Приказ о применении универсального передаточного документа (УПД) — это распорядительный документ, вводящий в организации единый стандарт оформления первичных учетных документов. В рамках настоящего материала мы рассмотрим правовые и практические аспекты использования УПД в хозяйственной деятельности предприятия.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуСущность и назначение универсального передаточного документа
УПД представляет собой комбинированный документ, объединяющий функции накладной и счета-фактуры, что значительно упрощает документооборот. Его применение позволяет сократить количество оформляемых бумаг и снизить вероятность ошибок при переносе данных между разными документами. УПД особенно востребован при отгрузке товаров, выполнении работ и оказании услуг, когда требуется одновременно оформить передачу ценностей и зафиксировать налоговые обязательства. Важно отметить, что использование УПД носит рекомендательный характер — организация вправе самостоятельно принимать решение о его применении, закрепив это в учетной политике.
В процессе подготовки и обработки УПД обычно задействованы:
- бухгалтерия (формирование и проверка документов);
- отдел продаж/закупок (содержательное наполнение);
- складские работники (подтверждение операций);
- руководители подразделений (визирование).
Ответственным за правильность оформления УПД назначается главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо. В крупных организациях могут создаваться специальные рабочие группы по внедрению и контролю за применением унифицированных форм. Особое значение имеет обучение сотрудников правилам заполнения УПД, так как ошибки в документе могут привести к налоговым рискам.
Значение приказа руководителя
Приказ о введении УПД выполняет несколько важных функций:
- узаконивает применение универсальных форм в организации;
- определяет перечень хозяйственных операций, для которых используется УПД;
- устанавливает порядок подписания и хранения документов;
- распределяет ответственность между сотрудниками.
В документе обязательно указывается дата начала применения новых форм и порядок перехода на них. Особое внимание уделяется случаям, когда УПД используется одновременно как первичный документ и счет-фактура — в этом случае в приказе прописываются дополнительные требования к заполнению. Документ подписывается руководителем после согласования с главным бухгалтером и юридической службой.
Нормативная база применения УПД
Использование универсального передаточного документа регламентируется:
- Письмом ФНС России № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013;
- статьей 169 Налогового кодекса РФ;
- Федеральным законом №402-ФЗ "О бухгалтерском учете";
- рекомендациями Минфина по применению упрощенных форм документов.
Важно отметить, что форма УПД не является строго обязательной — организации вправе разрабатывать собственные формы, но с обязательным включением всех реквизитов, предусмотренных статьей 9 закона №402-ФЗ. В последние годы наблюдается тенденция к постепенному переходу на электронный УПД с усиленной квалифицированной электронной подписью.
Особенности документооборота с УПД
Применение универсального передаточного документа требует перестройки существующих бизнес-процессов:
- разработки новых маршрутов согласования;
- модификации учетных систем и баз данных;
- обновления должностных инструкций;
- организации раздельного хранения экземпляров.
Электронный УПД значительно упрощает процесс — позволяет автоматизировать заполнение, сокращает сроки обработки и уменьшает вероятность ошибок. Особое внимание уделяется случаям, когда УПД используется для налоговых целей — такие документы должны храниться в течение 4 лет и быть готовы к предоставлению по запросу налоговых органов. Современные системы электронного документооборота позволяют интегрировать УПД с другими учетными системами предприятия, создавая единое информационное пространство.
Инструкция по оформлению приказа
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет о применении во внутреннем документооборота организации УПД как формы учетного документа. Также необходимо решить вопрос о том, кто их работников будет следить за исполнением распоряжения. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
