Приказ о подписании документов двумя лицами — это распорядительный документ, устанавливающий обязательную процедуру визирования важных документов двумя уполномоченными представителями организации. В рамках настоящего материала мы рассмотрим случаи применения двойного подписания, его правовые последствия, порядок оформления и практику реализации в документообороте.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуСлучаи обязательного двойного подписания
Документы подписываются двумя лицами в ситуациях, требующих дополнительного контроля и распределения ответственности. Чаще всего это касается финансовых документов (платежных поручений, актов сверки), договоров на крупные суммы, кадровых приказов о материальной ответственности. В банковской практике распространена схема "первая подпись - вторая подпись", где первая принадлежит руководителю, а вторая - главному бухгалтеру.
Такая система применяется для предотвращения злоупотреблений и ошибок при распоряжении денежными средствами. В некоторых организациях внутренние регламенты требуют двойного подписания даже для документов, не имеющих прямого финансового значения.
Правовые последствия совместного визирования
Юридическое значение двух подписей заключается в распределении ответственности между должностными лицами и создании системы сдержек и противовесов. Каждая подпись подтверждает, что соответствующий специалист проверил документ в части своей компетенции (юридической, финансовой, технической).
В судебной практике наличие двух подписей часто рассматривается как доказательство особой важности документа и тщательности его проверки. Однако следует помнить, что само по себе количество подписей не определяет юридическую силу документа - она зависит прежде всего от полномочий подписавших лиц.
Административное регулирование порядка подписания
Приказ директора о двойном подписании документов выполняет несколько важных функций: определяет перечень документов, требующих двух подписей, устанавливает круг уполномоченных лиц и фиксирует порядок их взаимодействия. В приказе обязательно указываются образцы подписей ответственных сотрудников и случаи, когда допускаются исключения из общего правила.
Документ служит основанием для внесения изменений в банковскую карточку с образцами подписей и доверенности, выдаваемые контрагентам. Отсутствие официального распоряжения может привести к признанию подписанных документов недействительными, особенно если речь идет о финансовых обязательствах компании.
Нормативная основа процедуры подписания
Порядок подписания документов регулируется Гражданским кодексом РФ (ст. 160 о письменной форме сделки), Федеральным законом "Об обществах с ограниченной ответственностью" (ст. 40 о компетенции органов управления) и внутренними документами компании. Для банковских операций действуют специальные нормативные акты Центробанка РФ, требующие двойного контроля финансовых документов.
Локальные нормативные акты предприятия (положение о документообороте, должностные инструкции) конкретизируют общие требования применительно к специфике деятельности организации. Особое внимание уделяется соответствию установленного порядка подписания принципам разумности и пропорциональности контроля.
Организация документооборота при множественном подписании
Когда документ требует визирования тремя и более лицами, применяются специальные системы согласования - как бумажные (журналы регистрации, листы согласования), так и электронные (системы электронного документооборота). В таких случаях устанавливается четкая последовательность подписания - от исполнителей к руководителям, с фиксацией даты и результата визирования каждым ответственным лицом. Для ускорения процесса могут использоваться факсимиле на второстепенных документах или электронная цифровая подпись.
Особенно важно предусмотреть порядок действий на случай отсутствия кого-либо из подписантов - возможность временного делегирования полномочий или отложенного подписания. Все эти нюансы должны быть зафиксированы в приказе или отдельном регламенте работы с документами.
Инструкция по оформлению распоряжения
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет о подписании документов двумя лицами, конкретизирует, о каких конкретно официальных бумагах и сотрудниках идёт речь. При необходимости делаем ссылку на решение участников общества или совета директоров. Также необходимо решить вопрос о том, кто их работников будет следить за исполнением распоряжения. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
