Приказ о начислении и выплате арендной платы работнику за аренду его имущества — это распорядительный документ, фиксирующий обязанность работодателя выплачивать сотруднику вознаграждение за временное пользование его личным имуществом в интересах организации. Сегодня мы расскажем, как оформить соответствующее распоряжение, поговорим об отражении расходов в бухгалтерском учете.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о начислении и выплате арендной платы работнику за аренду его имущества
Бланк приказа о начислении и выплате арендной платы работнику за аренду его имущества
Аренда имущества
Процедура аренды личного имущества работника организацией представляет собой официально оформленные договорные отношения, при которых работодатель временно использует принадлежащие сотруднику материальные ценности за определенную плату. Такая практика применяется, когда предприятие испытывает временную потребность в дополнительных ресурсах (транспортных средствах, оборудовании, помещениях), а приобретение собственного имущества экономически нецелесообразно.
Аренда личного имущества сотрудника оформляется в случаях производственной необходимости, когда служебных ресурсов организации недостаточно для выполнения текущих задач. Типичными ситуациями являются: использование личного автомобиля для служебных поездок при отсутствии корпоративного транспорта, аренда жилья сотрудника для размещения офиса в удаленном регионе, временное использование специализированного оборудования или инструментов работника.
Важным условием является добровольное согласие сотрудника на такие отношения, исключающее принудительный характер сделки.
Оформление аренды
Правильное оформление аренды требует заключения письменного договора между организацией и работником, где подробно прописываются: предмет аренды с техническими характеристиками, сроки использования, размер и порядок выплаты арендной платы, условия эксплуатации и ответственность сторон. К договору прилагается акт приема-передачи имущества, фиксирующий его состояние на момент передачи. Для транспортных средств дополнительно оформляются путевые листы, подтверждающие служебное использование.
Стоимость аренды определяется по рыночным ценам, что может подтверждаться независимой оценкой или сравнительным анализом предложений на рынке аналогичных услуг.
Юридическая роль приказа
Приказ директора организации играет ключевую роль в процедуре, так как инициирует процесс аренды и устанавливает его параметры. В приказе указываются основания для аренды (производственная необходимость), утверждается проект договора, назначаются ответственные за его исполнение лица, а также определяется источник финансирования арендных платежей. Документ подписывается руководителем и служит основанием для бухгалтерии при начислении и выплате арендной платы.
Отсутствие приказа может вызвать вопросы у налоговых органов относительно экономической обоснованности расходов.
Нормативная база
Правовую основу процедуры составляют: Гражданский кодекс РФ (глава 34, регулирующая договорные отношения аренды), Налоговый кодекс РФ (статья 252, определяющая критерии признания расходов для налогообложения), Трудовой кодекс РФ (статья 168.1 о возмещении расходов при использовании личного имущества), а также локальные нормативные акты организации. Особое внимание следует уделять соответствию арендных платежей рыночным ценам, так как завышенные выплаты могут быть расценены как скрытая форма оплаты труда.
Отражение в учёте
В бухгалтерском учете расходы на аренду имущества работника отражаются как обычные арендные платежи. Для целей налогообложения прибыли они признаются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подпункт 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ). Арендные выплаты облагаются НДФЛ как доходы от сдачи имущества в аренду (статья 208 НК РФ), а также страховыми взносами, если договор аренды заключен с физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем. Организация как налоговый агент обязана исчислить, удержать и перечислить в бюджет соответствующие налоги.
Документальным подтверждением расходов служат: договор аренды, акты выполненных работ, платежные документы и расчет арендной платы, соответствующий рыночным ценам.
Разбираемся, как оформить приказ
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет о заключении с сотрудником договора аренды в отношении его личного имущества, раздает подчинённым соответствующе распоряжения, возлагает ответственность за исполнение приказа, а также назначает человека, который будет осуществлять контроль. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец