Приказ о распределении обязанностей в бухгалтерии — это внутренний распорядительный документ, закрепляющий зоны ответственности и конкретные задачи за каждым сотрудником бухгалтерской службы. В рамках настоящего материала мы рассмотрим принципы распределения функций в бухгалтерии, юридическое значение такого приказа и практические аспекты его оформления.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуПринципы распределения обязанностей в бухгалтерии
В бухгалтерской службе обязанности распределяются по функциональному принципу с учетом специализации каждого сотрудника. Ведущие бухгалтеры обычно закрепляются за определенными участками учета: расчеты с поставщиками, кадровый учет, налоговая отчетность. Младшие специалисты выполняют техническую работу: обработку первичных документов, внесение данных в учетные системы. Главный бухгалтер осуществляет общий контроль и подписывает отчетность.
Такой подход позволяет обеспечить профессиональное выполнение всех участков учета и персональную ответственность за каждый раздел. Распределение должно учитывать квалификацию, опыт и нагрузку каждого сотрудника.
Конкретные обязанности и необходимость их официального закрепления
Сотрудники бухгалтерии могут специализироваться на учете основных средств, расчетах с персоналом, банковских операциях или налоговом учете. Официальное распределение необходимо для исключения дублирования функций и четкого понимания зон ответственности. Это особенно важно при подготовке отчетности и прохождении проверок контролирующих органов.
Закрепление обязанностей позволяет равномерно распределить нагрузку между сотрудниками и установить персональную ответственность за ошибки. Кроме того, это упрощает процесс введения новых сотрудников в должность и временного замещения во время отпусков.
Роль и значение приказа руководителя
Приказ генерального директора служит юридическим основанием для изменения или уточнения должностных обязанностей бухгалтеров. Документ согласовывается с главным бухгалтером и кадровой службой организации. В приказе обязательно указывается, какие именно изменения вносятся в работу бухгалтерии и с какой даты они вступают в силу.
Особое внимание уделяется вопросам подписания финансовых документов и отчетности. Приказ становится обязательным для исполнения всеми сотрудниками бухгалтерии и может быть использован при решении спорных вопросов.
Влияние на размер заработной платы
Перераспределение обязанностей в бухгалтерии не должно автоматически влиять на размер заработной платы сотрудников. Однако если работнику поручаются дополнительные обязанности, выходящие за рамки его должностной инструкции, требуется заключение дополнительного соглашения к трудовому договору с указанием размера доплаты. При существенном изменении трудовой функции (например, повышении категории бухгалтера) может быть установлена новая ставка оплаты труда.
Все изменения в оплате труда должны быть экономически обоснованы и согласованы с финансовой службой. В любом случае, уменьшение оклада при перераспределении обязанностей не допускается без согласия работника.
Инструкция по оформлению приказа
Приказ оформляется на фирменном бланке организации с указанием полных реквизитов компании. Вводная часть содержит обоснование необходимости изменений: реорганизацию бухгалтерской службы, оптимизацию работы, введение новых участков учета. Основная часть детально описывает новые зоны ответственности для каждого сотрудника с указанием конкретных участков работы.
Для бухгалтеров, получающих дополнительные обязанности, указываются сроки введения изменений и размеры компенсационных выплат. Документ подписывается генеральным директором после согласования с главным бухгалтером. Все сотрудники бухгалтерии должны быть ознакомлены с приказом под роспись, при отказе составляется соответствующий акт.
Особенности хранения и исполнения
Приказ хранится в номенклатурном деле бухгалтерии в течение 5 лет после его отмены или замены новым документом. Копия приказа передается в кадровую службу для внесения изменений в должностные инструкции сотрудников. Главный бухгалтер обязан организовать контроль за исполнением нового распределения обязанностей.
Все спорные вопросы по толкованию приказа решаются главным бухгалтером, при необходимости — генеральным директором. Особое внимание уделяется своевременному внесению изменений в регламенты работы и учетные политики организации.
Типичные ошибки при составлении
Наиболее распространенными ошибками являются: нечеткое описание новых обязанностей, отсутствие указания сроков введения изменений, нарушение порядка согласования с главным бухгалтером. Важно избегать формулировок, допускающих двойное толкование зон ответственности. Не следует перераспределять функции подписания отчетности без соответствующего приказа.
Все изменения в оплате труда должны быть четко прописаны и обоснованы. Особое внимание уделяется соответствию новых обязанностей квалификационным требованиям к должностям в бухгалтерии.
Примерный образец
