по партнерам) и доступа ко всем системам. Без официального распоряжения согласование позиций между юристами, финансистами, закупками, продажами и СБ может быть крайне затруднено из-за ведомственных барьеров.

Распоряжение обязывает руководителей ВСЕХ структурных подразделений предоставлять рабочей группе полную и оперативную информацию, необходимую для анализа существующих процессов и рисков, выделять сотрудников для участия в рабочих встречах и тестировании процедур. Оно санкционирует расходование бюджета на приобретение платных баз данных, консультации внешних экспертов или софта для автоматизации проверок.

Приказ является правовой основой для наделения группы полномочиями по приостановке согласования договоров или платежей контрагентам, не прошедшим проверку в соответствии с будущим регламентом на этапе его пилотирования. Документ создает основу для внедрения единого стандарта работы.

Оформление приказа

Оформление приказа осуществляется в соответствии с внутренними стандартами делопроизводства. Шапка содержит полное наименование организации, слово "ПРИКАЗ" прописными буквами, номер, дату и место издания. Заголовок четко отражает цель: "О создании рабочей группы по разработке Регламента проверки контрагентов в [Название Компании]". Констатирующая часть содержит веское обоснование, ссылаясь на необходимость минимизации финансовых, налоговых, репутационных и санкционных рисков, требования внутренней политики AML/Комплаенс, положения 115-ФЗ, рекомендации регуляторов и случаи убытков из-за ненадежных партнеров. Указывается ожидаемый результат – "утверждение единого обязательного порядка проверки контрагентов, интегрированного в бизнес-процессы Компании".

Приказ подписывается Генеральным директором с указанием его должности и расшифровки подписи. Подпись придает документу юридическую силу и обязательность исполнения всеми подразделениями. Документ регистрируется в Журнале регистрации приказов согласно внутренним правилам делопроизводства. Регистрационный номер и дата являются обязательными реквизитами для контроля.

Примерный образец