Приказ о назначении ответственного за связи с общественностью

Приказ о назначении ответственного за связи с общественностью – это распорядительный документ, в соответствии с которым руководитель организации может официально возложить дополнительные обязанности на одного из своих сотрудников. Сегодня мы расскажем о том, что представляет собой деятельность по связям с общественностью, кто обычно занимается этим в компании, как правильно оформить соответствующее распоряжение.

Связи с общественностью

Под общим термином «связь с общественностью» принято понимать подготовку ответы на любые запросы, поступающие в адрес организации, будь то:

• обращение потребителя;
• запрос контрагента или потенциального делового партнёра;
• запрос из государственного ведомства;
• запрос суда;
• и так далее и тому подобное.

Обычно человек, занимающийся такой работой, должен иметь юридическое образование, а также определенный опыт работы на схожей должности. Как ни крути, а любой мотивированный ответ, заверенный автографом директора компании, должен иметь не только надлежащий внешний вид, но также соответствующее содержание. Для того чтобы наполнение обрело не только смысл и деловой окрас, но также законодательное основание, будет лучше доверить такую работу именно юристу.

Следует также отметить, что большинство поступающих в адрес компании обращений имеют определенные сроки, в течение которых они должны быть отработаны. Например, заявление на возврат денежных средств от недовольного покупателя обязаны рассмотреть в течение десяти дней, а большинство запросов госорганов ограничиваются тридцатью календарными днями. Пропуск срока будет означать совершение административного правонарушения, что в свою очередь станет основанием для привлечения организации к административно-правовой ответственности.

Во избежание любых недопониманий с потребителями, госорганами или контрагентами, необходимо назначить одного конкретного сотрудника ответственным за подготовку ответов.

Назначение ответственного

Возложить на одного из сотрудников ответственность за связи с общественностью можно одним способом из двух, на выбор. Во-первых, допускается закрепить соответствующие положения в трудовом договоре с человеком или же в должностной инструкции по его должности. Отметим, что способ применим лишь в том случае, если ставка на данный момент пуста и никем не занята. В противном же случае придется подписывать с человеком дополнительное соглашение к трудовому договору, закрепляющее изменение должностных инструкций.

Во-вторых, если человек уже в штате, однако ни один из локальных документов не содержит в себе и упоминания относительно ответственности за связь с общественностью, можно возложить соответствующие обязательства на него посредством приказа директора. Здесь в любом случае придется подписать допсоглашение, чтобы придать мероприятию официоза. Иначе же вся процедура окажется незаконной.

Форма документа

Говоря о форме приказа о назначении ответственного за связи с общественностью, следует отметить, что отечественный законодатель по состоянию на сегодняшний день и вовсе не предлагает нам к применению каких-либо конкретных бланков или шаблонов, которыми можно было бы воспользоваться для составления такого рода официальных бумаг. Отсюда получается, что исполнить распоряжение нам в любом случае придется самостоятельно и в свободной форме, руководствуясь при этом одними лишь общими правилами делового документооборота. Если обратить внимание, то можно заметить, что до 2014 года Госкомстат и Минтруд пытались регулировать вопросы внутреннего документооборота частных компаний и муниципальных ведомств, а сейчас такая деятельность сошла на нет.

По структуре приказ должен состоять из шапки, описательно-мотивировочной и распорядительной частей, реквизитов. Традиционным носителем информации станет привычный всем чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить приказ

Первым делом при составлении такого приказа мы должны обратить внимание на его шапку. В верхней части документа обозначим полное наименование организации, внутри которой и происходит всё мероприятие, а также её организационно-правовую форму. Затем здесь же, немного отступив вниз, пропишем название распоряжения, присвоим ему уникальный номер согласно утвержденной на предприятии номенклатуре дел. Не забудем и оставить дату, место формирования приказа.

Ниже по документу начинаем работу с описательно-мотивировочной частью. Здесь директор ссылается на имеющиеся у него основание и обоснование по теме, пишет слово «приказываю», начинает в столбик перечислять имеющиеся у него распоряжения по теме, а именно:

• возложить на такого-то сотрудника ответственность за связь с общественностью с такого-то числа;
• назначить ответственному за связь с общественностью надбавку в таком-то размере (это может быть твёрдая денежная сумма или же процент от оклада);
• кадровику ознакомить с содержанием приказа всех к нему причастных;
• возложить контроль за исполнение распоряжения на одного из подчинённых, в том числе и на самого директора.

В завершение работы с официальной бумагой руководитель расписывается за всё вышеизложенное, ставит дату формирования распоряжения. Теперь, когда приказ уже полностью оформлен, остается только передать его на исполнение.

Примерный образец