Приказ о создании контрактной службы — это ключевой распорядительный документ руководителя организации, юридически оформляющий решение о формировании специализированного структурного подразделения, ответственного за планирование, организацию и осуществление закупочной деятельности в соответствии с требованиями законодательства. Этот приказ инициирует процесс создания службы, определяет ее базовые параметры и запускает связанные организационные изменения.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуНеобходимость и цели создания
Создание контрактной службы продиктовано необходимостью:
Соблюдения законодательства: для организаций, подпадающих под действие 44-ФЗ (государственные и муниципальные заказчики), создание контрактной службы или назначение контрактного управляющего является обязательным требованием при определенном годовом объеме закупок.
Для организаций, работающих по 223-ФЗ (гос. компании, субъекты естественных монополий и др.), это требование не всегда обязательно, но крайне рекомендовано для эффективности и прозрачности.
Повышения эффективности закупок: централизация и профессионализация закупочной деятельности для оптимизации расходов, снижения цен, выбора лучших поставщиков.
Минимизации рисков: предотвращение нарушений закона (и связанных штрафов, репутационных потерь), снижение коррупционных рисков, обеспечение объективности и обоснованности решений.
Стандартизации процессов: установление единых правил и процедур закупок для всей организации.
Обеспечения контроля: создание центра ответственности за весь цикл закупки – от планирования до исполнения контракта.
Основные функции контрактной службы
Функции службы детально регламентируются ее Положением, но ключевые обычно включают:
Планирование закупок: разработка и мониторинг планов закупок (ПГЗ, ПЗ), обоснование начальной (максимальной) цены контракта (НМЦК).
Подготовка и размещение закупочной документации: разработка технических заданий, извещений, документации об аукционе/конкурсе/запросе предложений/котировок в соответствии с требованиями закона и внутренних регламентов.
Осуществление закупок: организация и проведение процедур выбора поставщиков (подрядчиков, исполнителей), включая работу в ЕИС (Единая информационная система в сфере закупок) и на ЭТП (Электронных торговых площадках).
Заключение контрактов: подготовка проектов контрактов, проведение переговоров (если допускается), обеспечение подписания.
Контроль исполнения контрактов: Мониторинг сроков, качества, объемов поставок/работ/услуг, взаимодействие с поставщиками и подразделениями-заказчиками, приемка результатов, организация оплаты (во взаимодействии с бухгалтерией).
Ведение реестров и отчетность: Формирование и ведение реестров контрактов, поставщиков, подготовка отчетности для руководства и контролирующих органов.
Работа с рекламациями и ФАС: Подготовка ответов на жалобы поставщиков в Федеральную антимонопольную службу (ФАС), участие в рассмотрении дел, оспаривание решений.
Методологическая работа: Разработка и актуализация внутренних регламентов закупок, консультирование сотрудников, обучение.
Процедура принятия решения
Решение о создании контрактной службы принимается высшим руководством организации (Генеральным директором, Советом директоров, Учредителем) на основании:
- Анализа требований законодательства (обязательность для госзаказчиков по 44-ФЗ при превышении лимита).
- Оценки эффективности существующей (децентрализованной) закупочной деятельности.
- Расчетов экономической целесообразности (ожидаемая экономия vs затраты на содержание службы).
- Потребности в снижении рисков и повышении прозрачности.
Инициатором может выступить финансовый директор, руководитель юридической службы, руководитель подразделения снабжения или сам Генеральный директор. Подготавливается обоснование (бизнес-кейс), включающее цели, задачи, ожидаемые результаты, структуру, численность, бюджет. Юридическая служба проверяет соответствие решения уставу и компетенции органов управления.
Юридическая сила приказа
Приказ Генерального директора о создании контрактной службы является первичным правовым актом, легитимизирующим ее существование и деятельность. Он вступает в силу с даты подписания или с даты, указанной в тексте.
Документ:
- наделяет руководителя службы полномочиями по формированию команды и организации работы;
- обязывает все структурные подразделения сотрудничать со службой (предоставлять информацию, планы закупок, участвовать в приемке);
- служит основанием для финансирования деятельности службы;
- делает расходы на содержание службы обоснованными;
- является необходимым документом для проверок контролирующими органами (фас, счетная палата, внутренний аудит).
Разбираемся, как оформить распоряжение
Приказ оформляется в соответствии с правилами делопроизводства:
Заголовочная часть:
Полное наименование организации.
Слово «ПРИКАЗ», его регистрационный номер, дата издания.
Место издания (город).
Констатирующая часть (Преамбула):
Указание цели: "В целях обеспечения соблюдения требований законодательства Российской Федерации о контрактной системе в сфере закупок [для 44-ФЗ] / о закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц [для 223-ФЗ], повышения эффективности, прозрачности и контроля закупочной деятельности, минимизации рисков..."
Указание оснований: "На основании требований [ссылка на 44-ФЗ или 223-ФЗ, конкретные статьи при необходимости], в соответствии со стратегией развития Компании, решением [название коллегиального органа, например, Правления] от [дата] [№ протокола]..."
Формулировка решения: "ПРИКАЗЫВАЮ:".
Оформляющая часть:
Подпись Генерального директора с расшифровкой (Фамилия И.О.).
Приложения: Указать: "Приложение № 1: Штатное расписание Контрактной службы на [количество] листах".
Отметка об ознакомлении: "С приказом ознакомлены:" с перечнем должностей и ФИО сотрудников, упомянутых в п. 10. Каждый ставит подпись и дату ознакомления.
Примерный образец
