Приказ о порядке хранения технической документации электрохозяйства — это внутренний распорядительный документ, устанавливающий правила учёта, хранения и доступа к документам, связанным с эксплуатацией электроустановок. В рамках настоящего материала мы рассмотрим нормативные требования, организационные аспекты и последствия несоблюдения установленных правил.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о порядке хранения технической документации электрохозяйства
Бланк приказа о порядке хранения технической документации электрохозяйства
Техническая документация электрохозяйства: назначение и содержание
Техническая документация электрохозяйства включает схемы электроустановок, акты испытаний, журналы учёта работ, сертификаты на оборудование и инструкции по эксплуатации. Она необходима для обеспечения безопасности, корректного обслуживания электрооборудования, а также для прохождения проверок контролирующими органами.
Документы фиксируют состояние электрохозяйства на разных этапах его жизненного цикла, что помогает оперативно устранять аварии и планировать модернизацию. Отсутствие такой документации может привести к штрафам, авариям или приостановке деятельности предприятия.
Организация хранения технической документации
Хранение технической документации электрохозяйства должно осуществляться в специально оборудованных помещениях или сейфах, защищённых от влаги, огня и несанкционированного доступа. Документы распределяются по категориям (например, проектные, эксплуатационные, отчётные) и хранятся в хронологическом порядке. Электронные копии дублируются на защищённых серверах с регулярным обновлением резервных копий.
Ответственный сотрудник обязан вести реестр документов, отмечая выдачу и возврат. Для удобства рекомендуется использовать систему маркировки и цифровые базы данных.
Приказ директора закрепляет порядок хранения документации, распределяет ответственность между сотрудниками и утверждает алгоритмы действий в нештатных ситуациях. В документе прописываются требования к физическому и электронному хранению, сроки актуализации данных, а также порядок передачи документов при смене ответственных лиц.
Приказ служит основанием для проведения внутренних аудитов и обучения персонала. Без этого документа действия сотрудников по обращению с технической документацией могут быть признаны несанкционированными.
Нормативная база для работы с документацией электрохозяйства
Процедура хранения технической документации регулируется Правилами технической эксплуатации электроустановок потребителей (ПТЭЭП), Постановлением Правительства №390 «О противопожарном режиме», ГОСТами (например, ГОСТ Р 50571.1-2009) и внутренними локальными актами предприятия. ПТЭЭП, в частности, обязывает организации хранить исполнительную документацию не менее 10 лет, а журналы учёта — в течение всего срока эксплуатации оборудования.
Для государственных предприятий дополнительно действуют отраслевые стандарты и приказы профильных министерств.
Нарушение правил хранения технической документации электрохозяйства влечёт административную ответственность по ст. 9.11 КоАП РФ (нарушение правил эксплуатации электроустановок), что предусматривает штрафы до 200 тыс. рублей для юридических лиц. При возникновении аварий или несчастных случаев из-за утери документов возможна уголовная ответственность по ст. 143 УК РФ (нарушение требований охраны труда).
Руководитель и ответственные сотрудники также могут быть отстранены от должности. Регулярные проверки Ростехнадзора и МЧС усиливают важность соблюдения установленных норм.
Разработка приказа о порядке хранения технической документации электрохозяйства — необходимое условие для легальной и безопасной эксплуатации электроустановок. Документ не только минимизирует риски аварий и штрафов, но и повышает эффективность управления ресурсами предприятия.
Внедрение цифровых систем учёта, обучение сотрудников и регулярные аудиты помогают поддерживать порядок в документации. Соблюдение нормативных требований и чёткое распределение ответственности обеспечивают долгосрочную стабильность работы электрохозяйства.
Информация по оформлению приказа
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом учредитель или иное уполномоченное лицо объявляет о порядке хранения технической документации. Также необходимо решить вопрос о том, кто их работников будет следить за исполнением распоряжения. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
