Приказ о назначении возмещения расходов, связанных с пользованием личным имуществом работника — это распорядительный документ работодателя, который устанавливает факт использования личного имущества сотрудника в служебных целях и определяет размер, условия и порядок компенсации понесенных расходов.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуБланк приказа о назначении возмещения расходов, связанных с пользованием личным имуществом работника
Использование имущества работника
Процедура возмещения расходов за использование личного имущества работника в служебных целях представляет собой компенсацию затрат сотрудника, возникающих при эксплуатации принадлежащих ему материальных ценностей для нужд организации. Такая практика возникает, когда работодатель временно использует личное имущество работника (транспортные средства, оборудование, инструменты, недвижимость и др.) для выполнения производственных задач при отсутствии аналогичного корпоративного имущества или его недостаточности.
Работодатель может воспользоваться личным имуществом сотрудника в случаях производственной необходимости, когда это позволяет оперативно решить служебные задачи без значительных капитальных вложений со стороны предприятия.
Типичными ситуациями являются: использование личного автомобиля для служебных поездок, применение собственного инструмента для выполнения работ, временное предоставление жилья для размещения коллег в командировках или проживания на вахте. При этом обязательным условием является добровольное согласие работника и документальное оформление факта использования имущества.
Процедура возмещения
Для правильного оформления процедуры возмещения расходов необходимо последовательно выполнить несколько действий. Работник подает письменное заявление с просьбой о компенсации, к которому прилагаются документы, подтверждающие факт использования имущества (акт приема-передачи, служебная записка непосредственного руководителя) и размер понесенных расходов (чеки на топливо, квитанции об оплате ремонта, договоры аренды и др.).
На основании этих документов создается комиссия для оценки обоснованности затрат, после чего издается приказ руководителя о выплате компенсации. Размер возмещения может определяться либо по фактическим расходам, либо по установленным в организации нормативам.
Нормативная основа
Приказ директора играет ключевую роль в данной процедуре, так как является основным распорядительным документом, подтверждающим правомерность компенсации. В приказе должны быть указаны: основания для выплаты (ссылки на заявление работника и подтверждающие документы), размер компенсации, сроки и порядок ее осуществления, ответственные за исполнение лица.
Приказ подписывается руководителем организации и регистрируется в установленном порядке, после чего с ним под роспись знакомят работника. Наличие правильно оформленного приказа позволяет организации учитывать данные выплаты в составе расходов и избегать претензий со стороны контролирующих органов.
Правовое регулирование процедуры основывается на положениях Трудового кодекса РФ (статьи 188, 310), Гражданского кодекса РФ (статьи 601, 1082), Налогового кодекса РФ (статьи 255, 270), а также на локальных нормативных актах предприятия (коллективный договор, положение о компенсациях). Особое внимание следует уделять налоговым аспектам: компенсации в пределах установленных норм не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, тогда как выплаты сверх норм подлежат налогообложению в общеустановленном порядке.
Основания для отказа
Организация может отказать в компенсации расходов в нескольких случаях: если использование личного имущества не было должным образом оформлено, если представленные документы не подтверждают факт производственной необходимости или размер заявленных расходов, а также если компенсация не предусмотрена трудовым или коллективным договором.
Однако если обязательство по возмещению было зафиксировано в письменной форме, и работник выполнил все условия, отказ может быть обжалован в судебном порядке. В спорных ситуациях решающее значение будут иметь документальные доказательства фактического использования имущества в служебных целях и размера понесенных расходов.
Инструкция по оформлению распоряжения
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет о возмещении расходов, связанных с пользованием личным имуществом работника, раздает подчинённым соответствующе распоряжения, возлагает ответственность за исполнение приказа, а также назначает человека, который будет осуществлять контроль. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
