Приказ о переходе организации на электронный документооборот – это распорядительный документ, в соответствии с которым начальник организации может принять официальное решение о переходе предприятия на системы электронного документооборота. В рамках настоящего материала мы разберемся, что представляет собой электронный документооборот как способ сообщения между сотрудниками, причем здесь распоряжение директора и как правильно его оформить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о переходе организации на электронный документооборот
Бланк приказа о переходе организации на электронный документооборот
Электронный документооборот
Переход организации на электронный документооборот (ЭДО) представляет собой процесс замены бумажных носителей информации на электронные форматы, что позволяет оптимизировать бизнес-процессы, сократить издержки и повысить эффективность управления. ЭДО охватывает создание, передачу, хранение и учет документов в цифровом виде с использованием специализированных программных решений. Необходимость перехода обусловлена стремлением к автоматизации рутинных задач, ускорением взаимодействия с контрагентами, снижением риска потери документов, а также соответствием современным требованиям законодательства, которое всё активнее стимулирует цифровизацию.
С технической точки зрения внедрение ЭДО требует комплексного подхода. Организация должна выбрать платформу для электронного документооборота (например, «Диадок», «СБИС», «1С-ЭДО»), обеспечить интеграцию системы с бухгалтерскими программами и CRM-системами, а также настроить защиту данных с использованием электронной подписи (ЭП) и шифрования.
Процедура перехода
Ответственность за техническую реализацию обычно возлагается на IT-отдел или внешних интеграторов. Обязанности включают обучение сотрудников, настройку прав доступа, резервное копирование данных и обеспечение соответствия системы требованиям информационной безопасности.
Ключевым документом, инициирующим переход на ЭДО, является приказ руководителя организации. В приказе фиксируются сроки внедрения, ответственные лица, перечень документов, переводимых в электронный формат, и правила работы с ЭП. Приказ также утверждает положение об ЭДО, которое регламентирует порядок создания, подписания и хранения электронных документов. Без распоряжения руководства процесс внедрения не может быть официально запущен, так как он затрагивает изменения в учетной политике и трудовые обязанности сотрудников.
Нормативная база
Процедура основывается на ряде нормативных актов. Основными являются:
- Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который регулирует использование ЭП для придания документам юридической силы
- Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», устанавливающий правила обработки и хранения данных;
- Постановление Правительства РФ № 555, утверждающее порядок применения ЭДО при взаимодействии с госорганами;
- Приказ ФНС России № ММВ-7-6/138@, регламентирующий формат электронных счетов-фактур.
Особенности электронного документооборота
Различия между традиционным и электронным документооборотом проявляются во всех аспектах работы. Традиционный документооборот связан с физическим созданием, печатью, подписью и передачей бумажных документов, что требует значительных временных и материальных затрат на доставку, хранение и архивирование. Электронный документооборот исключает эти этапы: документы создаются и подписываются в цифровом виде, мгновенно передаются контрагентам через защищенные каналы связи и хранятся в облачных хранилищах с возможностью быстрого поиска.
Это сокращает цикл согласования с нескольких дней до минут, снижает риск потери документов и обеспечивает прозрачность операций. Кроме того, ЭДО минимизирует экологический след за счет отказа от бумаги.
Однако электронный документооборот предъявляет повышенные требования к безопасности. Организациям необходимо использовать сертифицированные средства криптозащиты, регулярно обновлять программное обеспечение и проводить аудит системы на соответствие стандартам. Для сотрудников переход на ЭДО означает необходимость освоения новых навыков, таких как работа с ЭП и специализированными платформами.
Таким образом, переход на электронный документооборот — это стратегическое решение, которое требует тщательного планирования, инвестиций в технологии и обучения персонала. При грамотной реализации он не только сокращает издержки, но и повышает конкурентоспособность организации, обеспечивая соответствие требованиям цифровой экономики.
Разбираемся, как оформить приказ
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет о переходе на системы электронного документооборота, раздает подчинённым соответствующе распоряжения, возлагает ответственность за исполнение приказа, а также человека, который будет осуществлять контроль. В частности, начальники отделов должны будут подготовить план развития организации, чтобы наладить её экономическое положение на рынке. Чаще всего контроль директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
