Приказ о назначении ответственного за архивное хранение документов – это официальный распорядительный документ, издаваемый руководителем организации, который закрепляет персональную ответственность конкретного сотрудника (или сотрудников) за организацию, ведение, сохранность и своевременную передачу архивных документов в соответствии с установленными правилами и законодательством.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о назначении ответственного за архивное хранение документов
Бланк приказа о назначении ответственного за архивное хранение документов
Содержание и границы архивного хранения
Под архивным хранением документов понимается комплекс мероприятий по обеспечению сохранности, учету, систематизации, описанию и использованию документов, завершивших делопроизводственный цикл в структурных подразделениях организации, но подлежащих дальнейшему хранению в силу их ценности. В архив передаются документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, имеющие научное, историческое, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, а также документы, необходимые для обеспечения прав и законных интересов граждан, государственных органов и самой организации.
К ним относятся организационно-распорядительные документы (уставы, приказы, распоряжения, протоколы), отчетная документация (бухгалтерская, статистическая, налоговая), кадровые документы (личные дела, трудовые договоры, приказы по личному составу), договорная, проектная и научно-техническая документация, а также документы по личному составу, сроки хранения которых определены законодательно.
Круг лиц, наделяемых ответственностью
Ответственность за архивное хранение документов обычно возлагается на сотрудников, обладающих необходимыми знаниями в области делопроизводства и архивного дела, а также организаторскими способностями. Чаще всего это:
- Специалист по делопроизводству или кадровой работе:
в небольших организациях ответственность часто совмещается с основными обязанностями секретаря, офис-менеджера или инспектора по кадрам, особенно если архив состоит преимущественно из документов по личному составу.
- Архивариус (архивист):
в средних и крупных компаниях, государственных учреждениях или организациях с большим объемом документации может вводиться отдельная штатная единица – архивариус, для которого работа с архивом является основной функцией.
- Руководитель структурного подразделения:
иногда ответственность за подготовку и своевременную передачу документов своего подразделения в архив возлагается на начальников отделов (например, начальника отдела кадров за кадровые документы, главного бухгалтера за бухгалтерские). Общее же руководство архивом и ответственность за него в целом остаются за централизованно назначенным лицом.
Ключевое требование – назначенный сотрудник должен быть ознакомлен с архивным законодательством и правилами работы.
Юридическая и организационная роль приказа директора
Приказ руководителя организации о назначении ответственного за архив является обязательным юридическим основанием для возложения соответствующих функций и ответственности на конкретное лицо. Его роль многогранна:
- Формальное закрепление ответственности:
без такого приказа требования нормативных актов об организации архива не могут быть полноценно реализованы, так как не ясно, кто конкретно должен этим заниматься.
- Определение полномочий:
приказ четко указывает, кто обладает правом принимать решения по вопросам хранения, уничтожения и выдачи архивных документов, контролировать работу с документами в структурных подразделениях перед их передачей в архив.
- Основание для включения обязанностей в трудовой договор/должностную инструкцию:
назначение по приказу позволяет (и обязывает) включить соответствующие функции в должностную инструкцию назначенного сотрудника, делая их частью его трудовых обязанностей.
- Документ для проверок:
наличие правильно оформленного приказа – один из первых документов, который запрашивают контролирующие органы (Росархив, Гострудинспекция) при проверках организации на предмет соблюдения архивного законодательства и правил хранения документов, особенно по личному составу. Приказ демонстрирует, что руководство организации осознает важность вопроса и выполнило формальные требования по назначению ответственного.
Таким образом, приказ о назначении ответственного за архив – это не просто формальность, а фундаментальный элемент системы управления документами и обеспечения сохранности исторического и управленческого наследия организации.
Его издание и последующая организация работы архива на основе этого приказа в полном соответствии с требованиями нормативных актов гарантирует защиту прав организации и ее сотрудников, обеспечивает юридическую значимость документов и их доступность для использования в оперативной деятельности и научных целях. Дополнительное поощрение ответственного лица подчеркивает важность этой работы и способствует ее эффективному выполнению.
Инструкция по оформлению приказа
Оформление приказа начинается с заполнения обязательных реквизитов шапки документа. В верхней части листа указывается полное официальное наименование организации в соответствии с учредительными документами. Ниже, по центру строки, заглавными буквами пишется наименование документа – ПРИКАЗ. Справа или слева от названия документа проставляется присвоенный регистрационный номер согласно журналу регистрации приказов по основной деятельности (например, № 24-ОД). Непосредственно под номером или на одном уровне с ним указывается дата подписания приказа руководителем – именно эта дата является датой вступления документа в силу. Завершает шапку указание места издания приказа – город, в котором находится организация (г. Москва).
После оформления шапки следует описательная часть (преамбула). Здесь кратко формулируется заголовок, отражающий суть распоряжения ("О назначении ответственного за архивное хранение документов"). Далее приводится обоснование издания приказа, содержащее ссылки на нормативные требования, которые обуславливают необходимость назначения ответственного лица. Типичная формулировка начинается со слов "В целях обеспечения..." и перечисляет ключевые задачи (надлежащее хранение, учет, сохранность архивных документов) и нормативные акты (Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации", соответствующие Правила, утвержденные Минкультуры России, локальные нормативные акты организации).
Основная часть приказа, содержащая непосредственные распоряжения руководителя, начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ:, написанного заглавными буквами с двоеточием и выделенного для наглядности.
Первым ключевым распоряжением является назначение конкретного сотрудника: указывается его должность (например, Специалист по кадровому делопроизводству) и полные фамилия, имя, отчество. Четко определяется сфера его ответственности – организация архивного хранения документов, включая обеспечение сохранности, учет, систематизацию, своевременную передачу документов из подразделений на хранение и подготовку к передаче в госархивы.
Вторым распоряжением фиксируется возложение на назначенное лицо соответствующих обязанностей в соответствии с требованиями законодательства об архивном деле и локальными нормативными актами организации (или конкретно – должностной инструкцией и Положением об архиве).
Третьим распоряжением определяется лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного приказа (часто это сам руководитель или, например, Начальник отдела кадров с указанием его ФИО).
Завершает оформление приказа блок подписей. Оставляется место для подписи руководителя с расшифровкой. Обязательным элементом является отметка об ознакомлении назначенного ответственного сотрудника с приказом под подпись с указанием даты ознакомления. Этот шаг критически важен для подтверждения того, что сотрудник принял на себя соответствующие обязанности и ответственность.
Примерный образец
