Приказ о назначении ответственного за ведение журналов учета

Приказ о назначении ответственного за ведение журналов учета – это распорядительный документ, закрепляющее конкретное лицо, обязанное обеспечивать правильное, своевременное и полное заполнение установленных в организации журналов регистрации и учета. Он направлен на соблюдение требований законодательства (трудового, пожарной безопасности, охраны труда, обработки персональных данных), внутренних регламентов и обеспечение достоверности учетных данных. Приказ предотвращает хаос в ведении журналов, потерю информации и штрафы при проверках.

Назначение ответственного позволяет централизовать контроль за ведением всех журналов, обеспечить их наличие, соответствие установленным формам (ГОСТ Р 7.0.97-2016), своевременное заполнение, хранение и замену по мере заполнения. Ответственный несет персональную ответственность за состояние журнального хозяйства в организации или вверенном ему подразделении.

Роль ответственного лица

Ответственным назначается сотрудник, чьи должностные обязанности напрямую связаны с областью, к которой относится журнал, или имеющий доступ к необходимой информации. Обычно это руководитель подразделения, специалист по охране труда, инженер по пожарной безопасности, начальник АХО, менеджер по персоналу, секретарь/делопроизводитель. Для общеорганизационных журналов (например, регистрации приказов) ответственным может быть назначен начальник отдела ДОУ (канцелярии).

Виды журналов учета

Журналы учета в организации разнообразны:

• Кадровые: Журнал регистрации трудовых договоров, приказов по личному составу, вводного инструктажа, инструктажей на рабочем месте, учета движения трудовых книжек и вкладышей, учета персональных данных (ст. 18.1 ФЗ №152-ФЗ).
• Охрана труда и пожарная безопасность: Журналы регистрации инструктажей (вводного, первичного, повторного, внепланового, целевого), учета выдачи инструкций по ОТ, учета средств индивидуальной защиты (СИЗ), проверок знаний по ОТ, регистрации противопожарных инструктажей, учета огнетушителей, осмотров помещений.
• Общего делопроизводства: Журнал регистрации входящих/исходящих документов, приказов по основной деятельности, обращений граждан, командировочных удостоверений, учета передачи документов.
• Эксплуатационные: Журнал осмотра территории, учета выдачи ключей, регистрации посетителей, контроля режима работы оборудования, приема-сдачи дежурств (вахты).

Ключевые обязанности назначенного лица:

• Обеспечение наличия и доступности актуальных бланков журналов установленной формы в местах их ведения.
• Организация своевременного и правильного заполнения журналов лицами, уполномоченными вносить записи (самим ответственным или другими сотрудниками).
• Регулярная проверка (еженедельно, ежемесячно) полноты и качества заполнения журналов, соответствия записей установленным требованиям.
• Контроль за сроками начала ведения нового журнала после заполнения предыдущего.
• Обеспечение правильного хранения действующих и заполненных журналов (в соответствии с номенклатурой дел и сроками хранения).
• Информирование руководства о случаях ненадлежащего ведения журналов, отсутствия записей или порчи журналов.
• Подготовка журналов к сдаче в архив по истечении установленного срока хранения на рабочем месте.

Требования к кандидату

Кандидат должен обладать необходимыми знаниями: требований законодательства (ТК РФ, ФЗ №152-ФЗ, правила по ОТ и ПБ, ГОСТ Р 7.0.97-2016), специфики ведения конкретных типов журналов, сроков их хранения. Требуется понимание важности журналов как доказательств в спорных ситуациях и при проверках.

Контроль и ответственность

Непосредственный контроль за деятельностью ответственного осуществляет его прямой руководитель или назначенное руководством лицо (например, специалист по охране труда для журналов по ОТ). Ответственный обязан ежеквартально (или по требованию) представлять отчет о состоянии журнального хозяйства: перечень ведущихся журналов, их заполненность, выявленные недостатки, потребность в новых бланках.

Ответственный вправе требовать от сотрудников немедленного исправления ошибок в заполнении, внесения пропущенных записей (с пометкой о позднем внесении) и бережного обращения с журналами. За утрату, порчу журнала или систематическое нарушение правил его ведения виновные лица несут дисциплинарную ответственность по ст. 192 ТК РФ.

Оформление приказа

Констатирующая часть приказа начинается словами: "В целях обеспечения надлежащего ведения, сохранности и своевременного заполнения журналов регистрации и учета в [Наименование организации], соблюдения требований трудового законодательства, законодательства о пожарной безопасности, охране труда, персональных данных, а также для назначения лица, ответственного за состояние журнального хозяйства...". Завершается: "ПРИКАЗЫВАЮ:".

Далее директор приводит распоряжения по теме приказа, а именно:

• назначить одного из сотрудников ответственным за журналы учёта;
• обязать кадровика ознакомить всех сотрудников с содержанием настоящего распоряжения;
• оставить контроль за исполнением приказа за собой.

Примерный образец