Приказ о подписании документов с контрагентами простой электронной подписью (ПЭП) представляет собой внутренний распорядительный документ, издаваемый руководителем организации. В рамках настоящего материала мы рассмотрим его сущность, юридические основания, порядок оформления и практическое применение для регламентации использования простой неквалифицированной электронной подписи во внешнем документообороте компании.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о подписании документов с контрагентами простой квалифицированной подписью
Бланк приказа о подписании документов с контрагентами простой квалифицированной подписью
Понятие простой электронной подписи
Простая электронная подпись (ПЭП) представляет собой электронные данные, используемые для идентификации конкретного лица в информационной системе. Она формируется посредством кодов, паролей или иных средств без применения сертифицированного ключа проверки. Получить ПЭП можно непосредственно внутри используемой информационной системы, например, через логин и пароль или одноразовый SMS-код. Основное назначение ПЭП заключается в подтверждении факта подписания электронного документа ее владельцем.
Данный вид подписи активно применяется для авторизации на порталах, подтверждения действий в клиент-банках и на электронных торговых площадках. Важно отметить, что создание и управление ПЭП обычно осуществляет сама организация или оператор системы без участия аккредитованного Удостоверяющего Центра.
Юридическое значение документов с ПЭП
Юридическая сила документов, подписанных простой электронной подписью, является ограниченной по сравнению с квалифицированной ЭП. Документ с ПЭП приравнивается к бумажному документу с собственноручной подписью только при наличии предварительного соглашения между сторонами, оформленного в письменной или электронной форме. Без такого специального соглашения контрагентов документ, подписанный ПЭП, легко может быть оспорен в судебном порядке или не принят контролирующими органами.
Следует помнить, что ПЭП не подходит для подписания особо значимых документов, таких как договоры залога или доверенности на распоряжение имуществом, для которых законодательно требуется квалифицированная подпись. Неправильное использование ПЭП без должного оформления создает существенные юридические и финансовые риски для организации.
Уполномоченные лица для подписания ПЭП
Подписывать документы с контрагентами с использованием простой электронной подписи могут только конкретные сотрудники, назначенные специальным приказом руководителя организации. Обычно такими полномочиями наделяются работники, чьи должностные обязанности связаны с ведением внешней документации, например, менеджеры по продажам или закупкам, специалисты договорного отдела или сотрудники финансовой службы.
Приказ должен содержать исчерпывающий перечень уполномоченных лиц с указанием их должностей и полных фамилий, имен и отчеств. В случаях, когда полномочия сотрудника выходят за рамки его стандартных должностных обязанностей, может потребоваться дополнительное оформление доверенности. Четкое разграничение прав подписи между сотрудниками является важным условием для предотвращения злоупотреблений и обеспечения юридической безопасности сделок.
Роль приказа директора в процедуре
Приказ генерального директора играет ключевую роль в легализации использования простой электронной подписи при работе с контрагентами. Данный документ формально разрешает применение ПЭП в определенных информационных системах для подписания конкретных типов документов. Он назначает ответственных сотрудников, устанавливает допустимые виды документов и фиксирует внутренний порядок применения электронной подписи.
Издание приказа является обязательным условием для признания юридической силы действий сотрудников, использующих ПЭП. Наличие правильно оформленного приказа существенно снижает юридические и репутационные риски компании, а также служит доказательством установленного регламента при проверках контролирующих органов или разрешении спорных ситуаций.
Ответственность за нарушения порядка
Несоблюдение установленного порядка использования простой электронной подписи может повлечь различные виды ответственности. Административная ответственность предусмотрена статьей 13.25 КоАП РФ за нарушение законодательства об электронной подписи и влечет наложение значительных штрафов на юридическое лицо. Гражданско-правовая ответственность возникает при признании документов недействительными, что может привести к взысканию убытков с компании в пользу контрагента.
Существуют также налоговые риски, поскольку ФНС может не принять к учету расходы по документам, подписанным с нарушением требований, что повлечет доначисления налогов, пеней и штрафов. Дополнительными рисками являются возможность признания сделок недействительными и персональная ответственность руководителя за ненадлежащую организацию документооборота. Строгое следование положениям приказа является обязательным для всех сотрудников и минимизирует вероятность негативных последствий.
Инструкция по оформлению приказа: Структура и содержание
Приказ оформляется на официальном фирменном бланке организации с указанием ее полного и сокращенного наименования согласно учредительным документам. В шапке документа указывается место его составления (город) и присваивается уникальный регистрационный номер согласно журналу учета. Обязательными реквизитами являются дата подписания документа руководителем и заголовок «ПРИКАЗ», набранный прописными буквами по центру страницы.
Вводная часть (преамбула) содержит обоснование необходимости издания приказа, например, упрощение документооборота с партнерами или потребность в оперативном подписании соглашений. Здесь же делаются ссылки на Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», упоминаются существующие соглашения с контрагентами о признании ПЭП и указывается соответствие внутренним регламентам компании.
Приказ подписывается единоличным исполнительным органом организации – генеральным директором или иным лицом, уполномоченным учредительными документами. Подпись руководителя сопровождается ее расшифровкой (указанием фамилии и инициалов). Обязательному ознакомлению под подпись подлежат все сотрудники, упомянутые в тексте приказа; факт ознакомления фиксируется на отдельном листе, который является неотъемлемым приложением к приказу.
При наличии в организации выборного профсоюзного органа требуется предварительный учет его мотивированного мнения, оформляемый отдельным протоколом. В случае необходимости полномочия сотрудников на подписание документов подтверждаются выдачей соответствующей доверенности. Зарегистрированный в журнале учета приказ хранится постоянно в соответствии с требованиями законодательства об архивном деле и утвержденной номенклатурой дел организации.
Примерный образец
