Приказ о рассмотрении заявительных документов – это распоряжение, на основании которого на предприятии будут установлены правила рассмотрения поступающих в адрес организации заявления. Сегодня мы разберемся, что представляет собой такой приказ, зачем нужны правила рассмотрения заявительных документов, как правильно ими пользоваться.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуПравила рассмотрения заявлений
Организация, чем бы она ни занималась, время от времени будет получать в свой адрес различного рода обращения. Это касается как муниципальных и государственных ведомств, так и различного рода частных компаний. Если в госорганы обычно поступают жалобы и заявления на оказание тех или иных услуг, проведения проверок, то вот частные фирмы рассматривают обращения по поводу качества услуг, товаров, возврата денежных средств. Правила рассмотрения таких обращений устанавливаются положениями нескольких нормативных правовых актов. Для органов это будет Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан», а для частных компаний – Закон «О защите прав потребителей».
Что касаемо внутренних обращений, то здесь никаких правил на федеральном уровне нам найти не удастся. Дело в том, что каждая фирма самостоятельно определяет, каким именно образом ей решать вопрос рассмотрения внутренних обращений. Это касается различного рода заявлений, служебных записок и прочих документов.
Где-то устанавливают не просто правила, но даже санкции за то, что обращение было рассмотрено не вовремя. Так, часть служебных записок носит срочный характер, то есть задача должна быть решена до какого-то определенного времени. Если адресат не уложится в установленный перед ним срок, от такой помощи фактически не будет никакого толка.
Утверждаем правила
Итак, для того чтобы на предприятии были утверждены какие-то правила, их для начала должен кто-то разработать. В теории это может быть совершенно любой сотрудник, вне зависимости от занимаемой должности. Конечно, на практике заниматься разработкой столь важного локального акта будет один из руководителей, будь то руководитель структурного подразделения или же начальник одного из отделов.
На столе у директора должен оказаться не только проект правил на утверждение, но также и соответствующая служебная записка с просьбой рассмотреть данный вопрос. До тех пор, пока правила не утверждены начальником, они остаются лишь чернилами на бумаге, то есть проектом. Привлечь работника к ответственности за их нарушение не получится.
Более того, даже после подписания правила не начинают действовать в ту же секунду. Для того чтобы соблюдать закон, человек должен с ним ознакомиться, знать его содержание и предъявляемые им требования. В таких целях кадровик должен будет ознакомить с содержанием настоящего распоряжения всех сотрудников фирмы, поскольку новые правила касаются каждого из них.
Форма документа
Говоря о форме приказа о рассмотрении заявленных документов, следует отметить, что по состоянию на сегодняшний день отечественный законодатель и вовсе не предъявляет каких-либо строгих требований, обязательных к соблюдению. Таким образом получается, что руководствоваться мы будем лишь общими правилами делового документооборота, актуальными для всех деловых бумаг в принципе.
Не следует забывать также и о том, что мы работаем с распорядительным документом, а значит, потребуется соблюдать ещё некоторые дополнительные правила, а именно:
- деловой стиль языка и нейтральный тон повествования;
- разделение документа на структурные элементы в виде шапки, описательно-мотивировочной и просительной частей;
- обязательное ознакомление с содержанием приказа всех причастных сотрудников под роспись;
- расшифровка всех оставленных на бумаге автографов.
Написать текст приказа нам в любом случае придется в печатном варианте. В случае с распорядительной документацией рукописный способ использовать не принято. Традиционным носителем информации в нашем случае станет чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как составить приказ
Процесс формирования приказа о рассмотрении заявительных документов нам следует начать с заполнения её шапки. В верхней части листа бумаги нужно будет прописать название компании, внутри которой и утверждаются правила, её организационно-правовую форму. Ниже по документу укажем название настоящего распоряжения, присваиваем ему уникальный номер согласно утвержденной на предприятии номенклатуры дел. Не забываем также оставить дату и место формирования распоряжения. Под местом принято понимать не полный адрес офиса, а лишь населенный пункт, в котором он находится.
Ниже по документу приступаем к формированию описательно-мотивировочной части нашего приказа. Здесь директор ссылаемся на поступившее в его адрес обращение от одного из подчинённых, а также на 40 статью Трудового кодекса Российской Федерации. Здесь законодатель позволяет утверждать и по мере необходимости редактировать коллективный договор. Далее мы пишем слово «приказываю», начинаем в столбик перечислять имеющиеся у нас распоряжения по теме:
- с такого-то числа утвердить на предприятии правила рассмотрения заявительных документов;
- кадровику ознакомить с содержанием настоящего приказа всех сотрудников организации;
- возложить контроль за исполнением приказа на одного из работников.
В завершение работы с официальной бумагой мы распишемся за всё вышеизложенное, расшифруем автограф. В таком виде приказ уже полностью готов к изданию.
Примерный образец
