Приказ о порядке выдачи работникам трудовых книжек – это распорядительный документ, в соответствии с которым директор компании утверждает единые правила оборота бланков строгой отчетности. Сегодня мы разберемся, что это за правила, откуда они берутся и что будет за их нарушение.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОпределение и правовая природа трудовой книжки
Трудовая книжка установленного образца является основным государственным документом. Она служит официальным подтверждением трудовой деятельности и стажа гражданина в Российской Федерации. В рамках настоящего материала мы рассмотрим исключительно процедуру временной выдачи трудовых книжек действующим сотрудникам.
Данный документ относится к категории строгой отчетности государственного образца. Его форма и правила ведения регламентированы Постановлением Правительства РФ № 225 и Трудовым кодексом. Работодатель несет полную ответственность за надлежащее хранение и учет этих документов. Утрата или порча книжки влечет серьезную административную ответственность.
Законные основания для временного предоставления документа
Сотрудник имеет право получить трудовую книжку на руки при наличии веских причин. Основным случаем является обязательная выдача документа в день увольнения. Во время действия трудового договора получение возможно исключительно по письменному заявлению работника. Типичными основаниями служат оформление пенсии в ПФР или получение ипотечного кредита в банке. Финансовые организации требуют оригинал для подтверждения трудового стажа.
Также трудовая книжка может требоваться для предъявления в суд или иные уполномоченные государственные инстанции. Работодатель обязан тщательно проверять обоснованность каждой просьбы о выдаче. Необходимо требовать подтверждающие документы от банка или ПФР.
Процедура возврата документа и установленные сроки
Работник обязан вернуть трудовую книжку в отдел кадров своевременно. Максимальный срок пользования документом составляет три рабочих дня. Этот период установлен сложившейся кадровой практикой и здравым смыслом. Возврат должен сопровождаться личной передачей ответственному лицу под роспись. Факт возврата фиксируется в специальном журнале движения трудовых книжек. Работодатель проверяет физическую сохранность документа и отсутствие посторонних пометок. Особое внимание уделяется целостности страниц и печатей.
Нарушение установленных сроков возврата рассматривается как дисциплинарный проступок. Просрочка может повлечь за собой применение мер ответственности к работнику. Кадровая служба обязана напоминать о приближении крайнего срока.
Роль распорядительного документа руководителя
Издание приказа генерального директора является обязательным элементом процедуры. Этот документ санкционирует временное изъятие трудовой книжки из архива. Приказ фиксирует правомерность передачи документа конкретному работнику. В нем обязательно указывается срок пользования и цель выдачи. Отсутствие официального распоряжения делает выдачу документа незаконной. Приказ служит основанием для внесения записи в учетные регистры.
Он имеет важное доказательное значение при проверках. Распоряжение защищает интересы работодателя при возможных спорах. Документ хранится в номенклатурном деле не менее пятидесяти лет. Его наличие обязательно при аудите кадрового делопроизводства.
Правовые последствия нарушения установленного порядка
Несоблюдение регламента выдачи влечет административную ответственность. Работодатель может быть оштрафован по статье 5.27 КоАП РФ. Размер штрафа для должностных лиц достигает двадцати тысяч рублей. Для юридических лиц сумма взыскания может составить до семидесяти тысяч. Организация рискует утратить важный кадровый документ без возможности восстановления.
Возникают риски судебных споров о незаконном удержании трудовой книжки. Сотрудник вправе требовать компенсацию морального вреда через суд. ГИТ может выдать предписание об устранении нарушений. Повторные нарушения приводят к дисквалификации руководителя. Страдает деловая репутация компании на рынке труда.
Инструкция по оформлению распорядительного документа
Приказ составляется на фирменном бланке организации. Указывается полное наименование согласно учредительным документам. Обязательно проставляется дата подписания и уникальный регистрационный номер. Документ должен иметь четкий заголовок, отражающий его суть. Констатирующая часть содержит ссылку на письменное заявление работника. Указывается основание выдачи со ссылкой на законодательные нормы. Подтверждается соответствие просьбы работника установленным правилам. Обязательно упоминаются представленные подтверждающие документы. Текст должен быть лаконичным и юридически безупречным. Стиль изложения соответствует официально-деловому жанру.
После слова "ПРИКАЗЫВАЮ" прописываются конкретные поручения ответственным лицам. Указывается должность и ФИО сотрудника, уполномоченного на выдачу. Четко идентифицируется работник, получающий документ. Фиксируется факт выдачи трудовой книжки под роспись. Устанавливается точный срок возврата документа в отдел кадров. Определяется должностное лицо, ответственное за контроль возврата.
Предписывается проверить сохранность документа при приеме. Требуется внести соответствующую отметку в журнал учета. Указывается необходимость ознакомления работника с приказом. Поручается хранить копию в личном деле сотрудника.
Примерный образец
