Приказ о компенсации перерасхода командировочных средств – это распорядительный документ, на основании которого руководитель может официально согласовать компенсаторную выплату для сотрудника, вынужденного затратить личные средства в интересах компании в служебной поездке. Сегодня мы разберемся, каким образом работодатель оплачивает командировки своих работников, в каком случае может подняться вопрос о подобной компенсации, как составить такое распоряжение.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о компенсации перерасхода командировочных средств
Бланк приказа о компенсации перерасхода командировочных средств
Командировочные средства
Под командировочными деньгами понимаются те средства, которые буквально необходимы для организации служебной поездки. В частности, сотруднику потребуется оплатить транспорт до места выполнения работ, проживание на месте, а также выдать командировочные на каждый день на различного рода мелкие расходы по типу питания и проезда по населенному пункту. Предполагается, что этих средств окажется достаточно. В том случае, если выданных денег окажется недостаточно, сотрудник буквально будет вынужден тратить свои личные деньги в интересах компании.
Обратим внимание на Трудовой кодекс Российской Федерации, а если быть точнее, то на его статьи 166 и 168. Именно здесь законодатель сконцентрировал положения о распределении денежных средств для организации командировки. По идее, все расходы на себя берёт работодатель. Если так вышло, что сотрудник всё-таки затратил личные средства, он сможет обратиться к руководству фирмы за их компенсацией.
При рассмотрении вопроса о компенсации денежной суммы необходимо будет сослаться на платежную документацию, подтверждающую сам факт расходов. В случае с командированным сотрудником такой документацией станет чек об оплате, накладная или же договор, который он заключил от лица фирмы. Вся платежная документация прилагается к заявлению на компенсацию, передается директору вместе с ним. Оценив все материалы в купе, начальник пишет решение.
Приказ директора
Для того чтобы приказ директора имел должную юридическую силу и стал подлежать исполнению подчинёнными, он должен будет иметь за собой определенные основание и обоснование. Это весьма важный момент, которому потребуется уделить должное внимание.
Основание – это какой-то локальный документ компании, который и станет поводом для рассмотрения директором всего вопроса относительно компенсации. В нашем случае таким документом станет заявление самого сотрудника, в котором он и будет просить компенсировать затраченные деньги.
Обоснование – это нормативная база для принятия директором решения о компенсации перерасхода командировочных. Как мы уже говорили выше, здесь директор сможет сослаться на статьи 166 и 168 Трудового кодекса Российской Федерации.
Форма документа
Форма – это весьма важный аспект любого делового документа, которому следует уделить должное внимание. Если до 2014 года Госкомстат и Минтруд пытались вмешиваться во внутренний документооборот частных компаний и муниципальных ведомств посредством внедрения унифицированных бланков и шаблонов, то сейчас этот вопрос пущен на самотёк. В наши дни сформировать распоряжение своими силами может совершенно любой человек, обладающий хотя бы общим представлением о том, как работает деловой документооборот.
По структуре распоряжение начальника должно состоять из шапки, описательно-мотивировочной и распорядительной частей, а также реквизитов. Далее мы отдельно поговорим о наполнении каждого структурного элемента.
Содержание выдерживаем в деловом стиле языка и нейтральном тоне повествования. Написать текст у нас получится только в печатном виде, поскольку рукописный способ при оформлении распорядительной документации не используется вовсе. Традиционным носителем информации выступит обычный листок бумаги формата А4.
Инструкция по формирования распоряжения
Начинаем составлять приказ о компенсации перерасхода командировочных средств с заполнения его шапки. В верхней части документа потребуется обозначить полное наименование компании, внутри которой и происходит всё мероприятие, а также её организационно-правовую форму. Далее мы пропишем название распоряжения и присвоим ему уникальный номер согласно утвержденной на предприятии номенклатуре дел. Не забываем также оставить дату и место формирования распоряжения. Под местом следует понимать не какой-то конкретный адрес, а один лишь населенный пункт.
Ниже по документу приступаем к оформлению описательно-мотивировочной и распорядительной частей приказа. Здесь директор должен сослаться на поступившее в его адрес обращение подчинённого с просьбой компенсировать перерасход, а также на 166 и 168 статьи Трудового кодекса Российской Федерации. Далее начальник пишет слово «приказываю», начинает в столбик перечислять имеющиеся у него распоряжения по теме, а именно:
- компенсировать сотруднику перерасход командировочных средств в такой-то сумме;
- кадровику ознакомить с содержанием настоящего распоряжения всех сотрудников, к нему причастных;
- возложить контроль за исполнением приказа на одного из подчинённых.
В завершение работы с официальной бумагой нужно будет расписаться за всё вышеизложенное, а также расшифровать оставленный на бумаге автограф директора. Теперь, когда распоряжение уже полностью составлено, останется только передать его на исполнение, дождаться результата.
Примерный образец
