Приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства – это распорядительный документ, в соответствии с которым начальник предприятия имеет возможность решение о назначении конкретного лица за ведение кадрового документооборота. Сегодня мы разберемся, что принято понимать под кадровым документооборотом, кто должен нести ответственность за его ведение, как правильно оформить соответствующий приказ начальника, зачем он нужен.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства
Бланк приказа о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства
Кадровый документооборот
Под кадровым делопроизводством принято понимать массив официальных бумаг, относящихся к кадровой деятельности. Предприятие, имеющее сотрудников, буквально обязано регулярно составлять те или иные локальные бумаги по теме взаимодействия с ними. Сюда относят приказы директора, заявления и служебные записки от работников, деловые письма по части взаимодействия с налоговым органом, органом социального обеспечения, пенсионным органом.
Следует понимать, что любой внутренний документ имеет свои сроки для проработки. Например, компания обязана предоставить сотруднику, желающему получить связанные с работой документы, мотивированный ответ в течение трёх дней. Пропуск установленного законом срока будет означать совершение компанией нарушения, за которое придется понести ответственность.
Для того чтобы не попадать в ситуации, когда организация будет привлекаться к ответственности, необходимо отладить кадровый документооборот. В таких целях директора компании должен будет назначить одного из сотрудников ответственным за данное направление деятельности. В теории это может быть совершенно любой сотрудник, однако было бы логично поручить задачу представителю кадровой службы: кадровик, начальник кадровой службы.
Ответственный за документооборот
Процесс возложения ответственности за ведение кадрового делопроизводства обязательно потребует получения согласия от назначаемого сотрудника. В противном случае руководство компании не сможет привлечь работника к дополнительной работе, дополнительной ответственности.
Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает правило, согласно которому увеличение объема выполняемой работы сотрудником должно производиться совместно с увеличением размера заработной платы. Оформить всё можно через повышение оклада или же согласование дополнительной надбавки за расширение сферы ответственности. Таким образом работодатель как бы мотивирует сотрудника к дополнительному труду.
Для того чтобы возложить на работника ответственность на ведение кадрового делопроизводства, директору придется издать соответствующий приказ. С даты вступления распоряжения в силу сотрудник приступит к новым обязанностям, а также будет получать заработную плату при учете новых надбавок.
Форма документа
Говоря о форме приказа о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства, следует отметить, что на сегодняшний день и вовсе не существует каких-то унифицированных бланков, которыми сотрудникам пришлось бы пользоваться на постоянной основе. Отсюда следует, что единственное, на что нам нужно будет обратить внимание, – это общие правила делового документооборота. Придерживаясь ряда несложных требований, на выходе мы получим максимально корректно оформленное распоряжение начальник.
Структурно приказ директора должен состоять из шапки, описательно-мотивировочной и распорядительной частей, а также определенного набора реквизитов. Каждый отдельно взятый структурный элемент имеет уникальные правила по части оформления, с которыми мы познакомимся несколько позднее.
Исполнить текст распоряжения мы должны будем именно в печатном варианте, поскольку рукописный способ и вовсе не допускается к применению на практике при работе с приказами. Носителем информации для нас станет чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как оформить приказ
Приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства нам следует начать составлять с заполнения его шапки. В верхней части документа нужно прописать полное наименование компании, внутри которой и происходит всё мероприятие. Затем здесь же руководитель указывает название текущего распоряжения, присваивает ему уникальный номер согласно утвержденной на предприятии номенклатуре дел. Не забудем оставить дату и место формирования приказа. Под местом следует понимать не конкретный адрес, а лишь населенный пункт, в котором располагается головной офис фирмы.
Ниже по документу приступим к оформлению описательно-мотивировочной части нашего приказа. Здесь директор должен сослаться на имеющиеся у него основание и обоснование для издания такого распоряжения. В частности, можно сослаться на служебную записку одного из подчинённых. Далее начальник пишет слово «приказываю», начинает в столбик перечислять имеющиеся распоряжения по теме:
- с такого-то назначить сотрудника ответственным за ведением кадрового делопроизводства;
- кадровику ознакомить сотрудников с содержанием настоящего приказа, довести до информацию о последствиях;
- оставить контроль за исполнением приказа на одного из руководителей.
В завершение работы с документом директор должен будет расписаться за всё вышеизложенное, расшифровать автограф. В таком виде распоряжение уже смело можно отправлять на исполнение. Фактически исполнять приказ будет кадровик, поскольку работа с личной документацией входит в его должностные обязанности.
Примерный образец
