Приказ о назначении компенсации за пользование личным имуществом работника — это распорядительный документ, обязывающий работодателя возмещать сотруднику затраты, связанные с эксплуатацией его личных вещей, оборудования или транспорта для выполнения трудовых обязанностей. В рамках настоящего текста мы разберемся, зачем нужно такое распоряжение и как правильно его оформить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о назначении компенсации за пользование личным имуществом работника
Бланк приказа о назначении компенсации за пользование личным имуществом работника
Возмещение затрат за эксплуатацию личного имущества
Компенсация за применение личного имущества сотрудника в рабочих целях — это обязанность работодателя возместить расходы, понесенные работником из-за использования его материальных ресурсов для нужд компании. Данная процедура регламентируется трудовым правом и подлежит обязательному документальному оформлению.
Использование личных вещей сотрудника (транспорта, гаджетов, инструментов и др.) допускается только при наличии объективной производственной потребности и с предварительного одобрения работодателя. Такая потребность может возникнуть, например, при командировках, удаленной работе, монтажных операциях или иных случаях, когда применение корпоративного имущества невозможно или экономически невыгодно.
Правовые основания и порядок оформления
Условия компенсации закрепляются в письменной форме: в трудовом договоре, допсоглашении или внутренних регламентах организации. Для получения выплаты работник обязан подать заявление с приложением документов, подтверждающих затраты: договоров, чеков, актов, путевых листов или детализации связи (для телефонов).
Приказ руководителя организации является ключевым документом, закрепляющим право работника на компенсацию и определяющим ее размер. В приказе указываются персональные данные сотрудника, перечень используемого имущества, период и цели эксплуатации, метод расчета компенсации, а также ссылки на подтверждающие документы и нормативные основания. Документ подписывается руководителем и служит основанием для бухгалтерии при начислении выплат.
Отсутствие приказа делает компенсационные выплаты необоснованными с точки зрения налогового и трудового законодательства.
Нормативная база
Расчет суммы возмещения осуществляется:
- по фактическим расходам (на основе предоставленных подтверждений);
- по утвержденным в компании нормативам;
- в виде фиксированной выплаты.
При этом учитываются издержки на амортизацию, обслуживание, ремонт и эксплуатацию имущества в пропорции к объему его служебного использования.
Нормативная база
Правовую основу процедуры составляют: статья 188 Трудового кодекса РФ, обязывающая работодателя компенсировать использование личного имущества работника; статья 255 Налогового кодекса РФ, разрешающая учитывать такие выплаты в составе расходов на оплату труда; а также локальные нормативные акты организации. Важно отметить, что компенсационные выплаты в пределах 4 000 рублей в год не облагаются НДФЛ согласно пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.
Отказ от компенсации
Организация может правомерно отказать в компенсации в следующих случаях: если использование личного имущества не было предварительно согласовано; если работник не предоставил подтверждающие документы; если в локальных нормативных актах или трудовом договоре не предусмотрены такие выплаты; либо если характер использования имущества не связан непосредственно с трудовой деятельностью. Однако если условие о компенсации закреплено в трудовом договоре или коллективном соглашении, односторонний отказ работодателя от выплат является нарушением трудового законодательства и может быть обжалован в судебном порядке.
В спорных ситуациях рекомендуется обращаться в трудовую инспекцию для разрешения конфликта. Сделать это может как один сотрудник, так и рабочий коллектив, объединившись в группу и подав коллективную жалобу.
Разбираемся, как оформить распоряжение
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет о выплате работнику компенсации за использование его личного имущества в служебных целях, раздает подчинённым соответствующе распоряжения, возлагает ответственность за исполнение приказа, а также назначает человека, который будет осуществлять контроль. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
