Приказ о назначении ответственных за предоставление информации в формате ЕИАС — это распорядительный документ руководителя организации, юридически закрепляющий персональную ответственность конкретных сотрудников за своевременное, полное и корректное формирование, проверку и передачу обязательной отчетности в Единую интегрированную информационную систему (ЕИАС) Роструда в соответствии с требованиями трудового законодательства РФ. В рамках настоящего материала мы рассмотрим назначение ответственных лиц, их ключевые функции, основания для назначения, роль приказа и правила его оформления.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о назначении ответственных за предоставление информации в формате ЕИАС
Бланк приказа о назначении ответственных за предоставление информации в формате ЕИАС
Назначение ответственных лиц
Назначение ответственных лиц за предоставление информации в формате ЕИАС является обязательным требованием для работодателей, вытекающим из Федерального закона от 29.12.2006 № 271-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в целях повышения уровня защищенности трудовых прав и иных прав работников" и Приказа Минтруда России от 18.05.2022 № 316н (утверждающего Порядок представления сведений в ЕИАС). Основная цель – обеспечить достоверное и своевременное информирование Роструда о ключевых событиях трудовых отношений (прием, перевод, отпуск, увольнение, командировки и др.) для государственного контроля и предотвращения нарушений трудовых прав, а также избежать значительных штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ. Ответственные лица действуют на постоянной основе ввиду непрерывного характера отчетности.
Первичную ответственность за формирование и сдачу отчетности в ЕИАС, как правило, несет руководитель отдела кадров (начальник ОК) или специально назначенный специалист по кадровому учету (кадровый делопроизводитель), обладающий квалифицированной электронной подписью (КЭП) и прошедший авторизацию в ЕИАС. Дополнительно ответственность возлагается на руководителей структурных подразделений (начальников отделов, цехов, филиалов), которые обязаны своевременно передавать в кадровую службу первичные документы и информацию обо всех изменениях в трудовых отношениях с сотрудниками их подразделения.
В случае отсутствия ответственного лица из кадровой службы его функции временно исполняет назначенный приказом заместитель. Все лица действуют на основании ФЗ-271, Приказа Минтруда № 316н, Приказа Роструда от 28.12.2022 № 481 (форматы сведений), ТК РФ и внутренних регламентов компании.
Основания и роль приказа
Издание приказа о назначении ответственных лиц является обязательным организационным условием для соблюдения требований ФЗ-271 и Приказа Минтруда № 316н. Приказ служит юридическим основанием для возложения соответствующих обязанностей на конкретных сотрудников (руководителей подразделений и кадровой службы). Без такого приказа невозможно обеспечить оперативность и полноту передачи сведений в ЕИАС, что ведет к риску нарушений сроков сдачи отчетности (3 рабочих дня для большинства событий) и привлечению к административной ответственности.
Приказ официально наделяет назначенных лиц необходимыми полномочиями для исполнения обязанностей. В частности, правом запрашивать у сотрудников и руководителей подразделений необходимую информацию и документы, а также правом ответственного лица из кадров иметь доступ к ЕИАС с использованием УКЭП. Приказ обязывает руководителей подразделений своевременно передавать данные в кадровую службу, а кадровую службу – своевременно и качественно формировать и отправлять сведения в ЕИАС.
Документ фиксирует распределение ответственности за разные этапы процесса (сбор данных – формирование отчетности – отправка). Приказ также определяет порядок замещения ответственных лиц на период их временного отсутствия.
Оформление приказа
Оформление приказа осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 и внутренними стандартами делопроизводства. Шапка содержит полное наименование организации, слово "ПРИКАЗ" прописными буквами, уникальный номер, дату и место издания. Заголовок: "О назначении ответственных лиц за своевременное представление сведений в Единую интегрированную информационную систему (ЕИАС) Роструда".
Констатирующая часть содержит прямое указание на закон: "В соответствии со статьей 22.1 Трудового кодекса Российской Федерации (в редакции Федерального закона от 29.12.2022 № 271-ФЗ), Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 18.05.2022 № 316н "Об утверждении Порядка представления сведений в единую государственную информационную систему учета информации о трудовой деятельности в рамках единой интегрированной информационной системы Роструда", в целях обеспечения своевременного и достоверного представления обязательной информации в ЕИАС Роструда".
Распорядительная часть ("ПРИКАЗЫВАЮ:") содержит конкретные предписания:
- возложить на сотрудника ответственность за предоставление информации в формате шаблонов ЕИАС;
- ознакомить его с содержанием настоящего приказа;
- возложить контроль за исполнением на директора или иного человека.
Приказ подписывается руководителем организации (Генеральным директором) с указанием должности и расшифровки подписи. Документ регистрируется в Журнале регистрации приказов по основной деятельности.
Руководители всех структурных подразделений, ответственное лицо из кадровой службы ([ФИО Начальника ОК]), а также назначенный заместитель ОБЯЗАНЫ ознакомиться с приказом под личную подпись в день его издания. Лист ознакомления является неотъемлемой частью приказа. Копии приказа направляются в отдел кадров и руководителям подразделений. Оригинал приказа хранится в делах организации. Срок хранения – 5 лет после замены новым приказом или снятия с должности ответственных лиц.
Примерный образец
