Приказ о создании рабочей группы по подготовке к исполнению обязательств по закупке - это распорядительный документ руководства организации, инициирующий формирование временного коллектива для планирования, координации и контроля действий, необходимых для надлежащего выполнения договорных обязательств, возникших в результате проведенных закупок (по 44-ФЗ, 223-ФЗ или корпоративным правилам). В рамках настоящего материала мы рассмотрим назначение группы, суть подготовки к исполнению, ключевые задачи, роль приказа и правила его оформления.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о создании рабочей группы по подготовке к исполнению обязательств по закупке
Бланк приказа о создании рабочей группы по подготовке к исполнению обязательств по закупке
Рабочая группа
Рабочая группа представляет собой проектный орган, созданный для обеспечения безусловного и своевременного выполнения всех условий заключенных договоров (контрактов) по закупленным товарам, работам или услугам. Ее основная цель – предотвратить срывы сроков поставок, некачественное исполнение, финансовые потери (штрафы, пени, неустойки по контракту), репутационные риски и претензии контрагентов. Члены группы координируют взаимодействие между заказчиком (подразделением-потребителем) и поставщиком (подрядчиком, исполнителем), отслеживают ключевые этапы, выявляют риски неисполнения и инициируют корректирующие действия. Группа действует от момента заключения контракта до полного его исполнения и закрытия.
Состав группы формируется из представителей заинтересованных сторон. Обязательно включаются руководитель/специалист отдела закупок (контроль исполнения по условиям контракта, взаимодействие с поставщиком), представитель подразделения-заказчика (технический заказчик - знание предмета закупки, требований к качеству, графика потребности), юрист (разрешение споров, претензионная работа, анализ гарантийных обязательств). Привлекаются руководитель логистики/склада (приемка, хранение), представитель финансовой службы/бухгалтерии (финансирование, актирование, оплата), специалист по качеству (контроль качества ТРУ), при необходимости – инженер или технолог.
Возглавляет группу обычно Руководитель договорного отдела, Заместитель директора по закупкам или Начальник отдела, курирующего заказчика. Участники действуют на основании условий контракта, требований 44-ФЗ/223-ФЗ/внутреннего Положения о закупках и настоящего приказа.
Суть подготовки к исполнению обязательств
Подготовка к исполнению закупочных обязательств – это комплекс превентивных и организационных мер, направленных на создание условий для беспрепятственного и качественного выполнения поставщиком (подрядчиком) своих договорных обязанностей, а также готовности заказчика принять результат. Это требует четкого планирования, коммуникации и контроля на всех этапах жизненного цикла контракта.
Успешная подготовка минимизирует простои, конфликты и дополнительные издержки.
Роль приказа
Приказ Генерального директора придает процессу подготовки и контроля исполнения закупочных обязательств статус высокого приоритета и обязательности для исполнения всеми вовлеченными подразделениями. Он наделяет Рабочую группу необходимыми полномочиями для оперативного решения задач, беспрепятственного доступа к информации по контрактам, обязательного исполнения ее решений и требований руководителями всех уровней. Без официального распоряжения обеспечить необходимую координацию между закупками, заказчиком, логистикой, финансами, юристами и бухгалтерией в сжатые сроки часто невозможно.
Распоряжение обязывает руководителей ВСЕХ структурных подразделений, чьи сотрудники или ресурсы задействованы в исполнении контрактов, предоставлять Рабочей группе любую запрашиваемую информацию и документы в установленные сроки, выделять сотрудников для участия в мероприятиях, неукоснительно исполнять утвержденные графики и решения группы. Оно санкционирует выделение необходимых ресурсов (человеческих, временных, финансовых) для обеспечения исполнения.
Приказ является основанием для внесения изменений в оперативные планы подразделений и создания временных матриц подчинения участников группы. Документ создает административный ресурс для преодоления межфункциональных барьеров и обеспечивает личную ответственность руководителей за подготовку и исполнение обязательств по их направлению.
Оформление приказа
Оформление приказа осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 и внутренними стандартами делопроизводства. Шапка содержит полное наименование организации, слово "ПРИКАЗ" прописными буквами, уникальный номер, дату и место издания. Заголовок: "О создании Рабочей группы по подготовке к исполнению обязательств по закупкам в [Название Организации]".
Констатирующая часть содержит веское обоснование: "В целях обеспечения надлежащего, своевременного и качественного исполнения обязательств по заключенным договорам (контрактам) на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, предотвращения финансовых и репутационных рисков, связанных с неисполнением или ненадлежащим исполнением контрагентами своих обязательств, а также для координации действий подразделений Заказчика".
Распорядительная часть ("ПРИКАЗЫВАЮ:") содержит конкретные предписания:
- создать рабочую группу, в число участников которой войдут компетентные сотрудники;
- обязать участников рабочей группы подготовить и в определенный срок предоставить отчет о проделанной работе;
- кадровику ознакомить с содержанием распоряжения всех причастных.
Приказ подписывается Генеральным директором с указанием должности и расшифровки подписи. Документ регистрируется в Журнале регистрации приказов.
Руководитель Рабочей группы, ВСЕ ее члены, а также руководители ВСЕХ структурных подразделений, упомянутых в Приложении 1 или чьи сотрудники вовлечены в исполнение контрактов, ОБЯЗАНЫ ознакомиться с приказом и его приложениями под личную подпись в течение 3 (трех) рабочих дней с момента издания. Лист ознакомления является неотъемлемой частью приказа. Копии приказа с приложениями направляются Руководителю Рабочей группы, Руководителю договорного отдела/отдела закупок, Руководителю юридической службы, Главному бухгалтеру.
Оригинал хранится в делах Генерального директора. Срок хранения – не менее 5 лет после закрытия последнего контракта из Приложения 1. Ответственный за делопроизводство обеспечивает учет ознакомления и исполнения.
Примерный образец
